En 2019, nous avions mis à disposition pour tous les établissements l’intégralité de la documentation en ligne de Magellan. Cette année, c’est au tour de la documentation Sillage d’être disponible en ligne !

Le projet

L’héritage historique documentaire de Sillage était très riche avec 7 500 pages word, mais hétérogène (documentation accessible depuis Sillage dans la « maison bleue », livraison sous Pydio, projet en contact client…)

L’objectif du projet était de répertorier, de centraliser et d’homogénéiser cette documentation existante, avec ses qualités et ses défauts via un portage technique.

Une documentation centralisée et unique

Grâce au moteur de recherche de l’outil Confluence, il est dorénavant facile de retrouver les connaissances Sillage et de les partager. Aujourd’hui, les établissements ont accès à une documentation centralisée et unique en ligne de 2 400 pages, subdivisée en une vingtaine de portails.

La documentation en ligne est valide uniquement à partir de Sillage V19. la documentation en fichiers pdf disponible sous Pydio va rester disponible à moyen terme et pour une période transitoire fin de permettre à la majorité des établissements d’appréhender la montée de versions V19. Cette documentation sous Pydio s’arrêtera fin 2021.

Depuis 2018, certains modules Sillage étaient déjà déployés au sein des hôpitaux de Saint-Maurice (Sillage bureautique et Sillage RDV). Le déploiement du dossier patient informatisé s’est poursuivi avec Sillage Production de Soins et Sillage Localisation Mouvement.

Spécificités du projet

Afin de répondre à leur demande de déployer Sillage Production de Soins le plus rapidement possible, le schéma de déploiement suivant a été élaboré :

• Chargement dans un 1er temps des nomenclatures Production de Soins pré-paramétrées (soins, surveillances et transmissions ciblées)
• Recensement des modifications à apporter et réalisation du paramétrage adéquat par le SIB
• Formations au paramétrage des nomenclatures pour donner à l’équipe de l’établissement une totale autonomie en vue de la suite du déploiement
• Prescription des prises en charge et interventions en lien avec les ateliers thérapeutiques
• Mutualisation du démarrage de la Production de Soins avec Localisation Mouvement (flux bidirectionnel avec la GAM Hexagone) pour adapter le cadencement suite au 1er confinement

Les hôpitaux de Saint-Maurice ont aussi été les premiers à passer en Sillage V19.

Déploiement Sillage Obstétrique

Le démarrage de Sillage Obstétrique était initialement planifié au printemps 2020 et a été décalé à l’automne en raison du 1er confinement.

Le démarrage a été très dense avec notamment un nombre de naissances élevé le lundi 02/11/2020 pour le démarrage en salle de naissance : en fin d’après-midi, 6 bébés Sillage étaient déjà nés !

D’autres projets seront déployés en 2021 et l’année s’annonce donc tout aussi remplie que 2020 pour les Hôpitaux de Saint-Maurice !

Après le projet Sillage Urgences au Groupe Hospitalier Bretagne Sud (GHBS) en 2019 (démarrage Sillage Urgences sur tout le GHT avec les dernières fonctionnalités), l’année 2020 a été marquée par la lancée du projet multi-EJ pour le GHBS et l’EPSM de Caudan. Objectif du projet : mettre en place un Sillage multi-EJ entre ces deux établissements et déployer Sillage Psychiatrie sur Caudan.

Contexte

Après plusieurs mois d’échanges, un choix stratégique et politique a été fait conjointement par le GHBS et l’EPSM Charcot de Caudan de partir sur l’utilisation d’un Sillage commun multi-EJ pour répondre aux besoins de transferts de patients entre le GHBS et l’EPSM de Caudan.

Ce choix de Sillage en mode multi-EJ s’est aussi appuyé sur le fait que l’EPSM de Caudan utilise déjà Sillage Médicaments et que le GHBS dispose de toute l’offre du DPI Sillage.

