Le SIB a accompagné le pôle gérontologie pour la mise en œuvre de la dématérialisation et à l’archivage électronique des processus du dossier administratif des résidants en EHPAD. Mis en place à partir de juin 2019, ce projet s’inscrit dans une volonté forte de continuité de la politique de dématérialisation du Centre Hospitalier de Tourcoing qui a déjà dématérialisé l’intégralité de son dossier agent RH, et assurer l’archivage électronique des flux PESV2.

Le Pôle de Gérontologie comporte quatre EHPAD. A ce titre, les référents administratifs centralisés au sein de la Direction du Pôle de Gérontologie sont amenés à traiter environ 600 dossiers de résidants par an. A cela s’ajoute la nécessité d’intervenir sur des dossiers de résidants sortis des années N -1 (au nombre de 170).

Parmi les principaux enjeux de ce projet, on retrouve : la limitation du recours au papier, la réduction du double classement (papier/numérique), la simplification de l’accès aux documents, la sécurisation de la conservation des documents, la facilitation de la gestion des dossiers au quotidien.

Depuis la mise en production du projet le 04 juin 2019, les gestionnaires du pôle de Gérontologie se servent du système d’archivage électronique pour verser les dossiers des résidants entrant à l’EHPAD au fil de l’eau, au gré des admissions.

Aujourd’hui, tous les dossiers des résidants présents ont été numérisés en masse et intégrés dans le Système d’Archivage Electronique, y compris les dossiers des résidants sortis au cours de l’année 2018, et sont donc accessibles par tous les professionnels autorisés.

C’est actuellement 429 275 documents classés dans le service archivage électronique (Dossier RH des agents, flux PESv2, dossiers d’admission en EHPAD)

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

La mise en œuvre de la dématérialisation permet d’assurer l’harmonisation et la simplification des processus documentaire et/ou organisationnels.

Concevoir et construire une institution zéro papier pour gagner de l’espace, augmenter l’efficacité en réduisant les tâches annexes, tout en assurant la sécurité de nos données est au cœur des enjeux des institutions publiques et privés.

Les logiciels du quotidien tels que les ERP, DPI, SIRH,.. permettent aujourd’hui de produire des documents nativement numériques. D’autres canaux de production de données sont également à prendre en compte : le mail, le document scanné, la signature, …

Dans les enjeux de la dématérialisation, il faut penser également aux exigences réglementaires. Les données numériques ont un cycle de vie au même titre que les données papiers. Il faut donc se soucier très rapidement de la valeur des données et mettre en œuvre les outils adéquats pour leurs conservations comme la gestion documentaire, le parapheur électronique et l’archivage électronique.

En quoi consiste l’archivage électronique ?

Dans l’univers numérique la sécurité est un enjeu fort. Il faut assurer l’intégrité du document, sa confidentialité, et un niveau de sécurité assurant sa fiabilité pour garantir une présomption probatoire devant une jurisprudence.

Pour choisir le niveau de sécurité adéquat à adopter, il faut répertorier et classifier les documents à préserver ainsi que les personnes qui auront le droit d’accéder à ces données. Le niveau de sécurité d’une copie de pièce d’identité, des pièces d’un dossier agent, ou d’un dossier médical n’est pas semblable.

Plusieurs normes et référentiels documentaires permettent d’aider les institutions dans ce travail mais on peut aussi faire appel aux Archives Départementales, qui en tant que titulaire du contrôle scientifique et technique (CST) par dérogation de l’état, ont une mission de conseil et de contrôle sur ces sujets.

Dans tous les cas, il est impossible de conserver de façon pérenne, en assurant l’intégrité des dossiers et leur sécurité sans passer par la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE).

Pour cela plusieurs solutions s’offrent aux institutions comme l’externalisation chez un tiers archiveur agréé par le service interministériel de France (SIAF), et hébergeur de données de santé (HDS) dans le cas d’un archivage médical.

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’archivage électronique est une brique indispensable lorsque l’on se lance dans une démarche de dématérialisation. Elle s’insère pleinement dans une logique de e-document.

Comment accompagnez-vous les adhérents dans leur processus de dématérialisation ?

