Début 2021, Sillage EHPAD et Sillage Production de soins ont démarré en production dans les 3 services d’EHPAD du Centre Hospitalier La Chartreuse à Villefranche de Rouergue.

A cette occasion, tous les prescripteurs de l’établissement ont également basculé sur l’utilisation du nouveau formulaire du médicament de Sillage (démarrage en big-bang en 2021).

Le projet

Le démarrage opérationnel était soumis à plusieurs impératifs :

• Un impératif de date : Sillage devait démarrer au plus tard en janvier 2021 pour permettre au CH de fournir les indicateurs attendus par les instances dans les délais impartis.
• Un pré-requis technique : Sillage devait être “dénoyauté” par rapport à Pastel. En parallèle du projet fonctionnel, s’est tenu un projet technique de dénoyautage en collaboration avec le MIPIH.
  La bascule de l’interface patient en IHE PAM a été faite début décembre 2020.

Les formations des référents et le paramétrage de Sillage se sont déroulés sur la fin de l’année 2020. L’ensemble des utilisateurs a été formé en début 2021, les IDE et aides-soignants par les référents du CH et les prescripteurs par le SIB.

Ce projet a été porté par une équipe de référents du CH :

• Le Directeur des Soins
• Le RSI
• 2 cadres infirmiers, en exercice dans leurs services, ayant pu disposer de temps dédié pour le projet
• Un informaticien
• 2 pharmaciens

Les retours du CH de Villefranche de Rouergue sont globalement positifs : satisfaction des utilisateurs par rapport à Sillage, son ergonomie et ses fonctionnalités, les référents ont apprécié l’accompagnement et l’implication du SIB.
L’équipe de référents du CH a également été très impliquée sur ce projet, ce qui a contribué à sa réussite.

Le déploiement

A ce jour, Sillage est déployé au CH de Villefranche de Rouergue sur le périmètre suivant :

• Sillage localisation/mouvement
• Interface patient bi-directionnelle Sillage/Pastel
  • Actes
  • Patients pour les mouvements (identités et admissions dans Pastel)
• Sillage Rendez-vous
• Sillage DM/bureautique
• Les Observations
• Sillage RA/PMSI
• Sillage Médicament et Sillage Pharmacie
• Sillage Production de Soins, le rôle propre de l’infirmier
• Sillage EHPAD
• Sillage Concentrateur de laboratoire

Depuis 2019, les hôpitaux de Sainte-Anne, Perray Vaucluse et Maison Blanche ont fusionné pour devenir le GHU Paris Psychiatrie Neurosciences. Il se positionne comme le 1er acteur hospitalier parisien des maladies mentales et du système nerveux.

Le projet Trajectoire (passage de Génois C/S vers Sillage Médicaments) a été lancé sur le GHU à l’été 2019 avec une mise en production réalisée en novembre 2020. Un projet d’envergure sur plusieurs points :

• Prise en charge de la formation des utilisateurs en intégralité par le SIB
  Près de 900 agents médicaux, paramédicaux et pharmaciens ont été formés (représente 60 jours cumulés de formations)
  Des sessions de captation vidéo ont été réalisées et mises en ligne sur l’Intranet de l’établissement pour accompagner les personnes n’ayant pu venir aux formations (avec accord de confidentialité)
• Développement réalisé par le SIB pour récupération des données de l’ancien Génois C/S de Perray Vaucluse dans Sillage Médicaments
• Prise en compte du passage à Sillage V19
• Une bascule à blanc a été réalisée pour sécuriser au maximum l’opération en production

Il ressort de ce projet que le succès d’une campagne de formation passe par une communication active de la part de la direction de l’établissement incitant à la formation.

En 2019, nous avions mis à disposition pour tous les établissements l’intégralité de la documentation en ligne de Magellan. Cette année, c’est au tour de la documentation Sillage d’être disponible en ligne !