Déroulement

Après plusieurs réunions avec le GHBS, la feuille de route du projet a été établie et les premières actions ont été lancées. Une équipe transverse du SIB a été chargée d’établir de façon globale la stratégie de déploiement spécifique au mode multi-EJ. Lors de la construction et planification réalisées dans la phase d’état des lieux, l’équipe a proposé un planning qui s’articule autour de 4 grandes étapes :

• Passage en V19 pour le GHBS (version Sillage pré-requise pour le multi EJ)
• Mise en place du serveur de rapprochement d’identités 
• Mise en place de Sillage multi-EJ à iso-périmètre avec différents chantiers à mener
  • Unicité des structures
  • Gestion de la connexion des utilisateurs et des droits
  • Reprises des séjours en cours et de l’antériorité
  • Connexion Sillage multi-EJ avec les deux GAM Cpage en bidirectionnel
  • Passage des modules existants en mode multi-EJ : Médicaments, Laboratoire et Localisation/Mouvements
• Déploiement ensuite de Sillage sur Caudan et mise en place de Sillage Psychiatrie sur les services de Caudan et Quimperlé.

Le GHT a déjà franchi deux cap : l’unicité des structures au 01/01/2021 et la migration en V19 le 16/03/2021. Place désormais à la bascule en multi-EJ !

Sillage Bureautique

Après le démarrage en big-bang de Sillage Circuit du Médicament début juin 2019, c’est le remplacement de la bureautique qui a été opéré, d’abord sur un service pilote mi décembre 2019, puis sur l’ensemble des services du GHT. Cette migration progressive des services vers Sillage Bureautique s’est terminée en mars 2020.
Le remplacement de l’outil bureautique pour les secrétaires et les médecins du CH de Dinan a été mené en parallèle de la mise en place de la dictée numérique ZENIDOC.

Dans le périmètre de ce projet bureautique, nous avons réalisé également :

• La reprise dans SILLAGE de plus d’1,1 million de documents,
• La mise en œuvre de l’envoi des documents de Sillage via la Messagerie Sécurisée et vers le DMP.

Sillage Urgences

Le 23 Juin 2020, Sillage Urgences a démarré avec succès dans le service des Urgences et à l’UHTCD du CH de Dinan. Retour sur les points forts de ce déploiement :

• Un projet mutualisé sur Saint-Malo et Dinan : un des objectifs du projet était d’améliorer les conditions de travail pour les personnels navigant entre les 2 sites. Pour rappel, Sillage Urgences a démarré au CH Saint-Malo en Novembre 2018 . Les référents du CH Dinan ont pu ainsi s’appuyer sur l’expérience et le paramétrage de Saint-Malo.
• Le passage en Sillage V19, un préalable à Sillage Urgences en mode multi-EJ : Ce démarrage a nécessité en prérequis la mise en production de la V19.0.1, version multi-EJ de Sillage Urgences. Grâce à 2 migrations de test, au travail rigoureux de qualification par les référents du GHT en collaboration avec le SIB, à l’accompagnement au changement mis en place par le GHT (vidéo livrée par le SIB, présentation de 30 minutes organisée sur toute une journée par les référents GHT en libre accès pour les professionnels de santé , mémos,..), le passage en V19.0.1 a été maitrisé et Sillage V19 a été adopté immédiatement par les utilisateurs.
• Un outil de formation ludique et adapté : Le Cadre de Santé du service des Urgences,  Frédéric JADAUD, a réalisé un moodle pour former et évaluer la formation de tous les professionnels de son service (Médecin, IDE, AS,..).

Malgré la Covid19 et le changement impliqué par la mise en production de la V19 de Sillage, la mobilisation et l’adaptabilité des équipes projet du GHT, des référents métiers des Urgences et des équipes projet du SIB, ont permis de démarrer avant l’été.

Sillage Obstétrique, Archives et Rendez-vous

Sur le second semestre 2020, la feuille de route du GHT Rance Emeraude était ambitieuse avec le démarrage de nouveaux modules :

• Sillage Obstétrique : au CH de Dinan le 9 Novembre 2020 puis au CH de Saint-Malo le 1^er décembre 2020
• Sillage Archives : au CH de Dinan en Big-Bang le 2 décembre 2020, puis au CH de Saint-Malo, avec la bascule en Archives web 19.1 le 17 Novembre 2020
• Sillage Rendez-vous : au CH Dinan en progressif entre le 23 Novembre et le 2 décembre 2020

Pour permettre ces démarrages, plusieurs chantiers de reprises automatiques, manuelles (dossiers d’archives, rendez-vous, dossiers obstétrique) et d’intégrations ont été menés en amont.

