Le projet, débuté en juin 2018, a consisté à mettre en œuvre :

• Le composant de GED (Gestion documentaire) en lien avec Agirh
• Le collecteur Agirh
• L’intégration entre les applications impactées (Agirh, PH7, Magh2)

Le premier composant permet de stocker et référencer les pièces justificatives produites ou numérisées dans Agirh. Ces références sont adressées à PH7 pour association à la paie de l’agent.

En retour de paie, le collecteur récupère le document lié à la référence et permet l’ajout de pièces collectives. L’ensemble est transmis à Magh2 pour le mandatement et l’envoi à la Trésorerie.

L’accompagnement proposé par le SIB a porté sur :

• Les installations techniques,
• Le paramétrage applicatif,
• Les formations aux nouveaux composants,
• L’assistance à la validation du circuit de l’information.

Cette dernière partie a fait l’objet d’échanges réguliers entre les acteurs CHU et SIB, en amont du démarrage mais également en post-démarrage pour réaliser les ajustements, jusqu’à la validation complète en production, au rythme des premières paies de l’année 2019.

Quelques chiffres à fin février 2020 :

• Nombre de Pièces Justificatives individuelles dans le collecteur : 29 118 documents
• Nombre de Pièces Justificatives collectives dans le collecteur : 1 646 documents

Début 2020, le parapheur a été installé. Il permet la signature des décisions. 

L’Association Hospitalière de Bretagne (AHB) a fait le choix de la solution de pilotage Magellan en mars 2019.

C’est le premier ESPIC (Etablissement de santé privé d’intérêt collectif) faisant l’acquisition de Magellan.

L’AHB comprend une activité sanitaire (18 sites de Psychiatrie, 1 unité de Soins de longue durée, 1 service de Médecine et 2 services de Soins de suite) et une activité traitant du Social et Médico-Social représentant 11 établissements.

L’AHB se déploie sur tout le Centre Bretagne, sur les départements des Côtes d’Armor, du Finistère et du Morbihan. Le Centre Hospitalier de Plouguernével (210 lits et 92 places) est spécialisé en psychiatriesectorisée.

Le déploiement de Magellan s’inscrit dans le contexte du programme Hop’En. En effet la mise en œuvre de Magellan permet l’atteinte des cibles du Domaine D5.

Dans ce contexte, la première étape est la construction du Système d’Information Décisionnel (SID) et son alimentation à partir des applications de Production. Cette étape a débuté en septembre 2019. A l’AHB, les données Financières, Ressources Humaines, Activité, et Qualité viennent alimenter le SID.

Des tableaux de bord à destination des pôles sont en cours de définition sur le Portail Décisionnel Magellan pour une diffusion au pôle pilote en juin 2020 et une diffusion générale à tous les pôles en juillet 2020.

A partir de cette date, les réunions de pôles intégreront en support les tableaux de bord mensuels du Portail Décisionnel Magellan, permettant l’atteinte de la cible D5.3 (Utilisation du Tableau de bord dans le cadre du dialogue de gestion).

Au delà du contexte Hop’En, l’AHB s’est doté de l’outil Magellan pour répondre à la problématique de la Comptabilité Analytique, Retraitements Comptables et Comptes de Résultats analytiques.

Après environ 4 mois de travaux en mode projet, le Centre Hospitalier de Redon a démarré Sillage Psychiatrie en mars 2019. Ce démarrage complète le périmètre fonctionnel Sillage déployé sur l’ensemble de l’établissement.

Spécificités du projet

Pour ce projet, le Centre Hospitalier a fait le choix de ne pas imposer de calendrier contraignant afin d’assurer sereinement les différentes étapes du projet ainsi que les opérations connexes propres au dossier patient. Ce choix a été un des facteurs de succès du démarrage de Sillage Urgences au GHBS.

Un déploiement réussi et bien intégré

Les nouvelles fonctionnalités portées par Sillage Psychiatrie ont été très bien accueillies par les différents utilisateurs des services, jugeant le produit approprié à leur quotidien. Des adaptations de paramétrage ont été mises en production progressivement en amont du démarrage pour intégrer totalement les Urgences dans le SIH et participer à une dynamique positive de changement.

