Le SITIV (Syndicat intercommunal des technologies de l’information pour les Villes), basé à Vénissieux dans la banlieue sud de Lyon propose depuis octobre 2019 à ses adhérents une solution mutualisée d’archivage électronique hébergée au SIB (sur la base du logiciel AS@LAE, solution open source éditée par Libriciel Scop).

De mai à octobre 2019, l’équipe dématique a accompagné le SITIV dans la mise en œuvre technique, fonctionnelle et organisationnelle de son Service d’Archivage Electronique (SAE) mutualisée. Ces prestations d’AMAO ont consisté à travailler avec le SITIV sur :

• La mise en place d’une plateforme technique d’archivage hébergée en mode SaaS ;
• La mise en œuvre fonctionnelle de l’archivage des flux PES et ACTES des 8 communes (paramétrage, création des profils SEDA, tests, etc.) ;
• L’organisation du service d’archivage mutualisé (groupe de travail archives, rédactions des livrables réglementaires, formation des utilisateurs).

Depuis le mois d’octobre, plus de 7250 dossiers ont été archivés sur la plateforme (ce qui représente à peu près 32000 Mo d’archives conservées)

Le SITIV, structure de mutualisation

Le SITIV est une structure de mutualisation informatique qui fédère 8 communes représentant 220 000 habitants : Corbas, Givors, Grigny, Pierre-Bénite, Rive-de-Gier, Saint-Chamond, Vaulx-en-Velin, Vénissieux.

Le syndicat mutualise des ressources numériques pour permettre l’accélération de la modernisation des villes dans le domaine des usages numériques.

La sécurité des systèmes d’information des villes est un enjeu majeur dans le cadre du développement du numérique et de la dématérialisation croissante des données et un engagement au quotidien du SITIV auprès des villes.
Le SITIV est le premier mutualisant de collectivités territoriales hors Bretagne à adhérer au SIB.

L’archivage électronique et la dématérialisation, un enjeu majeur pour les collectivités

Les collectivités sont amenées à engager dans tous les domaines plusieurs chantiers de dématérialisation (Chaines comptables, marché publics, contrôle de légalité, dossier numérique individuel …).
Or, les archives des collectivités territoriales, en tant qu’archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles : responsabilité de l’autorité territoriale, obligation de récolement, contrôle de la présence physique des documents, locaux de conservation sains, respect des obligations de conservation (type de documents, durée …), procédures d’élimination strictes (autorisation préalable des Archives départementales pour destruction ….) …
Les archives électroniques sont soumises à ces mêmes contraintes. L’archivage électronique est donc un prérequis indispensable à tout projet de dématérialisation.
L’archivage électronique s’inscrit donc dans une gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration.
Le S.I.T.I.V. a décidé, après l’organisation de six groupes de travail,  de s’associer avec le Groupement d’Intérêt Public Santé Informatique Bretagne (G.I.P. S.I.B.), hébergeur public agréé par le Service Interministériel des Archives de France (S.I.A.F.), et prestataire de l’opérateur numérique Mégalis (Collectivités de la Région Bretagne) pour adresser à ses collectivités une solution garantissant une capacité opérationnelle forte. La fin de l’année 2019 verra la mise en production de l’archivage électronique des bordereaux de recettes/dépenses et des délibérations des instances de gouvernances.

(article extrait du site internet du SITIV)