Le projet

L’héritage historique documentaire de Sillage était très riche avec 7 500 pages word, mais hétérogène (documentation accessible depuis Sillage dans la « maison bleue », livraison sous Pydio, projet en contact client…)

L’objectif du projet était de répertorier, de centraliser et d’homogénéiser cette documentation existante, avec ses qualités et ses défauts via un portage technique.

Une documentation centralisée et unique

Grâce au moteur de recherche de l’outil Confluence, il est dorénavant facile de retrouver les connaissances Sillage et de les partager. Aujourd’hui, les établissements ont accès à une documentation centralisée et unique en ligne de 2 400 pages, subdivisée en une vingtaine de portails.

La documentation en ligne est valide uniquement à partir de Sillage V19. la documentation en fichiers pdf disponible sous Pydio va rester disponible à moyen terme et pour une période transitoire fin de permettre à la majorité des établissements d’appréhender la montée de versions V19. Cette documentation sous Pydio s’arrêtera fin 2021.

Cette année, l’ASINHPA a souhaité mettre à l’honneur la e-CPS qui va venir compléter le service CPS de l’ANS. La e-CPS permet en effet un accès à des services de santé avec une authentification forte au travers d’une application mobile. Cette authentification s’appuie sur le tiers de confiance fournisseur d’identité “Pro Santé Connect”. 

L’objectif de cette présentation était de faire un retour d’expérience de l’implémentation de la e-CPS. Cette présentation a été portée par Patrice Boisseuil du SILPC et Nicolas Jolivet du SIB. Dans un premier temps, le SILPC a fait un retour d’expérience de l’implémentation au CHU de Limoges et de Bordeaux dans le cadre de projets d’une plateforme régionale d’interopérabilité. Nous avons présenté la solution technique mise en place et des vidéos de démonstration de cas d’usage.

Ensuite le SIB a présenté une autre proposition d’implémentation d’un portail d’authentification unique pour un GHT permettant de fournir les identités de manière centralisé. Cette solution a été implémentée dans Sillage par le Centre de Services Mutualisé du SIB rendant ainsi Sillage compatible avec la e-CPS.

Depuis 2018, certains modules Sillage étaient déjà déployés au sein des hôpitaux de Saint-Maurice (Sillage bureautique et Sillage RDV). Le déploiement du dossier patient informatisé s’est poursuivi avec Sillage Production de Soins et Sillage Localisation Mouvement.

Spécificités du projet

Afin de répondre à leur demande de déployer Sillage Production de Soins le plus rapidement possible, le schéma de déploiement suivant a été élaboré :

• Chargement dans un 1er temps des nomenclatures Production de Soins pré-paramétrées (soins, surveillances et transmissions ciblées)
• Recensement des modifications à apporter et réalisation du paramétrage adéquat par le SIB
• Formations au paramétrage des nomenclatures pour donner à l’équipe de l’établissement une totale autonomie en vue de la suite du déploiement
• Prescription des prises en charge et interventions en lien avec les ateliers thérapeutiques
• Mutualisation du démarrage de la Production de Soins avec Localisation Mouvement (flux bidirectionnel avec la GAM Hexagone) pour adapter le cadencement suite au 1er confinement

Les hôpitaux de Saint-Maurice ont aussi été les premiers à passer en Sillage V19.

Déploiement Sillage Obstétrique

Le démarrage de Sillage Obstétrique était initialement planifié au printemps 2020 et a été décalé à l’automne en raison du 1er confinement.

Le démarrage a été très dense avec notamment un nombre de naissances élevé le lundi 02/11/2020 pour le démarrage en salle de naissance : en fin d’après-midi, 6 bébés Sillage étaient déjà nés !

D’autres projets seront déployés en 2021 et l’année s’annonce donc tout aussi remplie que 2020 pour les Hôpitaux de Saint-Maurice !

