Depuis la version 19 de Magellan publié en février 2020, les équipes Data, Gestion et Pilotage mettent à disposition des utilisateurs une documentation en ligne.

Une simple URL permet une connexion sécurisée à la documentation Utilisateurs organisée par module : Magellan CDG, comptabilité analytique, portail Décisionnel, restitution Business Objects, Magellan PMSI, …

La présentation de la documentation est organisée par chapitre. Associé à la recherche par mots clés, cela apporte une très grande lisibilité.

La documentation en ligne présente par version l’ensemble des fonctionnalités ainsi qu’un volet technique à destination des informaticiens (prérequis, installation des versions). Chaque nouvelle version de Magellan y est complètement documentée. 

Par ailleurs, cette documentation en ligne permet également d’associer des actualités ciblées, de valoriser des fiches de solution, de présentation des nouvelles prestations, etc. 

L’Association Hospitalière de Bretagne (AHB) a fait le choix de la solution de pilotage Magellan en mars 2019.

C’est le premier ESPIC (Etablissement de santé privé d’intérêt collectif) faisant l’acquisition de Magellan.

L’AHB comprend une activité sanitaire (18 sites de Psychiatrie, 1 unité de Soins de longue durée, 1 service de Médecine et 2 services de Soins de suite) et une activité traitant du Social et Médico-Social représentant 11 établissements.

L’AHB se déploie sur tout le Centre Bretagne, sur les départements des Côtes d’Armor, du Finistère et du Morbihan. Le Centre Hospitalier de Plouguernével (210 lits et 92 places) est spécialisé en psychiatriesectorisée.

Le déploiement de Magellan s’inscrit dans le contexte du programme Hop’En. En effet la mise en œuvre de Magellan permet l’atteinte des cibles du Domaine D5.

Dans ce contexte, la première étape est la construction du Système d’Information Décisionnel (SID) et son alimentation à partir des applications de Production. Cette étape a débuté en septembre 2019. A l’AHB, les données Financières, Ressources Humaines, Activité, et Qualité viennent alimenter le SID.

Des tableaux de bord à destination des pôles sont en cours de définition sur le Portail Décisionnel Magellan pour une diffusion au pôle pilote en juin 2020 et une diffusion générale à tous les pôles en juillet 2020.

A partir de cette date, les réunions de pôles intégreront en support les tableaux de bord mensuels du Portail Décisionnel Magellan, permettant l’atteinte de la cible D5.3 (Utilisation du Tableau de bord dans le cadre du dialogue de gestion).

Au delà du contexte Hop’En, l’AHB s’est doté de l’outil Magellan pour répondre à la problématique de la Comptabilité Analytique, Retraitements Comptables et Comptes de Résultats analytiques.

Au total cette année, ce sont 23 établissements de santé que nous avons accompagnés allant du Centre Hosptalier de proximité au CHU. L’accompagnement est organisé en plages horaires dédiées et se déroule à distance. L’organisation et la réalisation de ces prestations sont un réel défi puisque la période concernée est très courte entre les mois de mai et de juillet.

Le type d’accompagnement est défini à la carte avec le contrôleur de gestion, alternant des phases de remise à niveau, d’assistance à l’utilisation de Magellan, de conseil métier, d’aide au chargement dans ARCANH, et d’assistance aux réponses à apporter à l’Agence Régionale de Santé (ARS). Les établissements peuvent également confier intégralement au SIB la production du RTC, dans le cadre du contrat de maintenance de l’établissement ou sous forme de prestation ponctuelle. L’objectif pour l’établissement est de pallier à une absence du contrôleur de gestion ou à un manque ponctuel de ressources.

Le taux de satisfaction est une nouvelle fois de 100% de « très satisfaits » ou « satisfaits ». Le SIB accompagne également les établissements sur d’autres sujets de Comptabilité d’Analytique Hospitalière (CAH) tels que les études Base d’Angers ENC, l’Analyse des Marges opérationnelles ou l’élaboration de tableaux de bord.

Le Centre Hospitalier de Bretagne Atlantique (CHBA) a fait l’acquisition de du module Dashboard Magellan dédié au bloc opératoire fin 2019. L’établissement est pilote pour la mise en œuvre de ce nouveau module.

Les solutions de pilotage Magellan et Sillage Data permettent de répondre à des besoins d’études médicales et organisationnelles ciblées sur des spécialités et thématiques métiers (Urgences, Obstétrique, dispositif Hôpital en tension, Bloc opératoire, …)

Le bloc opératoire constitue l’un des centres de coûts les plus importants d’une structure de santé. Grâce à l’outil, l’optimisation de son exploitation et la compréhension de son activité permettent des analyses pouvant déboucher sur des gains significatifs en terme d’économies.

Le Dashboard Magellan dédié au bloc opératoire permet le suivi d’indicateurs-clés tels que : temps de vacation, temps réel d’occupation des salles, temps d’ouverture des blocs, temps non utilisé démarrage tardif, temps non utilisé inter interventions, taux de vacations vides, …

L’analyse de ces indicateurs favorise l’identification des points forts et les axes d’amélioration à mettre en place.