Le projet, débuté en juin 2018, a consisté à mettre en œuvre :

• Le composant de GED (Gestion documentaire) en lien avec Agirh
• Le collecteur Agirh
• L’intégration entre les applications impactées (Agirh, PH7, Magh2)

Le premier composant permet de stocker et référencer les pièces justificatives produites ou numérisées dans Agirh. Ces références sont adressées à PH7 pour association à la paie de l’agent.

En retour de paie, le collecteur récupère le document lié à la référence et permet l’ajout de pièces collectives. L’ensemble est transmis à Magh2 pour le mandatement et l’envoi à la Trésorerie.

L’accompagnement proposé par le SIB a porté sur :

• Les installations techniques,
• Le paramétrage applicatif,
• Les formations aux nouveaux composants,
• L’assistance à la validation du circuit de l’information.

Cette dernière partie a fait l’objet d’échanges réguliers entre les acteurs CHU et SIB, en amont du démarrage mais également en post-démarrage pour réaliser les ajustements, jusqu’à la validation complète en production, au rythme des premières paies de l’année 2019.

Quelques chiffres à fin février 2020 :

• Nombre de Pièces Justificatives individuelles dans le collecteur : 29 118 documents
• Nombre de Pièces Justificatives collectives dans le collecteur : 1 646 documents

Début 2020, le parapheur a été installé. Il permet la signature des décisions. 

Depuis la version 19 de Magellan publié en février 2020, les équipes Data, Gestion et Pilotage mettent à disposition des utilisateurs une documentation en ligne.

Une simple URL permet une connexion sécurisée à la documentation Utilisateurs organisée par module : Magellan CDG, comptabilité analytique, portail Décisionnel, restitution Business Objects, Magellan PMSI, …

La présentation de la documentation est organisée par chapitre. Associé à la recherche par mots clés, cela apporte une très grande lisibilité.

La documentation en ligne présente par version l’ensemble des fonctionnalités ainsi qu’un volet technique à destination des informaticiens (prérequis, installation des versions). Chaque nouvelle version de Magellan y est complètement documentée. 

Par ailleurs, cette documentation en ligne permet également d’associer des actualités ciblées, de valoriser des fiches de solution, de présentation des nouvelles prestations, etc. 

L’Association Hospitalière de Bretagne (AHB) a fait le choix de la solution de pilotage Magellan en mars 2019.

C’est le premier ESPIC (Etablissement de santé privé d’intérêt collectif) faisant l’acquisition de Magellan.

L’AHB comprend une activité sanitaire (18 sites de Psychiatrie, 1 unité de Soins de longue durée, 1 service de Médecine et 2 services de Soins de suite) et une activité traitant du Social et Médico-Social représentant 11 établissements.

L’AHB se déploie sur tout le Centre Bretagne, sur les départements des Côtes d’Armor, du Finistère et du Morbihan. Le Centre Hospitalier de Plouguernével (210 lits et 92 places) est spécialisé en psychiatriesectorisée.

Le déploiement de Magellan s’inscrit dans le contexte du programme Hop’En. En effet la mise en œuvre de Magellan permet l’atteinte des cibles du Domaine D5.

Dans ce contexte, la première étape est la construction du Système d’Information Décisionnel (SID) et son alimentation à partir des applications de Production. Cette étape a débuté en septembre 2019. A l’AHB, les données Financières, Ressources Humaines, Activité, et Qualité viennent alimenter le SID.

Des tableaux de bord à destination des pôles sont en cours de définition sur le Portail Décisionnel Magellan pour une diffusion au pôle pilote en juin 2020 et une diffusion générale à tous les pôles en juillet 2020.

A partir de cette date, les réunions de pôles intégreront en support les tableaux de bord mensuels du Portail Décisionnel Magellan, permettant l’atteinte de la cible D5.3 (Utilisation du Tableau de bord dans le cadre du dialogue de gestion).

Au delà du contexte Hop’En, l’AHB s’est doté de l’outil Magellan pour répondre à la problématique de la Comptabilité Analytique, Retraitements Comptables et Comptes de Résultats analytiques.

Après environ 4 mois de travaux en mode projet, le Centre Hospitalier de Redon a démarré Sillage Psychiatrie en mars 2019. Ce démarrage complète le périmètre fonctionnel Sillage déployé sur l’ensemble de l’établissement.