L’accompagnement du SIB s’adapte au projet de l’établissement et à sa maturé dans le domaine de la dématérialisation. Un état des lieux (audit) est souvent un moyen efficace de dresser un tableau des besoins et orientations à mettre en œuvre.

Le SIB propose également des audits sur la numérisation afin de mettre en place une procédure de numérisation des documents papier et ainsi être conforme à la norme NFZ-42026.

Un accompagnement projet permettant de mettre en œuvre un périmètre de dématérialisation allant jusqu’à l’archivage électronique des documents est également proposé aux établissements.

Le SIB est également agréé Tiers Archiveur. Nous pouvons donc héberger et gérer les données archivées pour les institutions. Nous sommes également certifié Hébergeur de Données de Santé, ce qui nous permet de conserver dans notre service d’archivage les données de santés de nos adhérents. Un parapheur en mode SaaS fait également partie de nos offres.

Le SITIV (Syndicat intercommunal des technologies de l’information pour les Villes), basé à Vénissieux dans la banlieue sud de Lyon propose depuis octobre 2019 à ses adhérents une solution mutualisée d’archivage électronique hébergée au SIB (sur la base du logiciel AS@LAE, solution open source éditée par Libriciel Scop).

De mai à octobre 2019, l’équipe dématique a accompagné le SITIV dans la mise en œuvre technique, fonctionnelle et organisationnelle de son Service d’Archivage Electronique (SAE) mutualisée. Ces prestations d’AMAO ont consisté à travailler avec le SITIV sur :

• La mise en place d’une plateforme technique d’archivage hébergée en mode SaaS ;
• La mise en œuvre fonctionnelle de l’archivage des flux PES et ACTES des 8 communes (paramétrage, création des profils SEDA, tests, etc.) ;
• L’organisation du service d’archivage mutualisé (groupe de travail archives, rédactions des livrables réglementaires, formation des utilisateurs).

Depuis le mois d’octobre, plus de 7250 dossiers ont été archivés sur la plateforme (ce qui représente à peu près 32000 Mo d’archives conservées)

Le SITIV, structure de mutualisation

Le SITIV est une structure de mutualisation informatique qui fédère 8 communes représentant 220 000 habitants : Corbas, Givors, Grigny, Pierre-Bénite, Rive-de-Gier, Saint-Chamond, Vaulx-en-Velin, Vénissieux.

Le syndicat mutualise des ressources numériques pour permettre l’accélération de la modernisation des villes dans le domaine des usages numériques.

La sécurité des systèmes d’information des villes est un enjeu majeur dans le cadre du développement du numérique et de la dématérialisation croissante des données et un engagement au quotidien du SITIV auprès des villes.
Le SITIV est le premier mutualisant de collectivités territoriales hors Bretagne à adhérer au SIB.

L’archivage électronique et la dématérialisation, un enjeu majeur pour les collectivités

Les collectivités sont amenées à engager dans tous les domaines plusieurs chantiers de dématérialisation (Chaines comptables, marché publics, contrôle de légalité, dossier numérique individuel …).
Or, les archives des collectivités territoriales, en tant qu’archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles : responsabilité de l’autorité territoriale, obligation de récolement, contrôle de la présence physique des documents, locaux de conservation sains, respect des obligations de conservation (type de documents, durée …), procédures d’élimination strictes (autorisation préalable des Archives départementales pour destruction ….) …
Les archives électroniques sont soumises à ces mêmes contraintes. L’archivage électronique est donc un prérequis indispensable à tout projet de dématérialisation.
L’archivage électronique s’inscrit donc dans une gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration.
Le S.I.T.I.V. a décidé, après l’organisation de six groupes de travail,  de s’associer avec le Groupement d’Intérêt Public Santé Informatique Bretagne (G.I.P. S.I.B.), hébergeur public agréé par le Service Interministériel des Archives de France (S.I.A.F.), et prestataire de l’opérateur numérique Mégalis (Collectivités de la Région Bretagne) pour adresser à ses collectivités une solution garantissant une capacité opérationnelle forte. La fin de l’année 2019 verra la mise en production de l’archivage électronique des bordereaux de recettes/dépenses et des délibérations des instances de gouvernances.

(article extrait du site internet du SITIV)