Début 2021, Sillage EHPAD et Sillage Production de soins ont démarré en production dans les 3 services d’EHPAD du Centre Hospitalier La Chartreuse à Villefranche de Rouergue.

A cette occasion, tous les prescripteurs de l’établissement ont également basculé sur l’utilisation du nouveau formulaire du médicament de Sillage (démarrage en big-bang en 2021).

Le projet

Le démarrage opérationnel était soumis à plusieurs impératifs :

• Un impératif de date : Sillage devait démarrer au plus tard en janvier 2021 pour permettre au CH de fournir les indicateurs attendus par les instances dans les délais impartis.
• Un pré-requis technique : Sillage devait être “dénoyauté” par rapport à Pastel. En parallèle du projet fonctionnel, s’est tenu un projet technique de dénoyautage en collaboration avec le MIPIH.
  La bascule de l’interface patient en IHE PAM a été faite début décembre 2020.

Les formations des référents et le paramétrage de Sillage se sont déroulés sur la fin de l’année 2020. L’ensemble des utilisateurs a été formé en début 2021, les IDE et aides-soignants par les référents du CH et les prescripteurs par le SIB.

Ce projet a été porté par une équipe de référents du CH :

• Le Directeur des Soins
• Le RSI
• 2 cadres infirmiers, en exercice dans leurs services, ayant pu disposer de temps dédié pour le projet
• Un informaticien
• 2 pharmaciens

Les retours du CH de Villefranche de Rouergue sont globalement positifs : satisfaction des utilisateurs par rapport à Sillage, son ergonomie et ses fonctionnalités, les référents ont apprécié l’accompagnement et l’implication du SIB.
L’équipe de référents du CH a également été très impliquée sur ce projet, ce qui a contribué à sa réussite.

Le déploiement

A ce jour, Sillage est déployé au CH de Villefranche de Rouergue sur le périmètre suivant :

• Sillage localisation/mouvement
• Interface patient bi-directionnelle Sillage/Pastel
  • Actes
  • Patients pour les mouvements (identités et admissions dans Pastel)
• Sillage Rendez-vous
• Sillage DM/bureautique
• Les Observations
• Sillage RA/PMSI
• Sillage Médicament et Sillage Pharmacie
• Sillage Production de Soins, le rôle propre de l’infirmier
• Sillage EHPAD
• Sillage Concentrateur de laboratoire

Dans le cadre de la mise en place de tableaux de bord de pilotage pour les Directions et les pôles, l’EPSM de Caen a validé le choix de la solution MAGELLAN mais aussi celui d’un accompagnement important tout au long du projet.

L’objectif est, à terme, de mettre à disposition de chacun le tableau de bord adapté à ses besoins.

La volonté de l’établissement est de produire de manière automatisée les tableaux de bord, de les diffuser directement et en toute sécurité aux interlocuteurs.

Le déploiement a démarré dès le dernier trimestre de 2020 avec le choix des indicateurs et le maquettage des tableaux de bord.

Les équipes Data et Contrôle de gestion du SIB ont ainsi accompagné les utilisateurs dans la mise au point des indicateurs, et mis en production automatisée le Tableau de bord de la DG (tableau synthétique de pilotage remontant des indicateurs de performance financiers, de ressources humaines et d’activité), et le Tableau de bord de la DAF (Suivi financier et budgétaire personnalisé).

Le déploiement se poursuit en 2021 avec les Tableaux de bord des pôles.

MAGELLAN permettra aussi à l’EPSM de Caen de produire des études internes de type Comptes de Résultats Analytiques de pôles ou Analyse de marge opérationnelle, véritables outils de pilotage des pôles.

Avec l’arrivée de l’EPSM de Caen, le SIB confirme sa capacité à répondre aux problématiques de pilotage des établissements ayant une activité principale de psychiatrie.

En 2021, le SIB et l’EPSM de Caen travailleront ensemble sur les impacts de la réforme de financement de la Psychiatrie, applicable au 1er janvier 2022.

En 2020, de nouveaux établissements nous ont fait confiance pour notre solution Magellan.

GHT de la Mayenne et du Haut Anjou

Le GHT de la Mayenne et du Haut Anjou a fait le choix de Magellan pour le pilotage du GHT et des établissements le composant.

Le Centre Hospitalier de Laval, équipé de longue date de la solution décisionnelle Magellan est un établissement moteur et impliqué.

Le déploiement de Magellan sur tous les établissements est un choix de GHT et se déroulera sur l’année 2021 avec un objectif opérationnel à fin d’année.

Il concerne les Centres Hospitaliers du Haut-Anjou (Château-Gontier), de Nord-Mayenne (Mayenne), d’Ernée, d’Evron, du Sud-Ouest Mayennais (Craon), et de Villaines-la-Juhel.

Magellan permettra de répondre aux besoins de pilotage et de suivi de chacun des établissements, mais aussi d’offrir la possibilité de partage des informations et de consolidation au niveau du GHT.

Un entrepôt de données unique et sécurisé sera alimenté à partir des applications de production de chacun des établissements (Maincare, Agfa, Médiane, Mipih).

La diversité des applications sources présentes n’est pas un obstacle à la mise en œuvre du projet : l’intégration de données de sources multiples est un des points forts de Magellan.

Avec l’acquisition de Magellan, le GHT 53 se dote d’un outil pratique pour chaque établissement et favorisant la mutualisation et le dialogue de gestion au niveau du GHT.

Centre Hospitalier de l’Estran

Situé à Pontorson et faisant partie du GHT du Mont-Saint-Michel, le Centre Hospitalier de l’Estran a acquis Magellan pour la production automatisée de tableaux de bord.

Magellan permettra de construire un Système d’Information Décisionnel (SID) dédié à l’analyse de gestion afin de remplacer l’utilisation de multiples sources désynchronisées. 

Dans le cadre de ce projet, une prestation de personnalisation est proposée pour bâtir les tableaux de bord adaptés aux besoins de l’établissement, que ce soit en terme de contenu ou de présentation.

L’accent sera mis sur l’automatisation de la production et de la diffusion des tableaux de bord grâce aux fonctionnalités présentes dans Magellan.

L’établissement utilisera aussi le module Comptabilité Analytique Hospitalière (CAH) pour la production des études réglementaires (RTC).

Les premières opérations démarrent dès le mois de mars 2021. 

5 modules ont été créés. 4 sur les aspects cybersécurité et 1 sur le RGPD. Le travail a consisté à faire un état de l’art des solution de e-learning existantes (CNIL, ANSSI, entreprises). A l’issue de cette analyse, nous avons élaboré une liste de sujets à aborder et construit 5 modules.

Les modules seront évalués en interne au SIB au cours de l’année 2021 et ensuite seront disponibles pour nos adhérents.

Depuis l’ouverture du SIB aux collectivités en 2016, l’année 2020 a marqué un réel tournant avec un développement important à destination de ces nouveaux adhérents. C’est le cas du Conseil Régional de Bretagne (CRB) qui a adhéré au SIB cette année dans le cadre de plusieurs projets. Les projets d’archivage électronique, les projets d’Infrastructures as a Service (IaaS) pour les collectivités et le projet de services managés auprès de la Région Bretagne.

Financé par la Région Bretagne et piloté par le GREF de Bretagne, IDÉO est un réseau de professionnels chargés d’informer et de conseiller chaque Breton sur les métiers, les formations et les opportunités d’emploi disponibles dans leur territoire. La Direction aux Stratégies Numériques de la Région Bretagne, dans le cadre de la transformation digitale de l’administration, cherchait un partenaire flexible, à même de prendre en charge les problématiques techniques de ses projets.

Le CRB a délégué l’infogérance complète des éléments d’infrastructures, systèmes d’exploitation et composants logiciels au SIB pour :

• Le monitoring : surveillance de la disponibilité et des performances
• Le support : intervention de notre équipe de Centre de Service au Client et d’exploitation
• Les mises-à-jour : correctifs de sécurité et montées en version
• L’optimisation : préconisations et améliorations
• La montée en charge : redimensionnement rapide au regard des besoins

Porté par la volonté politique de Loïg Chesnais-Girard, le Président de Région, de fournir aux bretons un espace de concentration des services publics numériques régionaux, le projet de « Plateforme Servicielle nos-services.bzh » a été mis en ligne.