Spécificités du projet

Pour ce projet, le Centre Hospitalier a fait le choix de ne pas imposer de calendrier contraignant afin d’assurer sereinement les différentes étapes du projet ainsi que les opérations connexes propres au dossier patient. Ce choix a été un des facteurs de succès du démarrage de Sillage Urgences au GHBS.

Un déploiement réussi et bien intégré

Les nouvelles fonctionnalités portées par Sillage Psychiatrie ont été très bien accueillies par les différents utilisateurs des services, jugeant le produit approprié à leur quotidien. Des adaptations de paramétrage ont été mises en production progressivement en amont du démarrage pour intégrer totalement les Urgences dans le SIH et participer à une dynamique positive de changement.

Lors des 9èmes journées des adhérents du SIB, le Groupe hospitalier Artois-Ternois et le SIB ont concrétisé l’adoption du DPI Sillage par le GHT Artois-Ternois (GHAT). Pierre Bertrand, Directeur du GHAT, avait déjà annoncé ce choix lors de ces traditionnels voeux en janvier 2020.

Le Groupement Hospitalier Artois-Ternois regroupe les centres hospitaliers de Arras, Bapaume et Artois-Ternois.

En 2018, le GHAT en quelques chiffres : 3 500 agents hospitaliers, 300 médecins, 23 000 patients pris en charge, 2 300 naissances, 150 000 consultations externes.

Afin de répondre à une stratégie de convergence des systèmes d’information de leurs 3 établissements, le GHAT a constitué un comité de pilotage médico-soignant afin de rechercher le futur DPI, en adéquation avec les attentes des utilisateurs, et avec un périmètre fonctionnel couvrant toute l’offre sanitaire du GHT (MCO, SSR, Psychiatrie, EHPAD). Après consultation, Le GHAT a choisi de remplacer son DPI Clinicom par le DPI Sillage.

Le périmètre fonctionnel représente la quasi-totalité de l’offre DPI du SIB, avec un cadencement et des jalons de déploiements contractualisés.

Dans un premier temps hébergés à l’agence de Rennes afin de respecter les contraintes de planification, les environnements de Formation et Test ont rejoint l’environnement de Production à l’agence de Lille début octobre 2019.

Les phases de déploiements ont été positionnées sur 2 jalons, décembre 2019 et mars 2020, pour le centre hospitalier de Arras.

Les premiers démarrages opérationnels actuellement en production : Chaîne patient mono directionnelle de CLINICOM vers Sillage, Sillage Rendez-Vous, Sillage Bureautique, Sillage Dossier Médical, Sillage Traitement de Documents Numérisés, Sillage Dictée numérique.

Revue de presse :
Interview de avec Pierre Bertrand, directeur général du GHAT, Olivier Morice-Morand, directeur général du SIB, et Hélène Deruddre, directrice numérique et marketing du GHAT. paru sur DSIH
Interview d’Hélène DERUDDRE, Directrice numérique et marketing du GHAT et Dominique Chassagne, chef de projet informatique paru dans le magazine Hospitalia n°45 – mai 2019)

2019 a été l’année de la fusion entre le SIB et e-SIS, l’année du lancement du nouveau projet d’entreprise du SIB … et celle de la refonte de notre site web.
Ce nouveau site est la déclinaison numérique de notre catalogue de services où vous pouvez retrouver toutes les informations sur nos activités :

• le SIB : qui sommes-nous, le projet d’entreprise, démarche qualité et sécurité, démarche RSE, offres d’emplois et de stages
• services métiers :
  • médical (Sillage et ses spécialités, eDen, télémédecine)
  • data et pilotage (Magellan, Magellan GHT, contrôle de gestion…)
  • échanges et coopérations,
  • administratifs (GRH, GAM et GEF)
• prestations et savoir-faire : déploiement et intégration, hébergement, dématérialisation, protection des données et cybersécurité, conseil et support
• formations avec le catalogue de formation en ligne
• actualités (revue de presse, projets, événements…)
• l’accès au portail extranet est toujours présent via le bouton ESPACE MEMBRE

Le SIB a accompagné le pôle gérontologie pour la mise en œuvre de la dématérialisation et à l’archivage électronique des processus du dossier administratif des résidants en EHPAD. Mis en place à partir de juin 2019, ce projet s’inscrit dans une volonté forte de continuité de la politique de dématérialisation du Centre Hospitalier de Tourcoing qui a déjà dématérialisé l’intégralité de son dossier agent RH, et assurer l’archivage électronique des flux PESV2.

