Depuis la version 19 de Magellan publié en février 2020, les équipes Data, Gestion et Pilotage mettent à disposition des utilisateurs une documentation en ligne.

Une simple URL permet une connexion sécurisée à la documentation Utilisateurs organisée par module : Magellan CDG, comptabilité analytique, portail Décisionnel, restitution Business Objects, Magellan PMSI, …

La présentation de la documentation est organisée par chapitre. Associé à la recherche par mots clés, cela apporte une très grande lisibilité.

La documentation en ligne présente par version l’ensemble des fonctionnalités ainsi qu’un volet technique à destination des informaticiens (prérequis, installation des versions). Chaque nouvelle version de Magellan y est complètement documentée. 

Par ailleurs, cette documentation en ligne permet également d’associer des actualités ciblées, de valoriser des fiches de solution, de présentation des nouvelles prestations, etc. 

2019 a été l’année de la fusion entre le SIB et e-SIS, l’année du lancement du nouveau projet d’entreprise du SIB … et celle de la refonte de notre site web.
Ce nouveau site est la déclinaison numérique de notre catalogue de services où vous pouvez retrouver toutes les informations sur nos activités :

• le SIB : qui sommes-nous, le projet d’entreprise, démarche qualité et sécurité, démarche RSE, offres d’emplois et de stages
• services métiers :
  • médical (Sillage et ses spécialités, eDen, télémédecine)
  • data et pilotage (Magellan, Magellan GHT, contrôle de gestion…)
  • échanges et coopérations,
  • administratifs (GRH, GAM et GEF)
• prestations et savoir-faire : déploiement et intégration, hébergement, dématérialisation, protection des données et cybersécurité, conseil et support
• formations avec le catalogue de formation en ligne
• actualités (revue de presse, projets, événements…)
• l’accès au portail extranet est toujours présent via le bouton ESPACE MEMBRE

Première structure publique à avoir été agréée pour l’hébergement de données de santé à caractère personnel en 2010, le groupement d’intérêt public SIB a obtenu cet été les certifications Hébergeur de Données de Santé (HDS) et ISO/IEC 27001:2013.

Regroupant depuis le mois d’avril les groupements d’intérêt public SIB et e-SIS, le SIB et ses équipes ont engagé en 2018 les procédures de certification HDS et 27001 pour les sites rennais et lillois. L’organisme Afnor Certification a délivré au SIB, pour une durée de 3 ans, la certification ISO/IEC 27001:2013 et la certification HDS sur l’ensemble des 6 activités pour les périmètres d’hébergeur d’infrastructure physique et d’hébergeur infogéreur :

• Périmètre d’hébergeur d’infrastructure physique
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle des sites physiques permettant d’héberger l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé,
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure matérielle du système d’information utilisé pour le traitement de données de santé,
• Périmètre d’hébergeur infogéreur
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de la plateforme d’hébergement d’applications du système d’information,
  • La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure virtuelle du système d’information utilisé pour le traitement des données de santé,
  • L’administration et l’exploitation du système d’information contenant les données de santé,
  • La sauvegarde de données de santé.

Disponibilité, intégrité et confidentialité des données

La protection et la sécurité des données sont une des préoccupations majeures des équipes du SIB et sous-tendent l’ensemble des activités du groupement d’intérêt public. A ce titre, la protection et la sécurité des données constituent l’un des axes principaux de la roadmap de son offre de services dans le Projet d’Entreprise 2019-2023.

Les certifications HDS et ISO/IEC 27001:2013 attestent du haut niveau de sécurité des services proposés par le SIB et ses équipes ainsi que de la qualité de son Système de Management de la Sécurité de l’Information (SMSI) et des procédures et règles mises en place au SIB.