Lors des 9èmes journées des adhérents du SIB, le Groupe hospitalier Artois-Ternois et le SIB ont concrétisé l’adoption du DPI Sillage par le GHT Artois-Ternois (GHAT). Pierre Bertrand, Directeur du GHAT, avait déjà annoncé ce choix lors de ces traditionnels voeux en janvier 2020.

Le Groupement Hospitalier Artois-Ternois regroupe les centres hospitaliers de Arras, Bapaume et Artois-Ternois.

En 2018, le GHAT en quelques chiffres : 3 500 agents hospitaliers, 300 médecins, 23 000 patients pris en charge, 2 300 naissances, 150 000 consultations externes.

Afin de répondre à une stratégie de convergence des systèmes d’information de leurs 3 établissements, le GHAT a constitué un comité de pilotage médico-soignant afin de rechercher le futur DPI, en adéquation avec les attentes des utilisateurs, et avec un périmètre fonctionnel couvrant toute l’offre sanitaire du GHT (MCO, SSR, Psychiatrie, EHPAD). Après consultation, Le GHAT a choisi de remplacer son DPI Clinicom par le DPI Sillage.

Le périmètre fonctionnel représente la quasi-totalité de l’offre DPI du SIB, avec un cadencement et des jalons de déploiements contractualisés.

Dans un premier temps hébergés à l’agence de Rennes afin de respecter les contraintes de planification, les environnements de Formation et Test ont rejoint l’environnement de Production à l’agence de Lille début octobre 2019.

Les phases de déploiements ont été positionnées sur 2 jalons, décembre 2019 et mars 2020, pour le centre hospitalier de Arras.

Les premiers démarrages opérationnels actuellement en production : Chaîne patient mono directionnelle de CLINICOM vers Sillage, Sillage Rendez-Vous, Sillage Bureautique, Sillage Dossier Médical, Sillage Traitement de Documents Numérisés, Sillage Dictée numérique.

Revue de presse :
Interview de avec Pierre Bertrand, directeur général du GHAT, Olivier Morice-Morand, directeur général du SIB, et Hélène Deruddre, directrice numérique et marketing du GHAT. paru sur DSIH
Interview d’Hélène DERUDDRE, Directrice numérique et marketing du GHAT et Dominique Chassagne, chef de projet informatique paru dans le magazine Hospitalia n°45 – mai 2019)

Le SIB a accompagné le pôle gérontologie pour la mise en œuvre de la dématérialisation et à l’archivage électronique des processus du dossier administratif des résidants en EHPAD. Mis en place à partir de juin 2019, ce projet s’inscrit dans une volonté forte de continuité de la politique de dématérialisation du Centre Hospitalier de Tourcoing qui a déjà dématérialisé l’intégralité de son dossier agent RH, et assurer l’archivage électronique des flux PESV2.

Le Pôle de Gérontologie comporte quatre EHPAD. A ce titre, les référents administratifs centralisés au sein de la Direction du Pôle de Gérontologie sont amenés à traiter environ 600 dossiers de résidants par an. A cela s’ajoute la nécessité d’intervenir sur des dossiers de résidants sortis des années N -1 (au nombre de 170).

Parmi les principaux enjeux de ce projet, on retrouve : la limitation du recours au papier, la réduction du double classement (papier/numérique), la simplification de l’accès aux documents, la sécurisation de la conservation des documents, la facilitation de la gestion des dossiers au quotidien.

Depuis la mise en production du projet le 04 juin 2019, les gestionnaires du pôle de Gérontologie se servent du système d’archivage électronique pour verser les dossiers des résidants entrant à l’EHPAD au fil de l’eau, au gré des admissions.

Aujourd’hui, tous les dossiers des résidants présents ont été numérisés en masse et intégrés dans le Système d’Archivage Electronique, y compris les dossiers des résidants sortis au cours de l’année 2018, et sont donc accessibles par tous les professionnels autorisés.

C’est actuellement 429 275 documents classés dans le service archivage électronique (Dossier RH des agents, flux PESv2, dossiers d’admission en EHPAD)

En effet, le CH de Dinan a basculé tous ses services ainsi que sa pharmacie sur Sillage . Ce premier projet, démarré en décembre 2018, possède une double nouveauté, car il s’agit du premier site Sillage multi-EJ ayant basculé son circuit médicament en big-bang.