Le Pôle de Gérontologie comporte quatre EHPAD. A ce titre, les référents administratifs centralisés au sein de la Direction du Pôle de Gérontologie sont amenés à traiter environ 600 dossiers de résidants par an. A cela s’ajoute la nécessité d’intervenir sur des dossiers de résidants sortis des années N -1 (au nombre de 170).

Parmi les principaux enjeux de ce projet, on retrouve : la limitation du recours au papier, la réduction du double classement (papier/numérique), la simplification de l’accès aux documents, la sécurisation de la conservation des documents, la facilitation de la gestion des dossiers au quotidien.

Depuis la mise en production du projet le 04 juin 2019, les gestionnaires du pôle de Gérontologie se servent du système d’archivage électronique pour verser les dossiers des résidants entrant à l’EHPAD au fil de l’eau, au gré des admissions.

Aujourd’hui, tous les dossiers des résidants présents ont été numérisés en masse et intégrés dans le Système d’Archivage Electronique, y compris les dossiers des résidants sortis au cours de l’année 2018, et sont donc accessibles par tous les professionnels autorisés.

C’est actuellement 429 275 documents classés dans le service archivage électronique (Dossier RH des agents, flux PESv2, dossiers d’admission en EHPAD)

En effet, le CH de Dinan a basculé tous ses services ainsi que sa pharmacie sur Sillage . Ce premier projet, démarré en décembre 2018, possède une double nouveauté, car il s’agit du premier site Sillage multi-EJ ayant basculé son circuit médicament en big-bang.

La suite du projet est la bascule en big-bang dans tous les services, pour les modules :  Sillage RDV, Dossier médical/bureautique, Obstétrique, Sillage Archives médicales, Recueil des actes, PMSI, Urgences.

Après plusieurs étapes de déploiement Sillage ces dernières années, le GHBS (Groupement Hospitalier Bretagne Sud) a lancé son projet de mise en place de Sillage Urgences sur tout le GHT

Le GHBS dispose de 4 services d’Urgences : 1 service à Quimperlé et 3 services à Lorient (1 service d’Urgences Adultes et 1 service d’Urgences Gynéco-Obstétrique et 1 service d’Urgences Pédiatriques).

L’objectif est de mettre en oeuvre la déclinaison Urgences du dossier patient informatisé Sillage Urgences sur l’ensemble du GHT.

Les opérations projet de déploiement ont commencé à partir de janvier 2019 et jusqu’à mi-novembre avec un accompagnement sur site renforcé par le SIB et le GHBS : mobilisation de ressources, mise en place de points de bilans transversaux quotidiens (DSIO, services d’urgences, laboratoire, imagerie, paramédicaux, SIB). 

L’intégralité des fonctionnalités Sillage Urgences ont été mises en place dont le bilan lésionnel (fracturaire et articulaire, corps mou et proposition de codages), la cartographie unifiée, les CERFA, etc.

Première structure publique à avoir été agréée pour l’hébergement de données de santé à caractère personnel en 2010, le groupement d’intérêt public SIB a obtenu cet été les certifications Hébergeur de Données de Santé (HDS) et ISO/IEC 27001:2013.

Regroupant depuis le mois d’avril les groupements d’intérêt public SIB et e-SIS, le SIB et ses équipes ont engagé en 2018 les procédures de certification HDS et 27001 pour les sites rennais et lillois. L’organisme Afnor Certification a délivré au SIB, pour une durée de 3 ans, la certification ISO/IEC 27001:2013 et la certification HDS sur l’ensemble des 6 activités pour les périmètres d’hébergeur d’infrastructure physique et d’hébergeur infogéreur :

• Périmètre d’hébergeur d’infrastructure physique
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle des sites physiques permettant d’héberger l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé,
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement de données de santé,
• Périmètre d’hébergeur infogéreur
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de la plateforme d’hébergement d’applications du système d’information,
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure virtuelle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé,
  • L’administration et l’exploitation du système d’information contenant les données de santé,
  • La sauvegarde de données de santé.

Disponibilité, intégrité et confidentialité des données

La protection et la sécurité des données sont une des préoccupations majeures des équipes du SIB et sous-tendent l’ensemble des activités du groupement d’intérêt public. A ce titre, la protection et la sécurité des données constituent l’un des axes principaux de la roadmap de son offre de services dans le Projet d’Entreprise 2019-2023.

Les certifications HDS et ISO/IEC 27001:2013 attestent du haut niveau de sécurité des services proposés par le SIB et ses équipes ainsi que de la qualité de son Système de Management de la Sécurité de l’Information (SMSI) et des procédures et règles mises en place au SIB.