Ces certifications complètent également la labellisation CNIL « Gouvernance RGPD » attribuée en 2018 par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) attestant des procédures, règles et bonnes pratiques mises en place dans le cadre du traitement des données personnelles dans le contexte d’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

En septembre 2019, le SIB a remporté l’appel d’offres de l’Association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier (ANFH) porté par la région Provence-Alpes-Côtes d’Azur pour réaliser une formation unique d’une journée : « le RGPD dans les établissements de santé ».

Référencée par l’ANFH toutes régions confondues, cette formation est accessible à l’ensemble des établissements publics de santé français (Métropole et DOM-TOM). Les premières sessions ont reçu un très bon accueil et l’ANFH reste pleinement satisfaite de notre prestation.

A ce jour, 3 sessions ont été réalisées pour l’ANFH PACA et une autre session est en cours de planification.

Le Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur au 25 mai 2018. Pour s’engager dans la démarche de mise en conformité, mutualiser efforts et investissement, les 9 établissements du GHT Haute Bretagne (centres hospitaliers de Fougères, Redon, Vitré, Janzé, Saint Méen-Le-Grand, Montfort-sur-Meu, Le Grand Fougeray, La Guerche de Bretagne et Les Marches de Bretagne) ont choisi d’être accompagnés par le SIB. Pour 8 des 9 établissements, le SIB a été nommé DPO auprès de la CNIL.

Cet accompagnement est mené en collaboration avec le CHU de Rennes, établissement support, qui a mobilisé des ressources propres pour assurer sa démarche d’«accountability ».

L’accompagnement a débuté en septembre 2019 avec la formation de référents au sein de chacun des établissements sur les principes et nouvelles obligations liées à la mise en application de ce nouveau règlement. A ce jour, chaque référents a suivi deux ateliers méthodologiques et pratiques sur l’élaboration du registre et le respect des droits des patients.

L’atelier ‘droits des patients’ a constitué à présenter et expliquer aux référents des établissements les droits des patients sur leurs données à caractère personnel, ainsi que les conditions d’applications prévues au règlement. De par sa connaissance du secteur, le SIB a apporté son expertise et son devoir de conseil pour mettre ces droits RGPD en regard des obligations d’informations du Code de la Santé Publique.

Des mises à jour ou compléments ont ainsi pu être identifié dans les livrets d’accueil et sur le site web des établissements.

Pour parfaire l’information aux patients, répondre aux exigences du RGPD et du Code de la Santé Publique, un modèle d’affiche sur les droits patients est en cours de définition pour l’ensemble des 9 établissements.

La démarche de mise en conformité se poursuit sur 2020.

Notre offre de formation pour l’année 2020 est désormais intégralement accessible en ligne via notre site web depuis le 16 septembre 2019.

Notre organisme de formation agréé (n° 5335P011135) est référencé DATADOCK. Il vous propose chaque année plus de 300 sessions de formation sur tous les thèmes abordés dans vos établissements : Systèmes d’information hospitaliers, Protection des données, Sécurité informatique, Information technique, Bureautique, Demat & archivage, Développement personnel, Médical, médico-technique & soins, Pilotage et décisionnel, Administratif (GAM, GRH, GEF…)

De nombreux thèmes en lien avec les actualités de nos secteurs sont proposés tels que la cybersécurité, la prévention aux risques attentats, l”amélioration de la qualité de vie au travail…

Le catalogue en ligne vous offre des fonctionnalités accrues :

• Réservation en ligne de places sur les sessions Inter (regroupant des personnes d’entités différentes)
• Demandes de session Intra (pour des personnes d’une même entité)
• Consultation et téléchargement des contenus de formation

Les équipes du SIB ont mis en place une nouvelle prestation Sillage Data pour accompagner efficacement les établissements dans la production des indicateurs du programme Hop’En.

Sillage Data est la solution de pilotage basée sur le système d’information médical du DPI Sillage. Elle permet de valoriser les données du DPI et de ses spécialités (Urgences, Obstétrique, Bloc, …).

En y associant les données de la Production de soins et du circuit du Médicament, Sillage Data calcule les indicateurs réglementaires Hop’En, CAQES, … et répond aux besoins d’études médicales ciblées.