La suite du projet est la bascule en big-bang dans tous les services, pour les modules :  Sillage RDV, Dossier médical/bureautique, Obstétrique, Sillage Archives médicales, Recueil des actes, PMSI, Urgences.

Après plusieurs étapes de déploiement Sillage ces dernières années, le GHBS (Groupement Hospitalier Bretagne Sud) a lancé son projet de mise en place de Sillage Urgences sur tout le GHT

Le GHBS dispose de 4 services d’Urgences : 1 service à Quimperlé et 3 services à Lorient (1 service d’Urgences Adultes et 1 service d’Urgences Gynéco-Obstétrique et 1 service d’Urgences Pédiatriques).

L’objectif est de mettre en oeuvre la déclinaison Urgences du dossier patient informatisé Sillage Urgences sur l’ensemble du GHT.

Les opérations projet de déploiement ont commencé à partir de janvier 2019 et jusqu’à mi-novembre avec un accompagnement sur site renforcé par le SIB et le GHBS : mobilisation de ressources, mise en place de points de bilans transversaux quotidiens (DSIO, services d’urgences, laboratoire, imagerie, paramédicaux, SIB). 

L’intégralité des fonctionnalités Sillage Urgences ont été mises en place dont le bilan lésionnel (fracturaire et articulaire, corps mou et proposition de codages), la cartographie unifiée, les CERFA, etc.

Le SITIV (Syndicat intercommunal des technologies de l’information pour les Villes), basé à Vénissieux dans la banlieue sud de Lyon propose depuis octobre 2019 à ses adhérents une solution mutualisée d’archivage électronique hébergée au SIB (sur la base du logiciel AS@LAE, solution open source éditée par Libriciel Scop).

De mai à octobre 2019, l’équipe dématique a accompagné le SITIV dans la mise en œuvre technique, fonctionnelle et organisationnelle de son Service d’Archivage Electronique (SAE) mutualisée. Ces prestations d’AMAO ont consisté à travailler avec le SITIV sur :

• La mise en place d’une plateforme technique d’archivage hébergée en mode SaaS ;
• La mise en œuvre fonctionnelle de l’archivage des flux PES et ACTES des 8 communes (paramétrage, création des profils SEDA, tests, etc.) ;
• L’organisation du service d’archivage mutualisé (groupe de travail archives, rédactions des livrables réglementaires, formation des utilisateurs).

Depuis le mois d’octobre, plus de 7250 dossiers ont été archivés sur la plateforme (ce qui représente à peu près 32000 Mo d’archives conservées)

Le SITIV, structure de mutualisation

Le SITIV est une structure de mutualisation informatique qui fédère 8 communes représentant 220 000 habitants : Corbas, Givors, Grigny, Pierre-Bénite, Rive-de-Gier, Saint-Chamond, Vaulx-en-Velin, Vénissieux.

Le syndicat mutualise des ressources numériques pour permettre l’accélération de la modernisation des villes dans le domaine des usages numériques.

La sécurité des systèmes d’information des villes est un enjeu majeur dans le cadre du développement du numérique et de la dématérialisation croissante des données et un engagement au quotidien du SITIV auprès des villes.
Le SITIV est le premier mutualisant de collectivités territoriales hors Bretagne à adhérer au SIB.

L’archivage électronique et la dématérialisation, un enjeu majeur pour les collectivités

Les collectivités sont amenées à engager dans tous les domaines plusieurs chantiers de dématérialisation (Chaines comptables, marché publics, contrôle de légalité, dossier numérique individuel …).
Or, les archives des collectivités territoriales, en tant qu’archives publiques, sont soumises à un certain nombre de règles : responsabilité de l’autorité territoriale, obligation de récolement, contrôle de la présence physique des documents, locaux de conservation sains, respect des obligations de conservation (type de documents, durée …), procédures d’élimination strictes (autorisation préalable des Archives départementales pour destruction ….) …
Les archives électroniques sont soumises à ces mêmes contraintes. L’archivage électronique est donc un prérequis indispensable à tout projet de dématérialisation.
L’archivage électronique s’inscrit donc dans une gestion des données numériques par la prise en compte du cycle de vie de l’information ainsi que de la conservation pérenne des données à forte valeur juridique, stratégique et/ou patrimoniale qui sont souvent la seule trace de l’activité de l’administration.
Le S.I.T.I.V. a décidé, après l’organisation de six groupes de travail,  de s’associer avec le Groupement d’Intérêt Public Santé Informatique Bretagne (G.I.P. S.I.B.), hébergeur public agréé par le Service Interministériel des Archives de France (S.I.A.F.), et prestataire de l’opérateur numérique Mégalis (Collectivités de la Région Bretagne) pour adresser à ses collectivités une solution garantissant une capacité opérationnelle forte. La fin de l’année 2019 verra la mise en production de l’archivage électronique des bordereaux de recettes/dépenses et des délibérations des instances de gouvernances.