Ces certifications complètent également la labellisation CNIL « Gouvernance RGPD » attribuée en 2018 par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) attestant des procédures, règles et bonnes pratiques mises en place dans le cadre du traitement des données personnelles dans le contexte d’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

En septembre 2019, le SIB a remporté l’appel d’offres de l’Association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier (ANFH) porté par la région Provence-Alpes-Côtes d’Azur pour réaliser une formation unique d’une journée : « le RGPD dans les établissements de santé ».

Référencée par l’ANFH toutes régions confondues, cette formation est accessible à l’ensemble des établissements publics de santé français (Métropole et DOM-TOM). Les premières sessions ont reçu un très bon accueil et l’ANFH reste pleinement satisfaite de notre prestation.

A ce jour, 3 sessions ont été réalisées pour l’ANFH PACA et une autre session est en cours de planification.

Le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur au 25 mai 2018. Pour s’engager dans la démarche de mise en conformité, mutualiser efforts et investissement, les 9 établissements du GHT Haute Bretagne (centres hospitaliers de Fougères, Redon, Vitré, Janzé, Saint Méen-Le-Grand, Montfort-sur-Meu, Le Grand Fougeray, La Guerche de Bretagne et Les Marches de Bretagne) ont choisi d’être accompagnés par le SIB. Pour 8 des 9 établissements, le SIB a été nommé DPO auprès de la CNIL.

Cet accompagnement est mené en collaboration avec le CHU de Rennes, établissement support, qui a mobilisé des ressources propres pour assurer sa démarche d’«accountability ».

L’accompagnement a débuté en septembre 2019 avec la formation de référents au sein de chacun des établissements sur les principes et nouvelles obligations liées à la mise en application de ce nouveau règlement. A ce jour, chaque référents a suivi deux ateliers méthodologiques et pratiques sur l’élaboration du registre et le respect des droits des patients.

L’atelier ‘droits des patients’ a constitué à présenter et expliquer aux référents des établissements les droits des patients sur leurs données à caractère personnel, ainsi que les conditions d’applications prévues au règlement. De par sa connaissance du secteur, le SIB a apporté son expertise et son devoir de conseil pour mettre ces droits RGPD en regard des obligations d’informations du Code de la Santé Publique.

Des mises à jour ou compléments ont ainsi pu être identifié dans les livrets d’accueil et sur le site web des établissements.

Pour parfaire l’information aux patients, répondre aux exigences du RGPD et du Code de la Santé Publique, un modèle d’affiche sur les droits patients est en cours de définition pour l’ensemble des 9 établissements.

La démarche de mise en conformité se poursuit sur 2020.

Notre offre de formation pour l’année 2020 est désormais intégralement accessible en ligne via notre site web depuis le 16 septembre 2019.

Notre organisme de formation agréé (n° 5335P011135) est référencé DATADOCK. Il vous propose chaque année plus de 300 sessions de formation sur tous les thèmes abordés dans vos établissements : Systèmes d’information hospitaliers, Protection des données, Sécurité informatique, Information technique, Bureautique, Demat & archivage, Développement personnel, Médical, médico-technique & soins, Pilotage et décisionnel, Administratif (GAM, GRH, GEF…)

De nombreux thèmes en lien avec les actualités de nos secteurs sont proposés tels que la cybersécurité, la prévention aux risques attentats, l”amélioration de la qualité de vie au travail…

Le catalogue en ligne vous offre des fonctionnalités accrues :

• Réservation en ligne de places sur les sessions Inter (regroupant des personnes d’entités différentes)
• Demandes de session Intra (pour des personnes d’une même entité)
• Consultation et téléchargement des contenus de formation

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

La mise en œuvre de la dématérialisation permet d’assurer l’harmonisation et la simplification des processus documentaire et/ou organisationnels.

Concevoir et construire une institution zéro papier pour gagner de l’espace, augmenter l’efficacité en réduisant les tâches annexes, tout en assurant la sécurité de nos données est au cœur des enjeux des institutions publiques et privés.

Les logiciels du quotidien tels que les ERP, DPI, SIRH,.. permettent aujourd’hui de produire des documents nativement numériques. D’autres canaux de production de données sont également à prendre en compte : le mail, le document scanné, la signature, …

Dans les enjeux de la dématérialisation, il faut penser également aux exigences réglementaires. Les données numériques ont un cycle de vie au même titre que les données papiers. Il faut donc se soucier très rapidement de la valeur des données et mettre en œuvre les outils adéquats pour leurs conservations comme la gestion documentaire, le parapheur électronique et l’archivage électronique.