Grâce à cette plateforme, le citoyen breton va pouvoir construire lui-même son parcours administratif (3 premiers domaines : les aides financières, la mobilité sur le territoire et la formation professionnelle) au travers de l’écosystème territorial breton. A terme « nos-services.bzh » se veut interopérable avec les SI du G7 breton (CRB, 4 départements et 2 métropoles) puis du G15 (8 principales intercommunalités) avec l’ambition de simplifier l’accès à l’information.

Afin de répondre à ces exigences, l’équipe projet du SIB a construit des plateformes prêtes à l’emploi, puissantes et capables de monter en charge pour délivrer un catalogue de services managés.

Et c’est en étroite collaboration avec VMware que le SIB est devenu la 1ère structure publique à intégrer le programme VMware Cloud Provider.

L’année 2020 a été marquée par une crise sanitaire sans précédent. Les événements et salons, qui nous permettent d’aller à la rencontre de nos clients, ont été annulés.

Les journées utilisateurs, organisées une à deux fois par an, sont importantes pour nos équipes. C’est un moment privilégié pour échanger sur l’outil et les grandes évolutions ou besoins de nos adhérents.

En 2020, nous avons choisi de maintenir ces événements afin de préserver ce moment de partage d’expériences et présenter les nouveautés. Ces journées ont été organisées 100% à distance.

Plus de 300 utilisateurs se sont réunis sur les différents webinaires.

Au programme des différentes journées : présentation des nouvelles versions et de leurs nouveautés, mise en conformité réglementaire ou encore présentation de notre accompagnement dédié. Ces réunions ont aussi été l’occasion de présenter la nouvelle organisation du SIB, et les équipes qui travaillent au quotidien avec les utilisateurs.

• 11 septembre : Présentation des évolutions majeures de la V19 de Sillage ainsi que les actions réalisées en lien avec la COVID-19
• 15 septembre : Groupe de travail Magellan “prédictif en Ressources Humaines” > écoute des besoins des établissements sur l’anticipation des départs en retraite
• 24 septembre : Présentation du nouveau marché Intermed
• 25 septembre et 1er octobre : COMUP Pastel > présentation de la V20 et des actualités de Pastel (Symphonie, digitalisation de l’admission…)
• 10 et 19 novembre : COMUP Magh2 > présentation de la V20 et suivi des indicateurs
• 15 et 17 décembre : Réunion Paie > information DADSU2020 et rappel des obligations déclaratives
• 19 janvier 2021 : Présentation de la V21 de Magellan et des axes stratégiques de développement.

Même si nous avons hâte de vous revoir en présentiel, nous continuerons à organiser des rendez-vous à distance pour vous tenir au courant de toutes les nouveautés et échanger sur vos besoins en tant qu’utilisateur.

Merci à vous

Depuis l’ouverture du SIB aux collectivités en 2016, l’année 2020 marque un réel tournant avec un développement important de l’activité à destination de ces nouveaux adhérents. Zoom sur 2 projets d’Infrastructures as a Service (IaaS) pour les collectivités.

DREAL : un hébergement haute disponibilité

La Direction Régionale de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement (DREAL) est pilote, au niveau régional, des politiques de développement durable, sous l’autorité du préfet de région. Son objectif est d’instaurer une approche transversale du développement durable en région et de mettre en œuvre les politiques et actions découlant du Grenelle de l’environnement.

La DREAL a adhéré au SIB en septembre 2020 avec la participation de la Préfecture de l’Ille-et-Vilaine.

Au sein du Pôle Support Intégré, la division Technologies de l’Information et Logistiques nous a confié la mission d’héberger une brique de son système d’information en lien étroit avec des composants d’une brique des services de GéoBretagne, le portail d’information géographique de la Bretagne.

Au-delà des fortes interactions entre les composantes techniques, l’important pour la DREAL est notamment de garantir une haute disponibilité d’une application sensible « la viabilité hivernale ». Celle-ci supporte le croisement de données qui permettent le suivi au jour le jour des risques météorologiques avérés par la Préfecture afin qu’elle puisse le cas échéant mobiliser les équipes et équipements.

GéoBretagne : une orthophotographie mutualisée

Pour améliorer la connaissance des territoires, la Préfecture de la région Bretagne et la région Bretagne ont mis en place une démarche partenariale d’échange de données avec les acteurs publics de l’aménagement du territoire.

La plateforme de données géolocalisées GéoBretagne propose à ses partenaires et au public des services de recherche, visualisation, téléchargement et transformation de ces données de la région Bretagne.

Les équipes de GéoBretagne ont fait appel aux services du SIB pour répondre à des problématiques de performances et de vitesse de chargement lors de la consultation des images ainsi qu’à notre capacité à mettre à disposition des ressources d’infrastructures pour absorber des pics de consultation importants.

Le SIB poursuit ainsi ses projets dans l’hébergement d’infrastructures relatives à des projets de données géographiques. Le SIB a commencé ceux-ci avec le Système d’Information Géographique (SIG) de Rennes Métropole. Ce SIG, disponible pour les 43 communes de l’intercommunalité permet de consulter des données géographiques “généralistes” ainsi que des données “métiers” (urbanisme, voirie, déchets, etc) sous forme de cartes en ligne personnalisables, via un portail de services web géographiques.

Depuis 2019, les hôpitaux de Sainte-Anne, Perray Vaucluse et Maison Blanche ont fusionné pour devenir le GHU Paris Psychiatrie Neurosciences. Il se positionne comme le 1er acteur hospitalier parisien des maladies mentales et du système nerveux.

Le projet Trajectoire (passage de Génois C/S vers Sillage Médicaments) a été lancé sur le GHU à l’été 2019 avec une mise en production réalisée en novembre 2020. Un projet d’envergure sur plusieurs points :

• Prise en charge de la formation des utilisateurs en intégralité par le SIB
  Près de 900 agents médicaux, paramédicaux et pharmaciens ont été formés (représente 60 jours cumulés de formations)
  Des sessions de captation vidéo ont été réalisées et mises en ligne sur l’Intranet de l’établissement pour accompagner les personnes n’ayant pu venir aux formations (avec accord de confidentialité)
• Développement réalisé par le SIB pour récupération des données de l’ancien Génois C/S de Perray Vaucluse dans Sillage Médicaments
• Prise en compte du passage à Sillage V19
• Une bascule à blanc a été réalisée pour sécuriser au maximum l’opération en production

Il ressort de ce projet que le succès d’une campagne de formation passe par une communication active de la part de la direction de l’établissement incitant à la formation.

Son rôle s’est étendu, le Responsable Client est l’interlocuteur privilégié du Client sur l’ensemble du périmètre des services ou progiciels fournis par le SIB et déjà en production.

La Corse comprend 7 hôpitaux publics regroupés en 2 GHT :

Dès le mois de juin 2020 la Direction de la Relation Client (DRC) a pris contact auprès de tous ces établissements pour leur proposer la prestation de Responsable Client et les a convaincus.
Tous ont répondu favorablement à cette prestation qui est maintenant mise en place depuis plus de 7 mois.

Evviva a Corsica !!

Dans le cadre de la mise en œuvre de la plateforme d’archivage électronique basée sur la suite de logiciels As@lae, les collectivités bénéficiaires du groupement d’intérêt public Approlys Centr’Achats ont fait le choix de mutualiser l’intégralité de l’infrastructure en optant pour un hébergement externalisé de longue durée auprès du SIB.

Le GIP Approlys Centr’Achats est la centrale d’achat public de la région Centre-Val-de-Loire qui rassemble la région Centre-Val de Loire, les départements du Cher, d’Eure-et-Loir, d’Indre, d’Indre-et-Loire, du Loir-et-Cher, du Loiret et la métropole d’Orléans.

