Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

La mise en œuvre de la dématérialisation permet d’assurer l’harmonisation et la simplification des processus documentaire et/ou organisationnels.

Concevoir et construire une institution zéro papier pour gagner de l’espace, augmenter l’efficacité en réduisant les tâches annexes, tout en assurant la sécurité de nos données est au cœur des enjeux des institutions publiques et privés.

Les logiciels du quotidien tels que les ERP, DPI, SIRH,.. permettent aujourd’hui de produire des documents nativement numériques. D’autres canaux de production de données sont également à prendre en compte : le mail, le document scanné, la signature, …

Dans les enjeux de la dématérialisation, il faut penser également aux exigences réglementaires. Les données numériques ont un cycle de vie au même titre que les données papiers. Il faut donc se soucier très rapidement de la valeur des données et mettre en œuvre les outils adéquats pour leurs conservations comme la gestion documentaire, le parapheur électronique et l’archivage électronique.

En quoi consiste l’archivage électronique ?

Dans l’univers numérique la sécurité est un enjeu fort. Il faut assurer l’intégrité du document, sa confidentialité, et un niveau de sécurité assurant sa fiabilité pour garantir une présomption probatoire devant une jurisprudence.

Pour choisir le niveau de sécurité adéquat à adopter, il faut répertorier et classifier les documents à préserver ainsi que les personnes qui auront le droit d’accéder à ces données. Le niveau de sécurité d’une copie de pièce d’identité, des pièces d’un dossier agent, ou d’un dossier médical n’est pas semblable.

Plusieurs normes et référentiels documentaires permettent d’aider les institutions dans ce travail mais on peut aussi faire appel aux Archives Départementales, qui en tant que titulaire du contrôle scientifique et technique (CST) par dérogation de l’état, ont une mission de conseil et de contrôle sur ces sujets.

Dans tous les cas, il est impossible de conserver de façon pérenne, en assurant l’intégrité des dossiers et leur sécurité sans passer par la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE).

Pour cela plusieurs solutions s’offrent aux institutions comme l’externalisation chez un tiers archiveur agréé par le service interministériel de France (SIAF), et hébergeur de données de santé (HDS) dans le cas d’un archivage médical.

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’archivage électronique est une brique indispensable lorsque l’on se lance dans une démarche de dématérialisation. Elle s’insère pleinement dans une logique de e-document.

Comment accompagnez-vous les adhérents dans leur processus de dématérialisation ?

L’accompagnement du SIB s’adapte au projet de l’établissement et à sa maturé dans le domaine de la dématérialisation. Un état des lieux (audit) est souvent un moyen efficace de dresser un tableau des besoins et orientations à mettre en œuvre.

Le SIB propose également des audits sur la numérisation afin de mettre en place une procédure de numérisation des documents papier et ainsi être conforme à la norme NFZ-42026.

Un accompagnement projet permettant de mettre en œuvre un périmètre de dématérialisation allant jusqu’à l’archivage électronique des documents est également proposé aux établissements.

Le SIB est également agréé Tiers Archiveur. Nous pouvons donc héberger et gérer les données archivées pour les institutions. Nous sommes également certifié Hébergeur de Données de Santé, ce qui nous permet de conserver dans notre service d’archivage les données de santés de nos adhérents. Un parapheur en mode SaaS fait également partie de nos offres.