En quoi consiste l’archivage électronique ?

Dans l’univers numérique la sécurité est un enjeu fort. Il faut assurer l’intégrité du document, sa confidentialité, et un niveau de sécurité assurant sa fiabilité pour garantir une présomption probatoire devant une jurisprudence.

Pour choisir le niveau de sécurité adéquat à adopter, il faut répertorier et classifier les documents à préserver ainsi que les personnes qui auront le droit d’accéder à ces données. Le niveau de sécurité d’une copie de pièce d’identité, des pièces d’un dossier agent, ou d’un dossier médical n’est pas semblable.

Plusieurs normes et référentiels documentaires permettent d’aider les institutions dans ce travail mais on peut aussi faire appel aux Archives Départementales, qui en tant que titulaire du contrôle scientifique et technique (CST) par dérogation de l’état, ont une mission de conseil et de contrôle sur ces sujets.

Dans tous les cas, il est impossible de conserver de façon pérenne, en assurant l’intégrité des dossiers et leur sécurité sans passer par la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE).

Pour cela plusieurs solutions s’offrent aux institutions comme l’externalisation chez un tiers archiveur agréé par le service interministériel de France (SIAF), et hébergeur de données de santé (HDS) dans le cas d’un archivage médical.

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’archivage électronique est une brique indispensable lorsque l’on se lance dans une démarche de dématérialisation. Elle s’insère pleinement dans une logique de e-document.

Comment accompagnez-vous les adhérents dans leur processus de dématérialisation ?

L’accompagnement du SIB s’adapte au projet de l’établissement et à sa maturé dans le domaine de la dématérialisation. Un état des lieux (audit) est souvent un moyen efficace de dresser un tableau des besoins et orientations à mettre en œuvre.

Le SIB propose également des audits sur la numérisation afin de mettre en place une procédure de numérisation des documents papier et ainsi être conforme à la norme NFZ-42026.

Un accompagnement projet permettant de mettre en œuvre un périmètre de dématérialisation allant jusqu’à l’archivage électronique des documents est également proposé aux établissements.

Le SIB est également agréé Tiers Archiveur. Nous pouvons donc héberger et gérer les données archivées pour les institutions. Nous sommes également certifié Hébergeur de Données de Santé, ce qui nous permet de conserver dans notre service d’archivage les données de santés de nos adhérents. Un parapheur en mode SaaS fait également partie de nos offres.

Les équipes du SIB ont mis en place une nouvelle prestation Sillage Data pour accompagner efficacement les établissements dans la production des indicateurs du programme Hop’En.

Sillage Data est la solution de pilotage basée sur le système d’information médical du DPI Sillage. Elle permet de valoriser les données du DPI et de ses spécialités (Urgences, Obstétrique, Bloc, …).

En y associant les données de la Production de soins et du circuit du Médicament, Sillage Data calcule les indicateurs réglementaires Hop’En, CAQES, … et répond aux besoins d’études médicales ciblées.

Dans le cadre du programme Hop’En, une prestation spécifique est proposée depuis décembre 2019.

L’objectif est de calculer les indicateurs des domaines fonctionnels prioritaires D2 (Dossier Patient Informatisé et interopérabilité DMP) et D3 (Informatisation de la prescription alimentant le plan de soins) à partir de Sillage Data, et cela de façon périodique et automatisée.

La prestation consiste à : adapter le paramétrage à l’environnement de l’établissement, mettre en œuvre le connecteur et charger les données dans Sillage Data, calculer les indicateurs choisis et actualiser le Tableau de bord, vérifier le résultat et le présenter au référent du site, former le référent à la procédure de calcul et de production et aux objets de l’univers BO, mettre la procédure en routine, assister le référent à la compréhension des indicateurs produits.

Au total cette année, ce sont 23 établissements de santé que nous avons accompagnés allant du Centre Hosptalier de proximité au CHU. L’accompagnement est organisé en plages horaires dédiées et se déroule à distance. L’organisation et la réalisation de ces prestations sont un réel défi puisque la période concernée est très courte entre les mois de mai et de juillet.