Le SIB propose un service d’archivage électronique s’appuyant sur un service d’Infrastructure as a Service (IaaS) d’une grande disponibilité associé à une scalabilité technique importante, permettant d’absorber des volumes conséquents de documents archivés. Le dispositif est complété par un service de supervision applicative assurant le maintien en condition opérationnelle de l’utilisation des suites logicielles hébergées.

Sous la gouvernance du DSI du Conseil départemental d’Indre-et-Loire, les premiers environnements ont été mis en production en octobre afin que les collectivités du groupement puissent à leur rythme prendre en main leur nouvel environnement numérique de travail. 

La Data au sein du SIB

Depuis plusieurs années, l’analyse de données afin de piloter au mieux les établissements est un domaine en plein essor. La data est devenue un incontournable dans les hôpitaux et est un axe en perpétuelle évolution grâce à des données toujours plus riches.

Grâce à une proximité avec les sites (groupes de travail, journées Magellan, journées Sillage etc.), les équipes de déploiement et de développement DATA continuent à faire évoluer les logiciels et les services associés.

Sillage Data : l’entrepôt de données et la solution d’exploitation des données du DPI

Sillage Data regroupe un ensemble d’outils de valorisation des données du DPI Sillage et de ses modules de spécialités. Les outils proposés répondent à un besoin d’extractions de données brutes, de statistiques et d’analyses en temps réel mais également à celui du pilotage opérationnel ou stratégique.

Les enjeux sont notamment d’améliorer les parcours patients, de faciliter les organisations, de maîtriser l’activité et d’anticiper les moyens humains, …

Concrètement, Sillage Data permet d’obtenir des résultats intégrés directement dans l’application Sillage, mais constitue aussi un entrepôt de données dédié à l’exploitation statistique, à la fouille de données, à la production de tableaux de bord élaborés et des applications de data visualisation dédiées à un sujet donné (CAQES, Urgences …).

Les prestations proposées en plein essor

L’effet Covid amplifiant ce phénomène, de nombreuses demandes arrivent au SIB pour réaliser des formations et/ou prestations sur Sillage Data. 

• Des tableaux de bord et/ou des formations sur le nouvel univers Soins et Médicaments sont demandés et prévus courant 2021 pour aider les sites à réaliser des états sur la prescription de médicaments et sur des informations liées notamment à la Covid.

• L’abonnement CAQES/IQSS de Sillage Data est également très prisé. Tous les ans, les établissements doivent fournir leurs indicateurs à l’ARS. Le dashboard CAQES/IQSS permet un calcul automatique de certains indicateurs, d’accéder au détail du calcul et bénéficier d’une assistance dédiée par le SIB.

• Avec le RGPD, les traces (connexion historisée à Sillage par exemple) dans Sillage Data sont actuellement très recherchées et font l’objet de demandes supplémentaires sur les univers Sillage Data.

• Les autres domaines comme le PMSI, l’obstétrique, etc sont également soumis à ce besoin d’informations sous forme de tableaux de bord. 

Les 62 collèges publics brétilliens bénéficieront d’un nouvel environnement numérique sécurisé, fiable et performant d’ici fin 2023. Après une phase pilote sur 6 collèges, le Département 35 et le SIB ont signé une convention de généralisation du dispositif en septembre 2020, au collège Duguay-Trouin de Saint-Malo, l’un des 6 établissements pilotes doté d’un SI totalement modernisé.

Le schéma directeur des systèmes d’information qui permet de piloter la modernisation, l’exploitation et la maintenance des systèmes d’information des collèges brétilliens, a été expérimenté avec succès depuis avril 2019 au sein de 6 établissements : Duguay-Trouin à Saint-Malo, Les Chalais à Rennes, Jean-Moulin à Saint-Jacques-de-la-Lande, Pierre-Perrin à Tremblay, François-Brune à Pleine-Fougères, Du Querpon à Val d’Anast.

Une dizaine de collèges équipés chaque année

Le calendrier de déploiement 2020 a permis d’équiper les collèges Germaine-Tillon à la Mézière, Chateaubriand à Saint-Malo et Evariste-Galois à Montauban-de- Bretagne, puis à partir de la rentrée, les 3 nouveaux collèges de Guipry-Messac, Laillé et Bréal-sous-Montfort. Au total, 11 700 équipements neufs auront été déployés entre 2017 et 2023.

Un système numérique sur mesure

La modernisation du système d’information des collèges poursuit les objectifs suivants :

• Assurer un environnement technique de qualité avec des infrastructures adaptées : très haut débit via la fibre, wifi dans le respect des réglementations sanitaires en vigueur.
• Développer la mobilité et les nouvelles approches numériques en équipant les collèges de tablettes et d’ordinateurs portables et en donnant accès à des usages numériques pertinents afin de favoriser les apprentissages et d’accompagner les jeunes dans la société de l’information et de la communication.
• Accompagner les équipes éducatives et proposer des services innovants.

Le nouveau système numérique permet de sécuriser les données, les contenus et les accès pour les enseignants comme pour les élèves mais également de faciliter les apprentissages et les échanges et la collaboration à distance.

Des équipements performants

Les établissements sont ainsi dotés des nouveaux équipements et outils suivants :

• PC fixes, ordinateurs portables tactiles, tablettes, vidéoprojecteurs.
• Un espace de stockage collectif, appelé le cloud, accessible dans les collèges et à l’extérieur à partir de tout matériel personnel.
• Un catalogue de logiciels et d’applications pédagogiques disponibles sur tous les postes des établissements et téléchargeables à partir des ordinateurs portables et tablettes. Ce catalogue est géré par l’Académie de Rennes.
• Une maintenance et une assistance à distance (AMIGO).

Par la signature de cette convention, le Département confirme son choix de s’appuyer sur le SIB, un acteur local public doté des compétences techniques et des infrastructures nécessaires pour mettre en œuvre ce projet innovant.

Pour en savoir plus sur les usages du nouveau système numérique durant le confinement : la collaboration pédagogique numérique décolle dans les 6 premiers collèges équipés par le SIB pour le Département d’Ille-et–Vilaine  

En 2019, nous avions mis à disposition pour tous les établissements l’intégralité de la documentation en ligne de Magellan. Cette année, c’est au tour de la documentation Sillage d’être disponible en ligne !

Le projet

L’héritage historique documentaire de Sillage était très riche avec 7 500 pages word, mais hétérogène (documentation accessible depuis Sillage dans la « maison bleue », livraison sous Pydio, projet en contact client…)

L’objectif du projet était de répertorier, de centraliser et d’homogénéiser cette documentation existante, avec ses qualités et ses défauts via un portage technique.

Une documentation centralisée et unique

Grâce au moteur de recherche de l’outil Confluence, il est dorénavant facile de retrouver les connaissances Sillage et de les partager. Aujourd’hui, les établissements ont accès à une documentation centralisée et unique en ligne de 2 400 pages, subdivisée en une vingtaine de portails.

La documentation en ligne est valide uniquement à partir de Sillage V19. la documentation en fichiers pdf disponible sous Pydio va rester disponible à moyen terme et pour une période transitoire fin de permettre à la majorité des établissements d’appréhender la montée de versions V19. Cette documentation sous Pydio s’arrêtera fin 2021.

Cette année, l’ASINHPA a souhaité mettre à l’honneur la e-CPS qui va venir compléter le service CPS de l’ANS. La e-CPS permet en effet un accès à des services de santé avec une authentification forte au travers d’une application mobile. Cette authentification s’appuie sur le tiers de confiance fournisseur d’identité “Pro Santé Connect”. 

L’objectif de cette présentation était de faire un retour d’expérience de l’implémentation de la e-CPS. Cette présentation a été portée par Patrice Boisseuil du SILPC et Nicolas Jolivet du SIB. Dans un premier temps, le SILPC a fait un retour d’expérience de l’implémentation au CHU de Limoges et de Bordeaux dans le cadre de projets d’une plateforme régionale d’interopérabilité. Nous avons présenté la solution technique mise en place et des vidéos de démonstration de cas d’usage.