Dans le cadre du programme Hop’En, une prestation spécifique est proposée depuis décembre 2019.

L’objectif est de calculer les indicateurs des domaines fonctionnels prioritaires D2 (Dossier Patient Informatisé et interopérabilité DMP) et D3 (Informatisation de la prescription alimentant le plan de soins) à partir de Sillage Data, et cela de façon périodique et automatisée.

La prestation consiste à : adapter le paramétrage à l’environnement de l’établissement, mettre en œuvre le connecteur et charger les données dans Sillage Data, calculer les indicateurs choisis et actualiser le Tableau de bord, vérifier le résultat et le présenter au référent du site, former le référent à la procédure de calcul et de production et aux objets de l’univers BO, mettre la procédure en routine, assister le référent à la compréhension des indicateurs produits.

Au total cette année, ce sont 23 établissements de santé que nous avons accompagnés allant du Centre Hosptalier de proximité au CHU. L’accompagnement est organisé en plages horaires dédiées et se déroule à distance. L’organisation et la réalisation de ces prestations sont un réel défi puisque la période concernée est très courte entre les mois de mai et de juillet.

Le type d’accompagnement est défini à la carte avec le contrôleur de gestion, alternant des phases de remise à niveau, d’assistance à l’utilisation de Magellan, de conseil métier, d’aide au chargement dans ARCANH, et d’assistance aux réponses à apporter à l’Agence Régionale de Santé (ARS). Les établissements peuvent également confier intégralement au SIB la production du RTC, dans le cadre du contrat de maintenance de l’établissement ou sous forme de prestation ponctuelle. L’objectif pour l’établissement est de pallier à une absence du contrôleur de gestion ou à un manque ponctuel de ressources.

Le taux de satisfaction est une nouvelle fois de 100% de « très satisfaits » ou « satisfaits ». Le SIB accompagne également les établissements sur d’autres sujets de Comptabilité d’Analytique Hospitalière (CAH) tels que les études Base d’Angers ENC, l’Analyse des Marges opérationnelles ou l’élaboration de tableaux de bord.

Ce référencement permet au SIB de répondre à tout établissement adhérent à l’UGAP sur les thèmes suivants : rapprochement des identités patient, Solution d’échange entre un patient et un prescripteur médical en mode local ou en mode Cloud, solution de formation et d’information à destination des patients et/ou des médecins, gestion de la messagerie sécurisée de santé (MSS) ou de la carte professionnelle sur SI existant, le RIS, le PACS, le MACS, récupération d’antériorité et migration de données, mise en place d’un archivage DICOM avec ou sans viewer diagnostic dissocié, mise en place d’un archivage neutre (VNA), diffusion externe des examens, solutions de parcours patient en imagerie médicale.

A propos de l’UGAP

L’UGAP accompagne les acteurs du monde de la santé, des établissements de soins, hôpitaux, EHPAD, soins de suite, crèches… Elle les soutient dans les efforts de gestion, d’optimisation et de mutualisation de leurs achats, tout en améliorant la qualité de vie des personnes accueillies et les conditions de travail du personnel soignant. L’UGAP participe activement au programme PHARE-ARMEN.
Son expertise du secteur médical lui permet d’en appréhender les problématiques et les enjeux ; son savoir-faire garantit la mise à disposition d’une offre de matériels, d’équipements et de dispositifs médicaux étendue, de solutions complètes et juridiquement sécurisées.

Un décret publié le 29 mars 2017 au Journal Officiel encadre l’utilisation du numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (dit “NIR” ou numéro de sécurité sociale) comme identifiant national de référence dans le domaine de la santé et de la sphère médico-sociale, notamment pour l’accès au dossier médical partagé (DMP).

Ce texte vient en application de l’article 193 de la loi de “modernisation de notre système de santé” du 26 janvier 2016, qui prévoit que le NIR constitue l’identifiant de santé des personnes prises en charge dans le champ sanitaire et médico-social.