Le type d’accompagnement est défini à la carte avec le contrôleur de gestion, alternant des phases de remise à niveau, d’assistance à l’utilisation de Magellan, de conseil métier, d’aide au chargement dans ARCANH, et d’assistance aux réponses à apporter à l’Agence Régionale de Santé (ARS). Les établissements peuvent également confier intégralement au SIB la production du RTC, dans le cadre du contrat de maintenance de l’établissement ou sous forme de prestation ponctuelle. L’objectif pour l’établissement est de pallier à une absence du contrôleur de gestion ou à un manque ponctuel de ressources.

Le taux de satisfaction est une nouvelle fois de 100% de « très satisfaits » ou « satisfaits ». Le SIB accompagne également les établissements sur d’autres sujets de Comptabilité d’Analytique Hospitalière (CAH) tels que les études Base d’Angers ENC, l’Analyse des Marges opérationnelles ou l’élaboration de tableaux de bord.

Ce référencement permet au SIB de répondre à tout établissement adhérent à l’UGAP sur les thèmes suivants : rapprochement des identités patient, Solution d’échange entre un patient et un prescripteur médical en mode local ou en mode Cloud, solution de formation et d’information à destination des patients et/ou des médecins, gestion de la messagerie sécurisée de santé (MSS) ou de la carte professionnelle sur SI existant, le RIS, le PACS, le MACS, récupération d’antériorité et migration de données, mise en place d’un archivage DICOM avec ou sans viewer diagnostic dissocié, mise en place d’un archivage neutre (VNA), diffusion externe des examens, solutions de parcours patient en imagerie médicale.

A propos de l’UGAP

L’UGAP accompagne les acteurs du monde de la santé, des établissements de soins, hôpitaux, EHPAD, soins de suite, crèches… Elle les soutient dans les efforts de gestion, d’optimisation et de mutualisation de leurs achats, tout en améliorant la qualité de vie des personnes accueillies et les conditions de travail du personnel soignant. L’UGAP participe activement au programme PHARE-ARMEN.
Son expertise du secteur médical lui permet d’en appréhender les problématiques et les enjeux ; son savoir-faire garantit la mise à disposition d’une offre de matériels, d’équipements et de dispositifs médicaux étendue, de solutions complètes et juridiquement sécurisées.

Le SITIV (Syndicat intercommunal des technologies de l’information pour les Villes), basé à Vénissieux dans la banlieue sud de Lyon propose depuis octobre 2019 à ses adhérents une solution mutualisée d’archivage électronique hébergée au SIB (sur la base du logiciel AS@LAE, solution open source éditée par Libriciel Scop).

De mai à octobre 2019, l’équipe dématique a accompagné le SITIV dans la mise en œuvre technique, fonctionnelle et organisationnelle de son Service d’Archivage Electronique (SAE) mutualisée. Ces prestations d’AMAO ont consisté à travailler avec le SITIV sur :

• La mise en place d’une plateforme technique d’archivage hébergée en mode SaaS ;
• La mise en œuvre fonctionnelle de l’archivage des flux PES et ACTES des 8 communes (paramétrage, création des profils SEDA, tests, etc.) ;
• L’organisation du service d’archivage mutualisé (groupe de travail archives, rédactions des livrables réglementaires, formation des utilisateurs).

Depuis le mois d’octobre, plus de 7250 dossiers ont été archivés sur la plateforme (ce qui représente à peu près 32000 Mo d’archives conservées)

Le SITIV, structure de mutualisation

Le SITIV est une structure de mutualisation informatique qui fédère 8 communes représentant 220 000 habitants : Corbas, Givors, Grigny, Pierre-Bénite, Rive-de-Gier, Saint-Chamond, Vaulx-en-Velin, Vénissieux.

Le syndicat mutualise des ressources numériques pour permettre l’accélération de la modernisation des villes dans le domaine des usages numériques.

La sécurité des systèmes d’information des villes est un enjeu majeur dans le cadre du développement du numérique et de la dématérialisation croissante des données et un engagement au quotidien du SITIV auprès des villes.
Le SITIV est le premier mutualisant de collectivités territoriales hors Bretagne à adhérer au SIB.