Ensuite le SIB a présenté une autre proposition d’implémentation d’un portail d’authentification unique pour un GHT permettant de fournir les identités de manière centralisé. Cette solution a été implémentée dans Sillage par le Centre de Services Mutualisé du SIB rendant ainsi Sillage compatible avec la e-CPS.

Après une phase d’étude sur l’urbanisation de leur SI en 2019, les établissements du GHT Centre-Bretagne ont pris la décision d’harmoniser l’ensemble de ses applications administratives vers les solutions du MiPih.

L’établissement support, le Centre Hospitalier du Centre-Bretagne, était déjà équipé de Magh2 (GEF), Pastel (GAM) et e-Phare2 (GRH) depuis de nombreuses années, mais avait mené sa réflexion de convergence de manière très ouverte.

Suite à la décision en début d’année 2020, le projet a pu démarrer opérationnellement en 3 lots pour les 2 autres établissements du GHT, le CH et la MAS de Guémené-sur-Scorff :

• Migration de CPage Malades à Pastel, avec un objectif de démarrage début octobre 2020
• Migration de Cpage Eco à Magh2, pour un démarrage au 1er janvier 2021
• Migration de CPage Personnel vers ePhare2, démarré en octobre 2020 et Agirh-Planning au 1^er janvier 2021

A l’occasion de ce projet, le GHT a également souhaité généraliser :

• l’usage de sa plateforme Prodige, le socle applicatif des nouvelles applications du MiPih, pour l’ensemble du GHT
• la dématérialisation de ses Bureaux des Entrées, incluant la signature par parapheur électronique
• le déploiement du module Prodige Identification des Factures pour fluidifier le circuit de rapprochement et validation des factures fournisseurs
• l’usage d’infrastructure Linux pour Magh2
• l’hébergement de Pastel sous Linux, une première pour le SIB, rendue possible par l’éditeur depuis début 2020

Si le démarrage des applications principales a pu se faire selon le calendrier prévu, les 2 établissements poursuivent la phase de stabilisation et d’activation progressive des fonctionnalités complémentaires sur le début de l’année 2021.

A l’hôpital, les services d’urgences doivent à la fois assurer leur rôle de point d’entrée majeur vers les services spécialisés et garantir une bonne qualité de prise en charge pour une part croissante des consultations non programmées. Ils sont fréquemment confrontés à des difficultés organisationnelles du fait des flux en amont, complexes à anticiper, et d’éventuelles saturations en aval (notamment en cas d’indisponibilité de lits dans les services). 

Ce dashboard, qui a déjà fait l’objet de plusieurs présentations, est avant tout un outil d’aide à l’organisation de l’activité du service des urgences. Les composants graphiques de datavisualisation (courbes, histogrammes, radars, diagrammes circulaires) présentent en temps réel ou sur une période passée sélectionnable le nombre de patients présents, les entrées, la pyramide des âges, la répartition suivant les motifs de recours, les scores de triage, le sexe, les gravités, l’orientation à la sortie, … ainsi qu’un certain nombre d’indicateurs de pilotage sur les flux et les temps d’attente. Ces informations visuelles et interactives permettront d’analyser une situation de tension, de la constater en temps réel voire l’anticiper ainsi que surveiller l’occupation des secteurs.

Il s’agit également d’un outil puissant et totalement intégré à Sillage de fouille des données issues des passages aux urgences : données du RPU étendu et données complémentaires saisies dans Sillage. Il est ainsi possible d’extraire des statistiques de flux, de retrouver sur un choix dynamique de critères combinés (regroupement de diagnostics, provenance géographique, âge, sexe, gravité, etc.) une liste de dossiers patients exportable dans Excel et par simple clic naviguer directement vers le dossier des patients concernés dans Sillage.

Au fil des versions, le produit s’enrichira d’aptitudes à la personnalisation, d’indicateurs et fonctionnalités complémentaires. Dans sa version 2022 l’outil permettra le suivi des indicateurs de dotation qualité définis dans le nouveau modèle de financement des structures des urgences et SMUR. Par ailleurs, un volet prédictif s’appuyant sur l‘intelligence artificielle et l’analyse de séries temporelles s’attachera à donner une tendance sur les flux à l’entrée dans les heures et jours à venir. D’autres fonctionnalités prédictives basées sur l’IA sont à l’étude telles que l’anticipation des hospitalisations afin notamment d’alerter la cellule de gestion des lits.

Le dashboard Urgences sera proposé aux établissements à partir du deuxième semestre 2021.

Certains hôpitaux, tels que les hôpitaux locaux, n’ont pas de service DIM ou de contrôle de gestion dédié. Cela entraine des difficultés pour ces établissements en terme d’analyse de leur activité médicale, administrative et décisionnelle.

Pour répondre à cette problématique, le SIB propose son soutien à ces sites avec PMSI WEB, le service DIM mutualisé et CDG Web, le service CDG mutualisé.

CDG WEB : le service de contrôle de gestion

CDG Web est un service mutualisé de contrôle de gestion principalement à destination des centres hospitaliers locaux (CHL) et des établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD).

Assuré par les contrôleurs de gestion de l’équipe Data, Gestion et Pilotage déploiement DATA et s’appuyant sur l’application Magellan hébergée au SIB, le service CDG Web permet de produire des tableaux de bord mensuels avec des indicateurs pertinents pour le pilotage de l’établissement.

Le SIB peut également réaliser le RTC (retraitement comptable : modèle de comptabilité analytique hospitalière réglementaire à envoyer obligatoirement à l’ATIH et aux ARS chaque année) pour les établissements qui le souhaitent.

PMSI WEB : le service DIM

PMSI Web est un service mutualisé DIM à destination des centres hospitaliers locaux MCO et SSR.

Assuré par les TIM de l’équipe Data, Gestion et Pilotage déploiement DATA et le DIM du SIB, le service PMSI Web accompagne les établissements dans la production et l’analyse de leurs données du PMSI MCO et SSR.

Les contrôles de qualité et d’exhaustivité des données, la veille et le conseil aident à sécuriser ces recueils. Le médecin DIM apporte également son expertise pour les questions les plus complexes.

Périodiquement, des tableaux de bord sont envoyés aux hôpitaux et permettent de suivre l’activité et la valorisation associée pour renforcer le pilotage de l’établissement.

Annuellement, ils reçoivent des tableaux comparatifs des années N/N-1, ainsi que des rapports détaillés de leur activité.

Depuis 2018, certains modules Sillage étaient déjà déployés au sein des hôpitaux de Saint-Maurice (Sillage bureautique et Sillage RDV). Le déploiement du dossier patient informatisé s’est poursuivi avec Sillage Production de Soins et Sillage Localisation Mouvement.

Spécificités du projet

Afin de répondre à leur demande de déployer Sillage Production de Soins le plus rapidement possible, le schéma de déploiement suivant a été élaboré :

• Chargement dans un 1er temps des nomenclatures Production de Soins pré-paramétrées (soins, surveillances et transmissions ciblées)
• Recensement des modifications à apporter et réalisation du paramétrage adéquat par le SIB
• Formations au paramétrage des nomenclatures pour donner à l’équipe de l’établissement une totale autonomie en vue de la suite du déploiement
• Prescription des prises en charge et interventions en lien avec les ateliers thérapeutiques
• Mutualisation du démarrage de la Production de Soins avec Localisation Mouvement (flux bidirectionnel avec la GAM Hexagone) pour adapter le cadencement suite au 1er confinement

Les hôpitaux de Saint-Maurice ont aussi été les premiers à passer en Sillage V19.

Déploiement Sillage Obstétrique

Le démarrage de Sillage Obstétrique était initialement planifié au printemps 2020 et a été décalé à l’automne en raison du 1er confinement.

Le démarrage a été très dense avec notamment un nombre de naissances élevé le lundi 02/11/2020 pour le démarrage en salle de naissance : en fin d’après-midi, 6 bébés Sillage étaient déjà nés !

D’autres projets seront déployés en 2021 et l’année s’annonce donc tout aussi remplie que 2020 pour les Hôpitaux de Saint-Maurice !