Et de nouveaux projets et modules déployés…

A cette feuille de route ambitieuse, d’autres projets se sont ajoutés sur le dernier trimestre 2020 :

• Déploiement de SILLAGE Localisation/Mouvement en Big-Bang au CH Saint-Malo.
• Déploiement de SILLAGE EHPAD  sur 6 établissements de Saint-Malo, Dinan et Cancale.
• Mise en œuvre d’une intégration Sillage avec le S2RI (serveur de rapprochement d’identité) :  Elle permet aux professionnels de santé territoriaux d’avoir une vue unique d’un dossier patient pris en charge dans les 2 établissements.
• Mise en œuvre de la prescription connectée de Laboratoire Sillage.
• Remplacement de Clinicom par Pastel au CH Dinan
• Réalisation d’un module e-learning Sillage Recueil des Actes pour la formation des médecins de Dinan.

Une collaboration pérenne

La confiance établie depuis plusieurs années sur les projets entre le GHT Rance Emeraude et le SIB se renforce récemment avec le choix de bénéficier d’un responsable client au SIB. Au sein de la nouvelle Direction de la Relation Client au SIB, le responsable client est l’interlocuteur privilégié de l’établissement et assure un suivi personnalisé sur l’ensemble du périmètre des services ou progiciels fournis par le SIB et déjà en production.

Le centre de Psychothérapie “Les Marronniers”

Ce centre propose différents types d’accompagnement depuis l’hospitalisation complète à l’appartement thérapeutique en passant par le Centre d’Accueil Thérapeutique à Temps Partiel ou encore l’hôpital de jour.

Le projet

L’objectif du projet est de déployer un Sillage Psychiatrie pré-paramétré comportant les modules :

• SILLAGE Dossier Médical et bureautique Psy
• SILLAGE Recueil d’activité
• SILLAGE PMSI
• SILLAGE Mouvements Localisation
• SILLAGE Production de Soins
• SILLAGE Gestion des Rendez-Vous
• SILLAGE Médicaments et SILLAGE Pharmacie
• SILLAGE Gestion des Stupéfiants

Dans la continuité des démarrages de mi 2019, le déploiement de Sillage Dossier Médical de Psychiatrie au Centre de psychothérapie « Les Marronniers » (Groupe AHNAC), s’est finalisé début d’année 2020.

Pour rappel en juin-juillet 2019 les modules suivants avaient été mis en production : Mouvement-Localisation, circuit du médicament, production de Soins, Dossier Patient (Observations, Import de documents bureautiques), RA-PMSI.

Sillage Rendez-Vous et de Sillage Bureautique

Les 14 et 15 janvier 2020 les modules Sillage Rendez-Vous et de Sillage Bureautique incluant les échéanciers ont été mis en production.

Dans le cadre de Sillage bureautique, ce sont 82 documents qui ont été produits afin de répondre aux attentes de l’ensemble des services.  Le démarrage du module bureautique s’est déroulé sans difficulté, dans la mesure où les principes de base étaient connus par les secrétaires depuis le mois de juin.

Concernant le démarrage de Sillage Rendez-Vous qui concernait 14 agendas, la reprise manuelle a été anticipée à partir de janvier 2020 et finalisée au démarrage le 14 janvier 2020. En complément de Sillage Rendez-Vous, , le service de ” rappel de Rendez-Vous par SMS”  a été activé.

Enfin, le déploiement de Sillage DATA a été réalisé via l’installation de l’environnement et au chargement de la base de données. La première formation aux UNIVERS Socle SILLAGE Data s’est déroulée en janvier 2020. Au préalable, les participants avaient suivi une formation WEBI BI4 et administrateur BI4 (formations au catalogue du SIB), prérequis indispensable à la formation aux Univers. A noter qu’une prestation « Produire les indicateurs du programme HOP’EN » avait eu lieu dès le mois de décembre auprès de cet établissement.

Malgré le contexte sanitaire “nouveau” avec le 1er confinement en mars 2020, deux établissements ont tout de même décidé de maintenir la mise en production de la version 19 de SILLAGE. Il s’agit des Hôpitaux de Saint Maurice (HSM) et le CHU de Lille.

Ci-dessous quelques précisions sur chacun des 2 projets.

Hôpitaux de Saint-Maurice

Comme beaucoup d’hôpitaux, HSM a souhaité passer le gap ergonomique de Sillage V19 rapidement pour ensuite continuer ses différents projets de déploiement.