L’archivage électronique et la dématérialisation, un enjeu majeur pour les collectivités

Les collectivités sont amenées à engager dans tous les domaines plusieurs chantiers de dématérialisation (Chaines comptables, marché publics, contrôle de légalité, dossier numérique individuel …).
Or, les archives des collectivités territoriales, en tant qu’archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles : responsabilité de l’autorité territoriale, obligation de récolement, contrôle de la présence physique des documents, locaux de conservation sains, respect des obligations de conservation (type de documents, durée …), procédures d’élimination strictes (autorisation préalable des Archives départementales pour destruction ….) …
Les archives électroniques sont soumises à ces mêmes contraintes. L’archivage électronique est donc un prérequis indispensable à tout projet de dématérialisation.
L’archivage électronique s’inscrit donc dans une gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration.
Le S.I.T.I.V. a décidé, après l’organisation de six groupes de travail,  de s’associer avec le Groupement d’Intérêt Public Santé Informatique Bretagne (G.I.P. S.I.B.), hébergeur public agréé par le Service Interministériel des Archives de France (S.I.A.F.), et prestataire de l’opérateur numérique Mégalis (Collectivités de la Région Bretagne) pour adresser à ses collectivités une solution garantissant une capacité opérationnelle forte. La fin de l’année 2019 verra la mise en production de l’archivage électronique des bordereaux de recettes/dépenses et des délibérations des instances de gouvernances.

(article extrait du site internet du SITIV)

En complément de la mise en place du DPI de territoire Sillage, le GHT Orne-Perche-Saosnois a également choisi de mettre en place la spécialité Sillage EHPAD pour son établissement d’Alençon.

Ce module est destiné aussi bien aux hôpitaux généraux qu’aux établissements médico-sociaux.

Parmi ses nombreuses fonctionnalités : résumé/Synthèse, tests/Scores, le DLU (Dossier de Liaison d’Urgence), les grilles AGGIR/PATHOS, histoire, projet et fin de vie, les observations médicales du patient (disponible dans tout le DPI), la gestion des ateliers et activités thérapeutiques.

Le CHICAM est le premier site à déployer Sillage Ehpad. Le lancement du projet s’est étalé sur tout le mois de novembre, à raison de deux services par semaine, en présence de l’équipe de référents DSIO. « Nous avions organisé une présence quasiment quotidienne de la cellule, de 7 heures à minuit, pour pouvoir assister l’ensemble des équipes de soins sur leur première journée d’utilisation, explique Élodie Rioult, chef de projet informatique au CHICAM. C’était indispensable pour que les utilisateurs s’approprient le DPI dans de bonnes conditions, sans blocage et avec une bonne saisie des données. »

Les équipes du SIB étaient régulièrement sur site pour épauler le CHICAM dans son paramétrage. Une présence complétée par une assistance téléphonique ou par mail en cas de besoin. Des intervenants du SIB ont ensuite accompagné les utilisateurs sur place, pendant deux jours.

Huit services ont été informatisés en 2019 avec le DPI Sillage (production de soins, circuit du médicament, dossier médical), soit 160 lits répartis sur deux sites (la résidence Les Pastels d’Alençon et le CH de Mamers) avec deux unités Alzheimer, une unité de soins de longue durée, un Ehpad et une unité de soins de suite et de réadaptation.

La résidence La Dive (80 lits d’Ehpad) localisée à Mamers sera informatisée au cours du premier semestre 2020. Les premiers retours des professionnels de santé ont été très positifs et l’outil permet aux soignants d’être plus exhaustifs que sur papier, ce qui contribue à augmenter la qualité de la prise en charge.

L’informatisation du circuit du médicament a également permis de renforcer la sécurisation et la gestion du circuit du médicament.

Un décret publié le 29 mars 2017 au Journal Officiel encadre l’utilisation du numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (dit “NIR” ou numéro de sécurité sociale) comme identifiant national de référence dans le domaine de la santé et de la sphère médico-sociale, notamment pour l’accès au dossier médical partagé (DMP).

Ce texte vient en application de l’article 193 de la loi de “modernisation de notre système de santé” du 26 janvier 2016, qui prévoit que le NIR constitue l’identifiant de santé des personnes prises en charge dans le champ sanitaire et médico-social.

En début d’année 2019, la Caisse nationale de l’assurance maladie (CNAM) a ouvert les accès aux téléservices DMP v2 et les équipes de développement du SIB ont démarré dans la foulée les travaux nécessaires pour s’interfacer avec cette nouvelle version.Le 20/12/2019, le Centre national de dépôts et d’agréments (CNDA) a indiqué l’homologation sans remarque de la DMP compatibilité V2 du DPI Sillage V19 par la CNAM … dans la continuité de la DMP compatibilité V1 obtenue en 2011.

Le Centre Hospitalier de Bretagne Atlantique (CHBA) a fait l’acquisition de du module Dashboard Magellan dédié au bloc opératoire fin 2019. L’établissement est pilote pour la mise en œuvre de ce nouveau module.