Après les GHT des Hautes-Pyrenées et Rhône Vercors Vivarais, c’est au tour du GHT Vaucluse de faire le choix stratégique eDen afin de mettre en œuvre un serveur de rapprochement d’identités patients et de partages de documents pour visualiser le parcours des patients au sein du GHT sur une ligne de vie.

Dans le cadre de son projet de changement de DPI, le GHT a choisi la plateforme eDen en hébergement au SIB afin de disposer de la richesse fonctionnelle offerte par notre produit et place eDen au coeur du système d’information du GHT.

A l’occasion de cette signature, ce sont les 7 établissements suivants du GHT qui ont adhéré au SIB :

• Centre Hospitalier Henri Duffaut à Avignon (site support)
• Centre Hospitalier Intercommunal de Cavaillon-Lauris
• Centre Hospitalier de Carpentras
• Centre Hospitalier de Vaison-la-Romaine
• Centre Hospitalier Jules Niel à Valréas
• Centre Hospitalier du Pays d’Apt
• Centre Hospitalier Louis Giorgi d’Orange

Le choix d’un projet de déploiement hébergé implique fortement les aspects réseau. A cette occasion, le GHT met en place un réseau de type MPLS (MultiProtocol Label Switching) pour assurer les échanges entre les différents établissements, et avec le SIB pour l’hébergement d’eDen. C’est un réseau privé de bout en bout, qui ne transite pas sur Internet. Les risques d’intrusions ou de failles de sécurité sont donc moins importants et il n’y a pas de ralentissement lié à Internet.

C’est aussi un projet d’interopérabilité avec le choix du GHT de mettre en œuvre un EAI commun et hébergé au SIB.

De plus, une ligne de vie au travers du composant sera mise en place pour permettre de visualiser le parcours des patients au sein du GHT et les différents éléments remontés depuis le dossier médical.

En terme de calendrier, les environnements techniques sont installés, la validation de la reprise des identités et la mise en œuvre des flux patients sont en cours pour un déploiement en 2021. Le planning s’adapte au gré des conditions sanitaires actuelles.

Après le projet Sillage Urgences au Groupe Hospitalier Bretagne Sud (GHBS) en 2019 (démarrage Sillage Urgences sur tout le GHT avec les dernières fonctionnalités), l’année 2020 a été marquée par la lancée du projet multi-EJ pour le GHBS et l’EPSM de Caudan. Objectif du projet : mettre en place un Sillage multi-EJ entre ces deux établissements et déployer Sillage Psychiatrie sur Caudan.

Contexte

Après plusieurs mois d’échanges, un choix stratégique et politique a été fait conjointement par le GHBS et l’EPSM Charcot de Caudan de partir sur l’utilisation d’un Sillage commun multi-EJ pour répondre aux besoins de transferts de patients entre le GHBS et l’EPSM de Caudan.

Ce choix de Sillage en mode multi-EJ s’est aussi appuyé sur le fait que l’EPSM de Caudan utilise déjà Sillage Médicaments et que le GHBS dispose de toute l’offre du DPI Sillage.

Déroulement

Après plusieurs réunions avec le GHBS, la feuille de route du projet a été établie et les premières actions ont été lancées. Une équipe transverse du SIB a été chargée d’établir de façon globale la stratégie de déploiement spécifique au mode multi-EJ. Lors de la construction et planification réalisées dans la phase d’état des lieux, l’équipe a proposé un planning qui s’articule autour de 4 grandes étapes :

• Passage en V19 pour le GHBS (version Sillage pré-requise pour le multi EJ)
• Mise en place du serveur de rapprochement d’identités 
• Mise en place de Sillage multi-EJ à iso-périmètre avec différents chantiers à mener
  • Unicité des structures
  • Gestion de la connexion des utilisateurs et des droits
  • Reprises des séjours en cours et de l’antériorité
  • Connexion Sillage multi-EJ avec les deux GAM Cpage en bidirectionnel
  • Passage des modules existants en mode multi-EJ : Médicaments, Laboratoire et Localisation/Mouvements
• Déploiement ensuite de Sillage sur Caudan et mise en place de Sillage Psychiatrie sur les services de Caudan et Quimperlé.

Le GHT a déjà franchi deux cap : l’unicité des structures au 01/01/2021 et la migration en V19 le 16/03/2021. Place désormais à la bascule en multi-EJ !

Après 6 mois de mode projet, le Centre Hospitalier Aunay-Bayeux a démarré de façon opérationnelle Sillage Psychiatrie le mardi 23 juin 2020. Il complète donc la liste des hôpitaux généraux ayant déployé leur DPI Sillage sur la spécialité psychiatrique.

Le Centre Hospitalier Aunay-Bayeux est un hôpital général gérant plusieurs spécialités, dont la psychiatrie avec un total de 100 lits. Sillage Psychiatrie, conçu en collaboration avec les professionnels du métier (médecins psychiatres, IDE…), a pour objectif d’être à la fois un dossier patient informatisé (DPI) psychiatrie à part entière pour des établissements publics de santé mentale (EPSM) et un module du DPI Sillage pour les établissements pluridisciplinaires comme Aunay-Bayeux.

Spécificités projet

Le projet s’est déroulé sur une période de 6 mois à la demande de l’établissement, cette mise en œuvre est réalisable sur une durée plus courte. 

Malgré les conditions exceptionnelles liées à la crise sanitaire Covid survenue en plein projet, les délais initiaux ont pu être maintenus grâce à des ajustements sur les intervenants et les dates de prestations.

Une formation des formateurs a permis à l’établissement d’accompagner la montée en compétences de leurs utilisateurs finaux.

Après un démarrage complet sur le service d’hospitalisation pour commencer, une satisfaction des utilisateurs dans les services a été constatée dès les premiers jours.

Le Centre Hospitalier de Melun a démarré Sillage Archives Médicales le 17 juin 2020

Lors de la réunion de lancement du projet le 19 février 2020 au CH de Melun, nous avions projeté le démarrage le 28 Avril. Le contexte Covid nous a contraint à nous adapter pour garder la mobilisation et le dynamisme des référents autour du projet. Ainsi, nous avons mis en place un dispositif efficace pour réaliser à distance les dernières prestations de formations applicatives pour les référents Archives et les secrétaires. 

Ce projet, sous la supervision conjointe de Magali MAZMANIAN, chef de projet DPI et Sandra OULD BOUKHITINE, responsable des secrétariats médicaux et des archives médicales du CH de Melun, trouve sa réussite dans l’investissement et l’implication des agents du service des archives médicales qui cumulent deux modifications majeures dans leur organisation :

• l’utilisation d’un nouvel outil avec le module Sillage Archives Médicales pour la gestion et le suivi des demandes de dossiers médicaux,

• la mise en œuvre d’une nouvelle numérotation des dossiers d’archives médicales et de leur mode de classement sur les rayonnages.

Cette nouvelle organisation facilite le travail des secrétaires médicales, et permet au gré de la relocalisation réelle des dossiers, d’associer le dossier du patient sous Sillage avec son dossier papier.

La reprise de dossiers d’archives d’une application existante n’étant pas possible, le SIB a réalisé un traitement pour générer des dossiers d’archives pour toutes les identités.

Et depuis le 21 septembre 2020, Le CH de MELUN a démarré la prise de rendez-vous en ligne via KELDOC intégré avec SILLAGE Rendez-Vous pour 3 agendas du service de Gynécologie-Obstétrique.

Le Centre Hospitalier de Figeac a rejoint la communauté des établissements bénéficiant du service mutualisé de Contrôle de gestion CDG Web.

Grâce à ce service, la production des Retraitements Comptables (RTC) des données 2019 a été réalisée par les Contrôleurs de gestion de l’équipe Data du SIB, soulageant le responsable financier de cette activité chronophage.

De même, chaque mois des tableaux de bord de pilotage sont fournis, ainsi que des rapports détaillés hebdomadaires.

Les aspects techniques et logiciels sont complètement transparents pour l’utilisateur qui est destinataire de résultats validés et prêts à l’analyse.

Le service en amont est réalisé par les contrôleurs de gestion du SIB et s’appuie sur MAGELLAN hébergé dans le Datacenter du SIB.