Ainsi, l’établissement s’est mis rapidement en ordre de marche, rejoignant calendairement les 2 sites pilotes de qualification pour une mise en production au 1er trimestre 2020. Le tout en maintenant les activités sur les chantiers Sillage en cours.

Quelques informations :

• La formation à l’ergonomie s’est faite essentiellement aux travers d’une campagne forte d’information par mail mais aussi par le biais de leurs clubs utilisateurs internes
• Une assistance rapprochée dans les services les 1ers jours suivant la mise en production

CHU Lille

Au printemps 2019 le choix a été fait, avec le CHU de Lille de développer toutes les évolutions demandées sur la version Sillage v19 (et non pas sur la version 17.2.4). L’établissement est donc rentré très tôt avec le SIB dans une logique de test de cette version dès le mois d’octobre 2019 afin d’en préparer la mise en production pour bénéficier des évolutions commandées.

En parallèle de cette qualification, une forte opération de conduite du changement a été menée pour préparer les utilisateurs à la nouvelle ergonomie Sillage. De nombreuses présentations « plénières » en amphithéâtre ont été organisées.

La mise en production, initialement planifiée début mars a été soumise à décision du Directeur Général du CHU en raison du contexte Covid-19 du moment. La décision courageuse de la maintenir a été prise.

La mise en production a eu lieu dans la nuit du mercredi 11 au jeudi 12 mars 2020. La main a été rendue aux utilisateurs à 4h30 sans problème notable.

Les utilisateurs ont testé la nouvelle ergonomie de Sillage V19

Contexte

Fin 2019, notre dossier patient informatisé Sillage, en V19, a renouvelé son ergonomie ! Beaucoup d’établissements ont migré courant 2020 vers cette nouvelle version.

Nous avons voulu connaître le ressenti d’utilisateurs en organisant un atelier de découverte de la version. L’objectif était de recueillir les réactions des utilisateurs lors de la prise en main de cette nouvelle version (ergonomie, navigation).

Cette action se situe dans le cadre de l’accompagnement au changement que propose le SIB lors d’une montée de version SILLAGE auprès de ses clients.

Organisation de l’atelier

Lors de la journée de “Présentation de Sillage V19” le 3 décembre 2019, nous avons proposé à un échantillon de 6 professionnels de santé – référents DPI dans leurs établissements – de participer à cet atelier. Ces professionnels représentaient 5 établissements. Ils sont infirmiers, secrétaires ou pharmaciens. Côté SIB, trois consultants Sillage ont préparé les scénarios de tests, les jeux d’essai, les questionnaires et les grilles d’observation.

Les avis des utilisateurs

Globalement, la nouvelle ergonomie de Sillage V19 a été appréciée.

Les ajustements réalisés

La synthèse globale de l’atelier a été partagée avec le groupe de travail le 12 décembre 2019.
Des actions de corrections sont décidées et réalisées en séance pour répondre à un certain nombre de remarques.  

Le rôle du SIB et des référents établissement est d’accompagner ces changements par des actions d’information, de paramétrage et de formation afin de réduire au maximum l’impact pour les utilisateurs le jour de la migration.

Enquête “expérience utilisateur” Sillage V19

A la suite des tests utilisateurs, une enquête autour de l’expérience utilisateur du DPI Sillage V19 a été réalisée à partir de juillet 2020 auprès des établissements utilisant Sillage V19.

Les objectifs

• Conforter ou infirmer les choix du SIB sur la nouvelle ergonomie,
• Dans le contexte de la transformation du SIB, les développements du DPI Sillage suivent l’axe utilisateur et métier. Cette enquête qui sera réalisée régulièrement permettra de juger de l’amélioration de l’ergonomie et de l’expérience perçues par les utilisateurs. Une meilleure ergonomie permet notamment de diminuer le temps d’appropriation et d’accompagnement des utilisateurs,
• Permettre à chaque établissement d’avoir un retour des utilisateurs concernant le DPI Sillage par profil,
• Participer à l’amélioration continue du DPI Sillage (évaluation des nouvelles fonctionnalités, fonctionnalités nécessitant des améliorations ou à l’origine d’insatisfaction utilisateur, …).

Les résultats ont été présentés lors des journées Sillage en novembre 2020.

Vous pouvez demander le compte-rendu par mail : info@sib.fr