Les solutions de pilotage Magellan et Sillage Data permettent de répondre à des besoins d’études médicales et organisationnelles ciblées sur des spécialités et thématiques métiers (Urgences, Obstétrique, dispositif Hôpital en tension, Bloc opératoire, …)

Le bloc opératoire constitue l’un des centres de coûts les plus importants d’une structure de santé. Grâce à l’outil, l’optimisation de son exploitation et la compréhension de son activité permettent des analyses pouvant déboucher sur des gains significatifs en terme d’économies.

Le Dashboard Magellan dédié au bloc opératoire permet le suivi d’indicateurs-clés tels que : temps de vacation, temps réel d’occupation des salles, temps d’ouverture des blocs, temps non utilisé démarrage tardif, temps non utilisé inter interventions, taux de vacations vides, …

L’analyse de ces indicateurs favorise l’identification des points forts et les axes d’amélioration à mettre en place.

Le GHT : Groupe Hospitalier Mont Saint-Michel comprenant, les centres hospitaliers d’ Avranches-Granville, de Saint-Hilaire-du-Harcouët, de Mortain, de Pontorson, de Saint-James, de Villedieu-les-Poêles et le Centre d’Accueil et de soins de Saint-James, travaille à la mise en œuvre d’un Système d’Information Hospitalier (SIH) Administratif convergent pour l’ensemble de ses établissements.

Il a fait le choix des outils suivants :

• Cpage Gestion économique et financière,
• Cpage Gestion administrative du patient,
• Les services e-Phare2 et PH7 pour la Gestion des Ressources Humaines et la Paie.

Et a également retenu :

• SI Achat (gestion des marchés, décisionnel GHT, …),
• i-Fédération (gestion de l’identifiant unique du patient sur le GHT).

Le lancement du projet a eu lieu en décembre 2019, pour l’ouverture d’exercice 2021.

Le projet de déploiement Cpage est réalisé en sous-traitance de notre partenaire le GIP Cpage. Le SIB intervient en assistance, sur les formations, avant d’assurer le support fonctionnel en post-démarrage. Le volet RH est conduit et mis en œuvre par les équipes Hébergement et Services Associés du SIB.

Ce projet, à fort impact organisationnel, permet au SIB d’apporter sa connaissance des établissements déjà suivis par ses équipes et de participer activement à la mise en œuvre des nouveaux modules choisis par le GHT. 

L’année est marquée par une forte activité, principalement autour de :

Intégration de la paie du CHU de Lille

En premier lieu, suite aux travaux préparatoires entamés courant 2018, la paie du CHU de Lille et de ses 18000 agents a été reprise et calculée à Rennes.

Par ailleurs, plusieurs projets périphériques à la paie ont été lancés pour reprendre et améliorer les services délivrés. Ainsi, l’équipe paie s’est mobilisée pour concevoir et réaliser des nouveaux outils de contrôle et de consultation des états.

Aide à la mise en place du prélèvement à la source

Le prélèvement à la source est entré en vigueur au 1^er janvier 2019. Cette réforme a suscité de nombreuses interrogations et échanges avec les établissements et les agents.

Parallèlement, la chaîne automatisée de calcul de la paie a été revue en profondeur pour : répondre aux contraintes comptables et fiscales instaurées par le prélèvement à la source, accueillir le CHU de Lille et donner la possibilité de faire des mandatements de paies négatives.

Une équipe complète basée à Rennes et à Lille

Sur le plan opérationnel, les agents de l’ex GIP e-SIS rejoignent la base paie du SIB.  L’équipe paie est composée de 8 agents répartis sur Rennes et sur Lille.

Nouvelles mesures et réglementations

En dernier lieu, sur le plan réglementaire, 2019 est une année riche en actualité. De nouvelles mesures sociales ont été instaurées. L’exonération et la défiscalisation des heures supplémentaires s’est avérée difficile à mettre en place dans les établissements de santé.

Certains dispositifs comme l’indemnité compensatrice de CSG et le taux médian de CSG sont d’une grande complexité. Tous ces nouveaux sujets alourdissent la charge de travail et génèrent de l’assistance auxquels le SIB assure un accompagnement.

En 2019, le service paie PH7 du SIB a :

– calculé et expédié 1 643 338 bulletins de paie
– répondu à 4 851 tickets de support créés par ses 164 établissements
– diffusé 18 lettres de paie et plus de 180 pages de consignes de saisie et de préconisations.
L’activité de support aux utilisateurs a augmenté de 20% au cours de cette année.