Après le projet Sillage Urgences au Groupe Hospitalier Bretagne Sud (GHBS) en 2019 (démarrage Sillage Urgences sur tout le GHT avec les dernières fonctionnalités), l’année 2020 a été marquée par la lancée du projet multi-EJ pour le GHBS et l’EPSM de Caudan. Objectif du projet : mettre en place un Sillage multi-EJ entre ces deux établissements et déployer Sillage Psychiatrie sur Caudan.

Contexte

Après plusieurs mois d’échanges, un choix stratégique et politique a été fait conjointement par le GHBS et l’EPSM Charcot de Caudan de partir sur l’utilisation d’un Sillage commun multi-EJ pour répondre aux besoins de transferts de patients entre le GHBS et l’EPSM de Caudan.

Ce choix de Sillage en mode multi-EJ s’est aussi appuyé sur le fait que l’EPSM de Caudan utilise déjà Sillage Médicaments et que le GHBS dispose de toute l’offre du DPI Sillage.

Déroulement

Après plusieurs réunions avec le GHBS, la feuille de route du projet a été établie et les premières actions ont été lancées. Une équipe transverse du SIB a été chargée d’établir de façon globale la stratégie de déploiement spécifique au mode multi-EJ. Lors de la construction et planification réalisées dans la phase d’état des lieux, l’équipe a proposé un planning qui s’articule autour de 4 grandes étapes :

• Passage en V19 pour le GHBS (version Sillage pré-requise pour le multi EJ)
• Mise en place du serveur de rapprochement d’identités 
• Mise en place de Sillage multi-EJ à iso-périmètre avec différents chantiers à mener
  • Unicité des structures
  • Gestion de la connexion des utilisateurs et des droits
  • Reprises des séjours en cours et de l’antériorité
  • Connexion Sillage multi-EJ avec les deux GAM Cpage en bidirectionnel
  • Passage des modules existants en mode multi-EJ : Médicaments, Laboratoire et Localisation/Mouvements
• Déploiement ensuite de Sillage sur Caudan et mise en place de Sillage Psychiatrie sur les services de Caudan et Quimperlé.

Le GHT a déjà franchi deux cap : l’unicité des structures au 01/01/2021 et la migration en V19 le 16/03/2021. Place désormais à la bascule en multi-EJ !

Après 6 mois de mode projet, le Centre Hospitalier Aunay-Bayeux a démarré de façon opérationnelle Sillage Psychiatrie le mardi 23 juin 2020. Il complète donc la liste des hôpitaux généraux ayant déployé leur DPI Sillage sur la spécialité psychiatrique.

Le Centre Hospitalier Aunay-Bayeux est un hôpital général gérant plusieurs spécialités, dont la psychiatrie avec un total de 100 lits. Sillage Psychiatrie, conçu en collaboration avec les professionnels du métier (médecins psychiatres, IDE…), a pour objectif d’être à la fois un dossier patient informatisé (DPI) psychiatrie à part entière pour des établissements publics de santé mentale (EPSM) et un module du DPI Sillage pour les établissements pluridisciplinaires comme Aunay-Bayeux.

Spécificités projet

Le projet s’est déroulé sur une période de 6 mois à la demande de l’établissement, cette mise en œuvre est réalisable sur une durée plus courte. 

Malgré les conditions exceptionnelles liées à la crise sanitaire Covid survenue en plein projet, les délais initiaux ont pu être maintenus grâce à des ajustements sur les intervenants et les dates de prestations.

Une formation des formateurs a permis à l’établissement d’accompagner la montée en compétences de leurs utilisateurs finaux.

Après un démarrage complet sur le service d’hospitalisation pour commencer, une satisfaction des utilisateurs dans les services a été constatée dès les premiers jours.