(article extrait du site internet du SITIV)

En complément de la mise en place du DPI de territoire Sillage, le GHT Orne-Perche-Saosnois a également choisi de mettre en place la spécialité Sillage EHPAD pour son établissement d’Alençon.

Ce module est destiné aussi bien aux hôpitaux généraux qu’aux établissements médico-sociaux.

Parmi ses nombreuses fonctionnalités : résumé/Synthèse, tests/Scores, le DLU (Dossier de Liaison d’Urgence), les grilles AGGIR/PATHOS, histoire, projet et fin de vie, les observations médicales du patient (disponible dans tout le DPI), la gestion des ateliers et activités thérapeutiques.

Le CHICAM est le premier site à déployer Sillage Ehpad. Le lancement du projet s’est étalé sur tout le mois de novembre, à raison de deux services par semaine, en présence de l’équipe de référents DSIO. « Nous avions organisé une présence quasiment quotidienne de la cellule, de 7 heures à minuit, pour pouvoir assister l’ensemble des équipes de soins sur leur première journée d’utilisation, explique Élodie Rioult, chef de projet informatique au CHICAM. C’était indispensable pour que les utilisateurs s’approprient le DPI dans de bonnes conditions, sans blocage et avec une bonne saisie des données. »

Les équipes du SIB étaient régulièrement sur site pour épauler le CHICAM dans son paramétrage. Une présence complétée par une assistance téléphonique ou par mail en cas de besoin. Des intervenants du SIB ont ensuite accompagné les utilisateurs sur place, pendant deux jours.

Huit services ont été informatisés en 2019 avec le DPI Sillage (production de soins, circuit du médicament, dossier médical), soit 160 lits répartis sur deux sites (la résidence Les Pastels d’Alençon et le CH de Mamers) avec deux unités Alzheimer, une unité de soins de longue durée, un Ehpad et une unité de soins de suite et de réadaptation.

La résidence La Dive (80 lits d’Ehpad) localisée à Mamers sera informatisée au cours du premier semestre 2020. Les premiers retours des professionnels de santé ont été très positifs et l’outil permet aux soignants d’être plus exhaustifs que sur papier, ce qui contribue à augmenter la qualité de la prise en charge.

L’informatisation du circuit du médicament a également permis de renforcer la sécurisation et la gestion du circuit du médicament.

Le GHT : Groupe Hospitalier Mont Saint-Michel comprenant, les centres hospitaliers d’ Avranches-Granville, de Saint-Hilaire-du-Harcouët, de Mortain, de Pontorson, de Saint-James, de Villedieu-les-Poêles et le Centre d’Accueil et de soins de Saint-James, travaille à la mise en œuvre d’un Système d’Information Hospitalier (SIH) Administratif convergent pour l’ensemble de ses établissements.

Il a fait le choix des outils suivants :

• Cpage Gestion économique et financière,
• Cpage Gestion administrative du patient,
• Les services e-Phare2 et PH7 pour la Gestion des Ressources Humaines et la Paie.

Et a également retenu :

• SI Achat (gestion des marchés, décisionnel GHT, …),
• i-Fédération (gestion de l’identifiant unique du patient sur le GHT).

Le lancement du projet a eu lieu en décembre 2019, pour l’ouverture d’exercice 2021.

Le projet de déploiement Cpage est réalisé en sous-traitance de notre partenaire le GIP Cpage. Le SIB intervient en assistance, sur les formations, avant d’assurer le support fonctionnel en post-démarrage. Le volet RH est conduit et mis en œuvre par les équipes Hébergement et Services Associés du SIB.

Ce projet, à fort impact organisationnel, permet au SIB d’apporter sa connaissance des établissements déjà suivis par ses équipes et de participer activement à la mise en œuvre des nouveaux modules choisis par le GHT.