Le SIB a accompagné le pôle gérontologie pour la mise en œuvre de la dématérialisation et à l’archivage électronique des processus du dossier administratif des résidants en EHPAD. Mis en place à partir de juin 2019, ce projet s’inscrit dans une volonté forte de continuité de la politique de dématérialisation du Centre Hospitalier de Tourcoing qui a déjà dématérialisé l’intégralité de son dossier agent RH, et assurer l’archivage électronique des flux PESV2.

Le Pôle de Gérontologie comporte quatre EHPAD. A ce titre, les référents administratifs centralisés au sein de la Direction du Pôle de Gérontologie sont amenés à traiter environ 600 dossiers de résidants par an. A cela s’ajoute la nécessité d’intervenir sur des dossiers de résidants sortis des années N -1 (au nombre de 170).

Parmi les principaux enjeux de ce projet, on retrouve : la limitation du recours au papier, la réduction du double classement (papier/numérique), la simplification de l’accès aux documents, la sécurisation de la conservation des documents, la facilitation de la gestion des dossiers au quotidien.

Depuis la mise en production du projet le 04 juin 2019, les gestionnaires du pôle de Gérontologie se servent du système d’archivage électronique pour verser les dossiers des résidants entrant à l’EHPAD au fil de l’eau, au gré des admissions.

Aujourd’hui, tous les dossiers des résidants présents ont été numérisés en masse et intégrés dans le Système d’Archivage Electronique, y compris les dossiers des résidants sortis au cours de l’année 2018, et sont donc accessibles par tous les professionnels autorisés.

C’est actuellement 429 275 documents classés dans le service archivage électronique (Dossier RH des agents, flux PESv2, dossiers d’admission en EHPAD)