Le Centre Hospitalier de Melun a démarré Sillage Archives Médicales le 17 juin 2020

Lors de la réunion de lancement du projet le 19 février 2020 au CH de Melun, nous avions projeté le démarrage le 28 Avril. Le contexte Covid nous a contraint à nous adapter pour garder la mobilisation et le dynamisme des référents autour du projet. Ainsi, nous avons mis en place un dispositif efficace pour réaliser à distance les dernières prestations de formations applicatives pour les référents Archives et les secrétaires. 

Ce projet, sous la supervision conjointe de Magali MAZMANIAN, chef de projet DPI et Sandra OULD BOUKHITINE, responsable des secrétariats médicaux et des archives médicales du CH de Melun, trouve sa réussite dans l’investissement et l’implication des agents du service des archives médicales qui cumulent deux modifications majeures dans leur organisation :

• l’utilisation d’un nouvel outil avec le module Sillage Archives Médicales pour la gestion et le suivi des demandes de dossiers médicaux,

• la mise en œuvre d’une nouvelle numérotation des dossiers d’archives médicales et de leur mode de classement sur les rayonnages.

Cette nouvelle organisation facilite le travail des secrétaires médicales, et permet au gré de la relocalisation réelle des dossiers, d’associer le dossier du patient sous Sillage avec son dossier papier.

La reprise de dossiers d’archives d’une application existante n’étant pas possible, le SIB a réalisé un traitement pour générer des dossiers d’archives pour toutes les identités.

Et depuis le 21 septembre 2020, Le CH de MELUN a démarré la prise de rendez-vous en ligne via KELDOC intégré avec SILLAGE Rendez-Vous pour 3 agendas du service de Gynécologie-Obstétrique.

La pharmacie clinique est une discipline de santé centrée sur le patient. Elle a pour objectif d’optimiser la prise en charge thérapeutique, à chaque étape du parcours de soins. Confiée aux pharmacies à usage intérieur (PUI) au sein de l’hôpital et du GHT, elle nécessite d’analyser et de vérifier la conformité de l’ensemble des prescriptions, de s’assurer du respect des contre-indications, d’identifier les risques d’interaction médicamenteuse, y compris avec les produits de santé non prescrits ou prescrits par d’autres intervenants non-hospitaliers. Les pharmaciens hospitaliers doivent donc cibler les services, les patients et les prescriptions les plus à risque.

Dans ce contexte, les pharmaciens hospitaliers du CHU de Lille font appel au système expert PharmaClass adossé au dossier patient informatisé Sillage. S’appuyant sur les règles d’analyse pharmaceutique définies par l’établissement et exploitant en temps réel les données des patients générées et gérées par le DPI, le système génère automatiquement des alertes selon les interactions médicamenteuses, les incompatibilités physico-chimiques, la prescription inadaptée compte tenu des résultats biologiques, des changements de dose, des redondances de molécules de même catégorie dans la prescription, selon l’âge ou encore le non-respect de la fréquence d’administration. Les alertes générées par PharmaClass éclairent le pharmacien des causes ou d’information utiles pour gérer les risques détectés. Cela permet également le calcul dynamique d’un score risque patient affiché sur le tableau de bord du pharmacien dans le DPI.

Sillage et PharmaClass permettent d’identifier très rapidement les patients qui nécessitent une attention particulière, lors de la prescription ou au moment d’une modification des informations patient. « Ces solutions permettent une identification quasi en temps réel des situations iatrogènes faisant l’objet d’une règle d’alerte, nous avons donc une grande réactivité vis-à-vis de ces situations » précise Chloé Delannoy-Rousselière, Pharmacienne au CHU de Lille.

Le SIB, éditeur de Sillage, et Keenturtle, éditeur de PharmaClass, ont fait le choix d’utiliser les modes d’interopérabilité les plus avancés, en particulier les flux normalisés FHIR. Ces savoir-faire et l’interopérabilité garantissent d’une part de maximiser la quantité et la qualité de données extraites du DPI nécessaires aux algorithmes de PharmaClass pour produire des alertes pertinentes et d’autre part de faire circuler la connaissance et d’assurer la transférabilité de ce qui réussit dans un hôpital vers un autre.