Ce service convient particulièrement aux petits établissements n’ayant pas les ressources pour produire les tableaux de bord.

Depuis le 30 avril 2020 le SIB a repris l’hébergement et l’exploitation de la plateforme servicielle de Mégalis. Cette plateforme de services est accessible et utilisée par 80 000 utilisateurs issus de 45 000 entreprises et 2 300 collectivités.

L’objet de cet article est de vous présenter, au milieu de ce beau projet, la brique appelée MyEC3, dont le SIB a repris le développement et la maintenance applicative à l’occasion de la migration de l’hébergement.

MyEC3, c’est quoi en deux mots ?

MyEC3 est une brique applicative offrant deux fonctionnalités principales que sont la gestion des habilitations et le Single Sign-On (SSO).

C’est à partir de MyEC3 que les utilisateurs sont déclarés, que leurs droits sont attribués, tout comme leur appartenance à des structures (collectivités ou entreprises).

MyEC3 se charge ensuite de notifier chaque applicatif abonné des modifications faites sur les utilisateurs, structures…

Le déroulement du projet

Durant la phase projet, de très nombreux échanges ont lieu entre le SIB et les sociétés offrant des services applicatifs au sein de la plateforme :

• La société Libriciel qui édite entre autre Pastell (orchestrateur de processus), S2low (télétransmission) et i-Parapheur (signature électronique) ;
• La société Atexo qui édite la solution de salle des marchés ;
• La société Eolas qui assure le développement du portail web et intranet de Mégalis, s’appuyant sur JCMS de Jalios.

Chacune de leur côté, ces sociétés développent les interfaces consommant les messages de synchronisation que leur envoie MyEC3.

En parallèle de ces travaux plutôt fonctionnels, le SIB a préconisé de moderniser la solution de déploiement et d’exploitation de l’application : répartition de charge active entre serveurs avec mise en place d’une résilience, exploitation conteneurisée, via Docker, plus évolutive, plus performante, plus fiable !

Dans le même temps, des outils de supervision/exploitation élaborés sur le service MyEC3 (Glowroot, Portainer, Prometheus) sont mis en place ainsi qu’une chaîne d’intégration et de déploiement en continu via GitLab pour assurer une TMA professionnelle.

Le SIB fait ainsi bénéficier le service de son expertise d’éditeur et d’hébergeur.

Ce sont actuellement environ 2 500 utilisateurs uniques par jour qui se connectent sur la plateforme pour accéder à différents services. 

La pharmacie clinique est une discipline de santé centrée sur le patient. Elle a pour objectif d’optimiser la prise en charge thérapeutique, à chaque étape du parcours de soins. Confiée aux pharmacies à usage intérieur (PUI) au sein de l’hôpital et du GHT, elle nécessite d’analyser et de vérifier la conformité de l’ensemble des prescriptions, de s’assurer du respect des contre-indications, d’identifier les risques d’interaction médicamenteuse, y compris avec les produits de santé non prescrits ou prescrits par d’autres intervenants non-hospitaliers. Les pharmaciens hospitaliers doivent donc cibler les services, les patients et les prescriptions les plus à risque.

Dans ce contexte, les pharmaciens hospitaliers du CHU de Lille font appel au système expert PharmaClass adossé au dossier patient informatisé Sillage. S’appuyant sur les règles d’analyse pharmaceutique définies par l’établissement et exploitant en temps réel les données des patients générées et gérées par le DPI, le système génère automatiquement des alertes selon les interactions médicamenteuses, les incompatibilités physico-chimiques, la prescription inadaptée compte tenu des résultats biologiques, des changements de dose, des redondances de molécules de même catégorie dans la prescription, selon l’âge ou encore le non-respect de la fréquence d’administration. Les alertes générées par PharmaClass éclairent le pharmacien des causes ou d’information utiles pour gérer les risques détectés. Cela permet également le calcul dynamique d’un score risque patient affiché sur le tableau de bord du pharmacien dans le DPI.

Sillage et PharmaClass permettent d’identifier très rapidement les patients qui nécessitent une attention particulière, lors de la prescription ou au moment d’une modification des informations patient. « Ces solutions permettent une identification quasi en temps réel des situations iatrogènes faisant l’objet d’une règle d’alerte, nous avons donc une grande réactivité vis-à-vis de ces situations » précise Chloé Delannoy-Rousselière, Pharmacienne au CHU de Lille.

Le SIB, éditeur de Sillage, et Keenturtle, éditeur de PharmaClass, ont fait le choix d’utiliser les modes d’interopérabilité les plus avancés, en particulier les flux normalisés FHIR. Ces savoir-faire et l’interopérabilité garantissent d’une part de maximiser la quantité et la qualité de données extraites du DPI nécessaires aux algorithmes de PharmaClass pour produire des alertes pertinentes et d’autre part de faire circuler la connaissance et d’assurer la transférabilité de ce qui réussit dans un hôpital vers un autre.

Cette intégration poussée et structurée via FHIR de PharmaClass et de Sillage était la première réalisée en exploitation en production dans un établissement de santé en 2020.

Sillage Bureautique

Après le démarrage en big-bang de Sillage Circuit du Médicament début juin 2019, c’est le remplacement de la bureautique qui a été opéré, d’abord sur un service pilote mi décembre 2019, puis sur l’ensemble des services du GHT. Cette migration progressive des services vers Sillage Bureautique s’est terminée en mars 2020.
Le remplacement de l’outil bureautique pour les secrétaires et les médecins du CH de Dinan a été mené en parallèle de la mise en place de la dictée numérique ZENIDOC.

Dans le périmètre de ce projet bureautique, nous avons réalisé également :

• La reprise dans SILLAGE de plus d’1,1 million de documents,
• La mise en œuvre de l’envoi des documents de Sillage via la Messagerie Sécurisée et vers le DMP.

Sillage Urgences

Le 23 Juin 2020, Sillage Urgences a démarré avec succès dans le service des Urgences et à l’UHTCD du CH de Dinan. Retour sur les points forts de ce déploiement :

• Un projet mutualisé sur Saint-Malo et Dinan : un des objectifs du projet était d’améliorer les conditions de travail pour les personnels navigant entre les 2 sites. Pour rappel, Sillage Urgences a démarré au CH Saint-Malo en Novembre 2018 . Les référents du CH Dinan ont pu ainsi s’appuyer sur l’expérience et le paramétrage de Saint-Malo.
• Le passage en Sillage V19, un préalable à Sillage Urgences en mode multi-EJ : Ce démarrage a nécessité en prérequis la mise en production de la V19.0.1, version multi-EJ de Sillage Urgences. Grâce à 2 migrations de test, au travail rigoureux de qualification par les référents du GHT en collaboration avec le SIB, à l’accompagnement au changement mis en place par le GHT (vidéo livrée par le SIB, présentation de 30 minutes organisée sur toute une journée par les référents GHT en libre accès pour les professionnels de santé , mémos,..), le passage en V19.0.1 a été maitrisé et Sillage V19 a été adopté immédiatement par les utilisateurs.
• Un outil de formation ludique et adapté : Le Cadre de Santé du service des Urgences,  Frédéric JADAUD, a réalisé un moodle pour former et évaluer la formation de tous les professionnels de son service (Médecin, IDE, AS,..).

Malgré la Covid19 et le changement impliqué par la mise en production de la V19 de Sillage, la mobilisation et l’adaptabilité des équipes projet du GHT, des référents métiers des Urgences et des équipes projet du SIB, ont permis de démarrer avant l’été.

Sillage Obstétrique, Archives et Rendez-vous

Sur le second semestre 2020, la feuille de route du GHT Rance Emeraude était ambitieuse avec le démarrage de nouveaux modules :

• Sillage Obstétrique : au CH de Dinan le 9 Novembre 2020 puis au CH de Saint-Malo le 1^er décembre 2020
• Sillage Archives : au CH de Dinan en Big-Bang le 2 décembre 2020, puis au CH de Saint-Malo, avec la bascule en Archives web 19.1 le 17 Novembre 2020
• Sillage Rendez-vous : au CH Dinan en progressif entre le 23 Novembre et le 2 décembre 2020

Pour permettre ces démarrages, plusieurs chantiers de reprises automatiques, manuelles (dossiers d’archives, rendez-vous, dossiers obstétrique) et d’intégrations ont été menés en amont.