En début d’année 2019, la Caisse nationale de l’assurance maladie (CNAM) a ouvert les accès aux téléservices DMP v2 et les équipes de développement du SIB ont démarré dans la foulée les travaux nécessaires pour s’interfacer avec cette nouvelle version.Le 20/12/2019, le Centre national de dépôts et d’agréments (CNDA) a indiqué l’homologation sans remarque de la DMP compatibilité V2 du DPI Sillage V19 par la CNAM … dans la continuité de la DMP compatibilité V1 obtenue en 2011.

Le Centre Hospitalier de Bretagne Atlantique (CHBA) a fait l’acquisition de du module Dashboard Magellan dédié au bloc opératoire fin 2019. L’établissement est pilote pour la mise en œuvre de ce nouveau module.

Les solutions de pilotage Magellan et Sillage Data permettent de répondre à des besoins d’études médicales et organisationnelles ciblées sur des spécialités et thématiques métiers (Urgences, Obstétrique, dispositif Hôpital en tension, Bloc opératoire, …)

Le bloc opératoire constitue l’un des centres de coûts les plus importants d’une structure de santé. Grâce à l’outil, l’optimisation de son exploitation et la compréhension de son activité permettent des analyses pouvant déboucher sur des gains significatifs en terme d’économies.

Le Dashboard Magellan dédié au bloc opératoire permet le suivi d’indicateurs-clés tels que : temps de vacation, temps réel d’occupation des salles, temps d’ouverture des blocs, temps non utilisé démarrage tardif, temps non utilisé inter interventions, taux de vacations vides, …

L’analyse de ces indicateurs favorise l’identification des points forts et les axes d’amélioration à mettre en place.

L’année est marquée par une forte activité, principalement autour de :

Intégration de la paie du CHU de Lille

En premier lieu, suite aux travaux préparatoires entamés courant 2018, la paie du CHU de Lille et de ses 18000 agents a été reprise et calculée à Rennes.

Par ailleurs, plusieurs projets périphériques à la paie ont été lancés pour reprendre et améliorer les services délivrés. Ainsi, l’équipe paie s’est mobilisée pour concevoir et réaliser des nouveaux outils de contrôle et de consultation des états.

Aide à la mise en place du prélèvement à la source

Le prélèvement à la source est entré en vigueur au 1^er janvier 2019. Cette réforme a suscité de nombreuses interrogations et échanges avec les établissements et les agents.

Parallèlement, la chaîne automatisée de calcul de la paie a été revue en profondeur pour : répondre aux contraintes comptables et fiscales instaurées par le prélèvement à la source, accueillir le CHU de Lille et donner la possibilité de faire des mandatements de paies négatives.

Une équipe complète basée à Rennes et à Lille

Sur le plan opérationnel, les agents de l’ex GIP e-SIS rejoignent la base paie du SIB.  L’équipe paie est composée de 8 agents répartis sur Rennes et sur Lille.

Nouvelles mesures et réglementations

En dernier lieu, sur le plan réglementaire, 2019 est une année riche en actualité. De nouvelles mesures sociales ont été instaurées. L’exonération et la défiscalisation des heures supplémentaires s’est avérée difficile à mettre en place dans les établissements de santé.

Certains dispositifs comme l’indemnité compensatrice de CSG et le taux médian de CSG sont d’une grande complexité. Tous ces nouveaux sujets alourdissent la charge de travail et génèrent de l’assistance auxquels le SIB assure un accompagnement.

En 2019, le service paie PH7 du SIB a :

– calculé et expédié 1 643 338 bulletins de paie
– répondu à 4 851 tickets de support créés par ses 164 établissements
– diffusé 18 lettres de paie et plus de 180 pages de consignes de saisie et de préconisations.
L’activité de support aux utilisateurs a augmenté de 20% au cours de cette année.