Cette intégration poussée et structurée via FHIR de PharmaClass et de Sillage était la première réalisée en exploitation en production dans un établissement de santé en 2020.

Sillage Bureautique

Après le démarrage en big-bang de Sillage Circuit du Médicament début juin 2019, c’est le remplacement de la bureautique qui a été opéré, d’abord sur un service pilote mi décembre 2019, puis sur l’ensemble des services du GHT. Cette migration progressive des services vers Sillage Bureautique s’est terminée en mars 2020.
Le remplacement de l’outil bureautique pour les secrétaires et les médecins du CH de Dinan a été mené en parallèle de la mise en place de la dictée numérique ZENIDOC.

Dans le périmètre de ce projet bureautique, nous avons réalisé également :

• La reprise dans SILLAGE de plus d’1,1 million de documents,
• La mise en œuvre de l’envoi des documents de Sillage via la Messagerie Sécurisée et vers le DMP.

Sillage Urgences

Le 23 Juin 2020, Sillage Urgences a démarré avec succès dans le service des Urgences et à l’UHTCD du CH de Dinan. Retour sur les points forts de ce déploiement :

• Un projet mutualisé sur Saint-Malo et Dinan : un des objectifs du projet était d’améliorer les conditions de travail pour les personnels navigant entre les 2 sites. Pour rappel, Sillage Urgences a démarré au CH Saint-Malo en Novembre 2018 . Les référents du CH Dinan ont pu ainsi s’appuyer sur l’expérience et le paramétrage de Saint-Malo.
• Le passage en Sillage V19, un préalable à Sillage Urgences en mode multi-EJ : Ce démarrage a nécessité en prérequis la mise en production de la V19.0.1, version multi-EJ de Sillage Urgences. Grâce à 2 migrations de test, au travail rigoureux de qualification par les référents du GHT en collaboration avec le SIB, à l’accompagnement au changement mis en place par le GHT (vidéo livrée par le SIB, présentation de 30 minutes organisée sur toute une journée par les référents GHT en libre accès pour les professionnels de santé , mémos,..), le passage en V19.0.1 a été maitrisé et Sillage V19 a été adopté immédiatement par les utilisateurs.
• Un outil de formation ludique et adapté : Le Cadre de Santé du service des Urgences,  Frédéric JADAUD, a réalisé un moodle pour former et évaluer la formation de tous les professionnels de son service (Médecin, IDE, AS,..).

Malgré la Covid19 et le changement impliqué par la mise en production de la V19 de Sillage, la mobilisation et l’adaptabilité des équipes projet du GHT, des référents métiers des Urgences et des équipes projet du SIB, ont permis de démarrer avant l’été.

Sillage Obstétrique, Archives et Rendez-vous

Sur le second semestre 2020, la feuille de route du GHT Rance Emeraude était ambitieuse avec le démarrage de nouveaux modules :

• Sillage Obstétrique : au CH de Dinan le 9 Novembre 2020 puis au CH de Saint-Malo le 1^er décembre 2020
• Sillage Archives : au CH de Dinan en Big-Bang le 2 décembre 2020, puis au CH de Saint-Malo, avec la bascule en Archives web 19.1 le 17 Novembre 2020
• Sillage Rendez-vous : au CH Dinan en progressif entre le 23 Novembre et le 2 décembre 2020

Pour permettre ces démarrages, plusieurs chantiers de reprises automatiques, manuelles (dossiers d’archives, rendez-vous, dossiers obstétrique) et d’intégrations ont été menés en amont.