Et de nouveaux projets et modules déployés…

A cette feuille de route ambitieuse, d’autres projets se sont ajoutés sur le dernier trimestre 2020 :

• Déploiement de SILLAGE Localisation/Mouvement en Big-Bang au CH Saint-Malo.
• Déploiement de SILLAGE EHPAD  sur 6 établissements de Saint-Malo, Dinan et Cancale.
• Mise en œuvre d’une intégration Sillage avec le S2RI (serveur de rapprochement d’identité) :  Elle permet aux professionnels de santé territoriaux d’avoir une vue unique d’un dossier patient pris en charge dans les 2 établissements.
• Mise en œuvre de la prescription connectée de Laboratoire Sillage.
• Remplacement de Clinicom par Pastel au CH Dinan
• Réalisation d’un module e-learning Sillage Recueil des Actes pour la formation des médecins de Dinan.

Une collaboration pérenne

La confiance établie depuis plusieurs années sur les projets entre le GHT Rance Emeraude et le SIB se renforce récemment avec le choix de bénéficier d’un responsable client au SIB. Au sein de la nouvelle Direction de la Relation Client au SIB, le responsable client est l’interlocuteur privilégié de l’établissement et assure un suivi personnalisé sur l’ensemble du périmètre des services ou progiciels fournis par le SIB et déjà en production.

Après avoir déployé le DPI Sillage sur les 2 établissements géographiques du CHIC Alençon-Mamers en 2019 et 2020, le cap a été mis fin 2020 sur son extension au sein des 4 autres établissements du GHT : le Centre Psychothérapique de l’Orne, le CH Mortagne, le CH Bellême et le CH Sées, et ce en mode multi-Entité Juridique (multi-EJ).

Rappel du contexte

Le projet de mise en œuvre de Sillage sur le GHT OPS (Orne-Perche-Saosnois) a démarré début 2019.

Le 1er objectif était de déployer Sillage sur le site support du GHT, le CHIC Alençon-Mamers, en remplacement du DPI existant arrivant en fin de maintenance au 31/12/2020,  puis de le déployer sur les autres établissements du GHT.

Le challenge était important : déployer Sillage en 2 ans sur l’ensemble des services du CHIC !

Démarrages réalisés en 2020 :

• Déploiement de Sillage sur l’ensemble des services du CHIC Alençon-Mamers par l’équipe socle GHT en totale autonomie
• Le SIB apporte son accompagnement sur les déploiements et démarrages opérationnels spécifiques :
  • Sillage Urgences
    • au CH Mamers en mai 2020
    • au CH Alençon en septembre 2020
  • Sillage RA/PMSI et Capitools, avec l’aide du MIPIH,
    • dans les services de MCO en septembre 2020
    • dans les services de SSR en janvier 2021

A fin janvier 2021, tous les services du CHIC sont équipés de Sillage, hormis le service d’obstétrique qui sera équipé à fin juin.

Focus sur le chantier Sillage RA/PMSI – Capitools
Ce chantier a été un important travail de construction entre l’établissement, le SIB et le MIPIH, de définition des besoins, de développement et de validation des interfaces entre Sillage et Capitools.
-> Sillage est l’outil de recueil des actes et des diagnostics pour les utilisateurs des unités de soins, et fait partie intégrante du DPI.
-> Capitools est l’outil utilisé au DIM pour l’exploitation des données de PMSI
Une interface bi-directionnelle pour les diagnostics de MCO entre Sillage et Capitools, et une interface mono-directionnelle pour le SSR de Sillage vers Capitools ont ainsi été développées et mises en production.

Vers l’informatisation du GHT

Le projet de déploiement de Sillage sur les 4 autres établissements du GHT a débuté en décembre 2020, avec les premières réunions de cadrage et les états des lieux sur chacun des établissements.

Il s’agit, à terme, de remplacer tous les DPI existants, et de partager les données des patients suivis dans les établissements du GHT, dans une base de données commune Sillage (un Sillage multi-EJ).

Le CPO (Centre Psychothérapique de l’Orne) est le premier à s’informatiser. Il sera suivi du CH Mortagne, dans l’année. Les CH Bellême et Sées migreront sur Sillage l’année suivante.

Très beau challenge !
Un cadencement et un rythme soutenus, mobilisant de nombreuses équipes et personnes du GHT, du SIB et du MIPIH.
C’est la forte implication de toutes les équipes et parties prenantes qui ont rendu et rendent sa réussite possible.
S’appuyer sur une MOA collaborative, constructive et connaissant bien les projets informatiques, est définitivement gage de réussite.

Le centre de Psychothérapie “Les Marronniers”

Ce centre propose différents types d’accompagnement depuis l’hospitalisation complète à l’appartement thérapeutique en passant par le Centre d’Accueil Thérapeutique à Temps Partiel ou encore l’hôpital de jour.

Le projet

L’objectif du projet est de déployer un Sillage Psychiatrie pré-paramétré comportant les modules :

• SILLAGE Dossier Médical et bureautique Psy
• SILLAGE Recueil d’activité
• SILLAGE PMSI
• SILLAGE Mouvements Localisation
• SILLAGE Production de Soins
• SILLAGE Gestion des Rendez-Vous
• SILLAGE Médicaments et SILLAGE Pharmacie
• SILLAGE Gestion des Stupéfiants

Dans la continuité des démarrages de mi 2019, le déploiement de Sillage Dossier Médical de Psychiatrie au Centre de psychothérapie « Les Marronniers » (Groupe AHNAC), s’est finalisé début d’année 2020.

Pour rappel en juin-juillet 2019 les modules suivants avaient été mis en production : Mouvement-Localisation, circuit du médicament, production de Soins, Dossier Patient (Observations, Import de documents bureautiques), RA-PMSI.

Sillage Rendez-Vous et de Sillage Bureautique

Les 14 et 15 janvier 2020 les modules Sillage Rendez-Vous et de Sillage Bureautique incluant les échéanciers ont été mis en production.

Dans le cadre de Sillage bureautique, ce sont 82 documents qui ont été produits afin de répondre aux attentes de l’ensemble des services.  Le démarrage du module bureautique s’est déroulé sans difficulté, dans la mesure où les principes de base étaient connus par les secrétaires depuis le mois de juin.

Concernant le démarrage de Sillage Rendez-Vous qui concernait 14 agendas, la reprise manuelle a été anticipée à partir de janvier 2020 et finalisée au démarrage le 14 janvier 2020. En complément de Sillage Rendez-Vous, , le service de ” rappel de Rendez-Vous par SMS”  a été activé.

Enfin, le déploiement de Sillage DATA a été réalisé via l’installation de l’environnement et au chargement de la base de données. La première formation aux UNIVERS Socle SILLAGE Data s’est déroulée en janvier 2020. Au préalable, les participants avaient suivi une formation WEBI BI4 et administrateur BI4 (formations au catalogue du SIB), prérequis indispensable à la formation aux Univers. A noter qu’une prestation « Produire les indicateurs du programme HOP’EN » avait eu lieu dès le mois de décembre auprès de cet établissement.

En 2020, nous avons concrétisé le travail d’identification réalisé auprès des établissements et remporté l’appel d’offres RGPD du GHT Normandie centre. Nous avons ainsi été nommé DPO des 9 établissements du GHT pour 4 ans.

La première année a été essentiellement orientée sur :

• L‘identification des différents acteurs dans les établissements
• L’identification du SIB comme DPO pour tous les acteurs des établissements
• La mise en place d’une gouvernance de la protection des données à caractère personnel à l’échelle du GHT avec adaptation pour chaque établissement
• La structuration des démarches et des procédures pour la conformité
• La réalisation d’audit RGPD et la création des Plans d’actions associés pour chaque établissement
• La rédaction des premiers éléments du corpus documentaire.