Et de nouveaux projets et modules déployés…

A cette feuille de route ambitieuse, d’autres projets se sont ajoutés sur le dernier trimestre 2020 :

• Déploiement de SILLAGE Localisation/Mouvement en Big-Bang au CH Saint-Malo.
• Déploiement de SILLAGE EHPAD  sur 6 établissements de Saint-Malo, Dinan et Cancale.
• Mise en œuvre d’une intégration Sillage avec le S2RI (serveur de rapprochement d’identité) :  Elle permet aux professionnels de santé territoriaux d’avoir une vue unique d’un dossier patient pris en charge dans les 2 établissements.
• Mise en œuvre de la prescription connectée de Laboratoire Sillage.
• Remplacement de Clinicom par Pastel au CH Dinan
• Réalisation d’un module e-learning Sillage Recueil des Actes pour la formation des médecins de Dinan.

Une collaboration pérenne

La confiance établie depuis plusieurs années sur les projets entre le GHT Rance Emeraude et le SIB se renforce récemment avec le choix de bénéficier d’un responsable client au SIB. Au sein de la nouvelle Direction de la Relation Client au SIB, le responsable client est l’interlocuteur privilégié de l’établissement et assure un suivi personnalisé sur l’ensemble du périmètre des services ou progiciels fournis par le SIB et déjà en production.

Après avoir déployé le DPI Sillage sur les 2 établissements géographiques du CHIC Alençon-Mamers en 2019 et 2020, le cap a été mis fin 2020 sur son extension au sein des 4 autres établissements du GHT : le Centre Psychothérapique de l’Orne, le CH Mortagne, le CH Bellême et le CH Sées, et ce en mode multi-Entité Juridique (multi-EJ).

Rappel du contexte

Le projet de mise en œuvre de Sillage sur le GHT OPS (Orne-Perche-Saosnois) a démarré début 2019.

Le 1er objectif était de déployer Sillage sur le site support du GHT, le CHIC Alençon-Mamers, en remplacement du DPI existant arrivant en fin de maintenance au 31/12/2020,  puis de le déployer sur les autres établissements du GHT.

Le challenge était important : déployer Sillage en 2 ans sur l’ensemble des services du CHIC !

Démarrages réalisés en 2020 :

• Déploiement de Sillage sur l’ensemble des services du CHIC Alençon-Mamers par l’équipe socle GHT en totale autonomie
• Le SIB apporte son accompagnement sur les déploiements et démarrages opérationnels spécifiques :
  • Sillage Urgences
    • au CH Mamers en mai 2020
    • au CH Alençon en septembre 2020
  • Sillage RA/PMSI et Capitools, avec l’aide du MIPIH,
    • dans les services de MCO en septembre 2020
    • dans les services de SSR en janvier 2021

A fin janvier 2021, tous les services du CHIC sont équipés de Sillage, hormis le service d’obstétrique qui sera équipé à fin juin.

Focus sur le chantier Sillage RA/PMSI – Capitools
Ce chantier a été un important travail de construction entre l’établissement, le SIB et le MIPIH, de définition des besoins, de développement et de validation des interfaces entre Sillage et Capitools.
-> Sillage est l’outil de recueil des actes et des diagnostics pour les utilisateurs des unités de soins, et fait partie intégrante du DPI.
-> Capitools est l’outil utilisé au DIM pour l’exploitation des données de PMSI
Une interface bi-directionnelle pour les diagnostics de MCO entre Sillage et Capitools, et une interface mono-directionnelle pour le SSR de Sillage vers Capitools ont ainsi été développées et mises en production.

Vers l’informatisation du GHT

Le projet de déploiement de Sillage sur les 4 autres établissements du GHT a débuté en décembre 2020, avec les premières réunions de cadrage et les états des lieux sur chacun des établissements.

Il s’agit, à terme, de remplacer tous les DPI existants, et de partager les données des patients suivis dans les établissements du GHT, dans une base de données commune Sillage (un Sillage multi-EJ).

Le CPO (Centre Psychothérapique de l’Orne) est le premier à s’informatiser. Il sera suivi du CH Mortagne, dans l’année. Les CH Bellême et Sées migreront sur Sillage l’année suivante.