L’objectif du SIB est de construire une démarche commune de mise en conformité au travers de la mise en œuvre d’ateliers de travail autour de grandes thématiques du RGPD telles que le registre des traitements, l’information des agents et des patients, les contrats,… La mutualisation a tout son sens pour gagner en temps et en efficacité.

Les prochaines actions sont la rédaction du registre des traitements pour les 9 établissements. Cette phase est consommatrice en temps et demande un investissement certain des établissements. Les traitements les plus sensibles devront également passer par l’étape Analyse d’impact sur la vie privée. Le DPI en fait partie et constituera à coup sûr un gros chantier.

La mission est pilotée par le DPO, agent du SIB, qui bénéficie du support de tous les membres de l’équipe SIB selon leurs compétences :

• sur des aspects contractuels et légaux,
• sur des aspects spécifiques au registre EPSM et EHPAD
• sur les Registres Recherches
• sur des questions liées spécifiquement aux mesures de sécurité

La connaissance du secteur santé et l’équipe composées d’experts de domaines divers sont les forces du SIB.

Ce modèle d’accompagnement a également séduit 7 établissements du Hainault Cambrésis. Une seconde consultante DPO a pris la charge de cette mission. Basée à l’agence de Lille, elle débute ce nouvel accompagnement avec le support de toute l’équipe.

Malgré le contexte sanitaire “nouveau” avec le 1er confinement en mars 2020, deux établissements ont tout de même décidé de maintenir la mise en production de la version 19 de SILLAGE. Il s’agit des Hôpitaux de Saint Maurice (HSM) et le CHU de Lille.

Ci-dessous quelques précisions sur chacun des 2 projets.

Hôpitaux de Saint-Maurice

Comme beaucoup d’hôpitaux, HSM a souhaité passer le gap ergonomique de Sillage V19 rapidement pour ensuite continuer ses différents projets de déploiement.

Ainsi, l’établissement s’est mis rapidement en ordre de marche, rejoignant calendairement les 2 sites pilotes de qualification pour une mise en production au 1er trimestre 2020. Le tout en maintenant les activités sur les chantiers Sillage en cours.

Quelques informations :

• La formation à l’ergonomie s’est faite essentiellement aux travers d’une campagne forte d’information par mail mais aussi par le biais de leurs clubs utilisateurs internes
• Une assistance rapprochée dans les services les 1ers jours suivant la mise en production

CHU Lille

Au printemps 2019 le choix a été fait, avec le CHU de Lille de développer toutes les évolutions demandées sur la version Sillage v19 (et non pas sur la version 17.2.4). L’établissement est donc rentré très tôt avec le SIB dans une logique de test de cette version dès le mois d’octobre 2019 afin d’en préparer la mise en production pour bénéficier des évolutions commandées.

En parallèle de cette qualification, une forte opération de conduite du changement a été menée pour préparer les utilisateurs à la nouvelle ergonomie Sillage. De nombreuses présentations « plénières » en amphithéâtre ont été organisées.

La mise en production, initialement planifiée début mars a été soumise à décision du Directeur Général du CHU en raison du contexte Covid-19 du moment. La décision courageuse de la maintenir a été prise.

La mise en production a eu lieu dans la nuit du mercredi 11 au jeudi 12 mars 2020. La main a été rendue aux utilisateurs à 4h30 sans problème notable.

Les utilisateurs ont testé la nouvelle ergonomie de Sillage V19

Contexte

Fin 2019, notre dossier patient informatisé Sillage, en V19, a renouvelé son ergonomie ! Beaucoup d’établissements ont migré courant 2020 vers cette nouvelle version.

Nous avons voulu connaître le ressenti d’utilisateurs en organisant un atelier de découverte de la version. L’objectif était de recueillir les réactions des utilisateurs lors de la prise en main de cette nouvelle version (ergonomie, navigation).

Cette action se situe dans le cadre de l’accompagnement au changement que propose le SIB lors d’une montée de version SILLAGE auprès de ses clients.

Organisation de l’atelier

Lors de la journée de “Présentation de Sillage V19” le 3 décembre 2019, nous avons proposé à un échantillon de 6 professionnels de santé – référents DPI dans leurs établissements – de participer à cet atelier. Ces professionnels représentaient 5 établissements. Ils sont infirmiers, secrétaires ou pharmaciens. Côté SIB, trois consultants Sillage ont préparé les scénarios de tests, les jeux d’essai, les questionnaires et les grilles d’observation.

Les avis des utilisateurs

Globalement, la nouvelle ergonomie de Sillage V19 a été appréciée.

Les ajustements réalisés

La synthèse globale de l’atelier a été partagée avec le groupe de travail le 12 décembre 2019.
Des actions de corrections sont décidées et réalisées en séance pour répondre à un certain nombre de remarques.  

Le rôle du SIB et des référents établissement est d’accompagner ces changements par des actions d’information, de paramétrage et de formation afin de réduire au maximum l’impact pour les utilisateurs le jour de la migration.

Enquête “expérience utilisateur” Sillage V19

A la suite des tests utilisateurs, une enquête autour de l’expérience utilisateur du DPI Sillage V19 a été réalisée à partir de juillet 2020 auprès des établissements utilisant Sillage V19.

Les objectifs

• Conforter ou infirmer les choix du SIB sur la nouvelle ergonomie,
• Dans le contexte de la transformation du SIB, les développements du DPI Sillage suivent l’axe utilisateur et métier. Cette enquête qui sera réalisée régulièrement permettra de juger de l’amélioration de l’ergonomie et de l’expérience perçues par les utilisateurs. Une meilleure ergonomie permet notamment de diminuer le temps d’appropriation et d’accompagnement des utilisateurs,
• Permettre à chaque établissement d’avoir un retour des utilisateurs concernant le DPI Sillage par profil,
• Participer à l’amélioration continue du DPI Sillage (évaluation des nouvelles fonctionnalités, fonctionnalités nécessitant des améliorations ou à l’origine d’insatisfaction utilisateur, …).

Les résultats ont été présentés lors des journées Sillage en novembre 2020.

Vous pouvez demander le compte-rendu par mail : info@sib.fr

En fin d’année 2019, certains établissements du GHT du Loiret envisageaient de soumettre des dossiers de financement dans le cadre du Projet Hop’en.

Le projet Hop’en a défini un certain nombre de prérequis à respecter. La mission du SIB était donc de :

• définir et formaliser la politique de sécurité des systèmes d’information du GHT, et la décliner pour chacun des établissements. Cette PSSI est un prérequis de l’exigence P2.4.
• faire un état des lieux établissement par établissement (existence et maturité),  circonscrit aux critères
  • P1.2 : Cellule d’identito-vigilance opérationnelle
  • P2.1 : Plan de reprise d’activité du système d’information et procédure de fonctionnement en mode dégradé et de retour à la normale du SI
  • P2.4 : existence d’un plan d’actions sécurité SI, d’une fonction de responsable sécurité SI et d’une procédure de remontée des incidents
  • P3.2 : Document lié au règlement intérieur formalisant les règles d’accès et d’usage du SI
  • P3.3 : Information du patient sur les conditions d’utilisation des données de santé à caractère personnel

Les exigences P3.4 et P4.2 étaient hors périmètre.
Une première version de la PSSI de GHT a été rédigée suite à l’analyse du corpus documentaire existant. Chaque chapitre a ensuite été revu en ateliers de validation avec les établissements afin d’aboutir à une PSSI adaptée au GHT. La PSSI a ensuite été déclinée pour chaque établissement.

Les audits sur les critères Hop’en ont été menés dans chaque établissement. À l’issue de l’analyse des documents existants, des entretiens ont été menés afin de mesurer les écarts entre les exigences du référentiel et les pratiques des établissements. A partir de la grille d’analyse, un indice de maturité a été calculé et un plan d’action élaboré. L’ensemble des documents a été mis à disposition des établissements.
L’analyse des écarts a permis d’identifier un besoin commun en terme de rédaction de PCA/PRA. Cette mission sera réalisée en 2021 par le SIB.