Très beau challenge !
Un cadencement et un rythme soutenus, mobilisant de nombreuses équipes et personnes du GHT, du SIB et du MIPIH.
C’est la forte implication de toutes les équipes et parties prenantes qui ont rendu et rendent sa réussite possible.
S’appuyer sur une MOA collaborative, constructive et connaissant bien les projets informatiques, est définitivement gage de réussite.

Le centre de Psychothérapie “Les Marronniers”

Ce centre propose différents types d’accompagnement depuis l’hospitalisation complète à l’appartement thérapeutique en passant par le Centre d’Accueil Thérapeutique à Temps Partiel ou encore l’hôpital de jour.

Le projet

L’objectif du projet est de déployer un Sillage Psychiatrie pré-paramétré comportant les modules :

• SILLAGE Dossier Médical et bureautique Psy
• SILLAGE Recueil d’activité
• SILLAGE PMSI
• SILLAGE Mouvements Localisation
• SILLAGE Production de Soins
• SILLAGE Gestion des Rendez-Vous
• SILLAGE Médicaments et SILLAGE Pharmacie
• SILLAGE Gestion des Stupéfiants

Dans la continuité des démarrages de mi 2019, le déploiement de Sillage Dossier Médical de Psychiatrie au Centre de psychothérapie « Les Marronniers » (Groupe AHNAC), s’est finalisé début d’année 2020.

Pour rappel en juin-juillet 2019 les modules suivants avaient été mis en production : Mouvement-Localisation, circuit du médicament, production de Soins, Dossier Patient (Observations, Import de documents bureautiques), RA-PMSI.

Sillage Rendez-Vous et de Sillage Bureautique

Les 14 et 15 janvier 2020 les modules Sillage Rendez-Vous et de Sillage Bureautique incluant les échéanciers ont été mis en production.

Dans le cadre de Sillage bureautique, ce sont 82 documents qui ont été produits afin de répondre aux attentes de l’ensemble des services.  Le démarrage du module bureautique s’est déroulé sans difficulté, dans la mesure où les principes de base étaient connus par les secrétaires depuis le mois de juin.

Concernant le démarrage de Sillage Rendez-Vous qui concernait 14 agendas, la reprise manuelle a été anticipée à partir de janvier 2020 et finalisée au démarrage le 14 janvier 2020. En complément de Sillage Rendez-Vous, , le service de ” rappel de Rendez-Vous par SMS”  a été activé.

Enfin, le déploiement de Sillage DATA a été réalisé via l’installation de l’environnement et au chargement de la base de données. La première formation aux UNIVERS Socle SILLAGE Data s’est déroulée en janvier 2020. Au préalable, les participants avaient suivi une formation WEBI BI4 et administrateur BI4 (formations au catalogue du SIB), prérequis indispensable à la formation aux Univers. A noter qu’une prestation « Produire les indicateurs du programme HOP’EN » avait eu lieu dès le mois de décembre auprès de cet établissement.

Malgré le contexte sanitaire “nouveau” avec le 1er confinement en mars 2020, deux établissements ont tout de même décidé de maintenir la mise en production de la version 19 de SILLAGE. Il s’agit des Hôpitaux de Saint Maurice (HSM) et le CHU de Lille.

Ci-dessous quelques précisions sur chacun des 2 projets.

Hôpitaux de Saint-Maurice

Comme beaucoup d’hôpitaux, HSM a souhaité passer le gap ergonomique de Sillage V19 rapidement pour ensuite continuer ses différents projets de déploiement.

Ainsi, l’établissement s’est mis rapidement en ordre de marche, rejoignant calendairement les 2 sites pilotes de qualification pour une mise en production au 1er trimestre 2020. Le tout en maintenant les activités sur les chantiers Sillage en cours.

Quelques informations :

• La formation à l’ergonomie s’est faite essentiellement aux travers d’une campagne forte d’information par mail mais aussi par le biais de leurs clubs utilisateurs internes
• Une assistance rapprochée dans les services les 1ers jours suivant la mise en production

CHU Lille

Au printemps 2019 le choix a été fait, avec le CHU de Lille de développer toutes les évolutions demandées sur la version Sillage v19 (et non pas sur la version 17.2.4). L’établissement est donc rentré très tôt avec le SIB dans une logique de test de cette version dès le mois d’octobre 2019 afin d’en préparer la mise en production pour bénéficier des évolutions commandées.

En parallèle de cette qualification, une forte opération de conduite du changement a été menée pour préparer les utilisateurs à la nouvelle ergonomie Sillage. De nombreuses présentations « plénières » en amphithéâtre ont été organisées.

La mise en production, initialement planifiée début mars a été soumise à décision du Directeur Général du CHU en raison du contexte Covid-19 du moment. La décision courageuse de la maintenir a été prise.

La mise en production a eu lieu dans la nuit du mercredi 11 au jeudi 12 mars 2020. La main a été rendue aux utilisateurs à 4h30 sans problème notable.

Les utilisateurs ont testé la nouvelle ergonomie de Sillage V19

Contexte

Fin 2019, notre dossier patient informatisé Sillage, en V19, a renouvelé son ergonomie ! Beaucoup d’établissements ont migré courant 2020 vers cette nouvelle version.

Nous avons voulu connaître le ressenti d’utilisateurs en organisant un atelier de découverte de la version. L’objectif était de recueillir les réactions des utilisateurs lors de la prise en main de cette nouvelle version (ergonomie, navigation).

Cette action se situe dans le cadre de l’accompagnement au changement que propose le SIB lors d’une montée de version SILLAGE auprès de ses clients.

Organisation de l’atelier

Lors de la journée de “Présentation de Sillage V19” le 3 décembre 2019, nous avons proposé à un échantillon de 6 professionnels de santé – référents DPI dans leurs établissements – de participer à cet atelier. Ces professionnels représentaient 5 établissements. Ils sont infirmiers, secrétaires ou pharmaciens. Côté SIB, trois consultants Sillage ont préparé les scénarios de tests, les jeux d’essai, les questionnaires et les grilles d’observation.

Les avis des utilisateurs

Globalement, la nouvelle ergonomie de Sillage V19 a été appréciée.

Les ajustements réalisés

La synthèse globale de l’atelier a été partagée avec le groupe de travail le 12 décembre 2019.
Des actions de corrections sont décidées et réalisées en séance pour répondre à un certain nombre de remarques.  

Le rôle du SIB et des référents établissement est d’accompagner ces changements par des actions d’information, de paramétrage et de formation afin de réduire au maximum l’impact pour les utilisateurs le jour de la migration.

Enquête “expérience utilisateur” Sillage V19

A la suite des tests utilisateurs, une enquête autour de l’expérience utilisateur du DPI Sillage V19 a été réalisée à partir de juillet 2020 auprès des établissements utilisant Sillage V19.

Les objectifs

• Conforter ou infirmer les choix du SIB sur la nouvelle ergonomie,
• Dans le contexte de la transformation du SIB, les développements du DPI Sillage suivent l’axe utilisateur et métier. Cette enquête qui sera réalisée régulièrement permettra de juger de l’amélioration de l’ergonomie et de l’expérience perçues par les utilisateurs. Une meilleure ergonomie permet notamment de diminuer le temps d’appropriation et d’accompagnement des utilisateurs,
• Permettre à chaque établissement d’avoir un retour des utilisateurs concernant le DPI Sillage par profil,
• Participer à l’amélioration continue du DPI Sillage (évaluation des nouvelles fonctionnalités, fonctionnalités nécessitant des améliorations ou à l’origine d’insatisfaction utilisateur, …).

Les résultats ont été présentés lors des journées Sillage en novembre 2020.

Vous pouvez demander le compte-rendu par mail : info@sib.fr