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Revue Hospitalière de France - n°542 - septembre octobre 2011 - Portail décisionnel, un outil structurant du dialogue de gestion avec les pôles

Cet article paru le 15 octobre 2011 dans la Revue Hospitalière de France  (RHF) rédigé par Yasmine SAMMOUR, Directrice adjointe, chargée des affaires financières du centre hospitalier Bretagne-Atlantique (Vannes-Auray) présente la démarche de mise en place du Portail Décisionnel MAGELLAN  au sein de l'établissement.

Portail décisionnel, un outil structurant du dialogue de gestion avec les pôles

RHF 542 couverture

Partager l’information décisionnelle au sein de l’hôpital est un choix stratégique. Le centre hospitalier Bretagne-Atlantique a entrepris cette démarche en 2008, optant pour un portail décisionnel personnalisable, dédié à l’ensemble des acteurs et décideurs de l’hôpital, et notamment des trios de pôles. Quatre ans plus tard, le portail  décisionnel Magellan constitue un outil structurant du dialogue de gestion avec les pôles, du suivi de leurs projets et objectifs contractualisés. Outil d’aide à la décision, il contribue à la performance de l’établissement.

La mise en place d’un portail décisionnel au centre hospitalier Bretagne-Atlantique (CHBA) a débuté en 2008. Ce choix stratégique s’inscrit dans un contexte marqué par les grandes réformes traversées par les établissements de santé depuis 2004 : mise en place de la tarification à l’activité, réforme comptable et budgétaire (état prévisionnel des recettes et des dépenses - EPRD), réforme de la nouvelle gouvernance… La loi Hôpital, patients, santé et territoires (HPST) est venue compléter ce mouvement, avec, en particulier, le renforcement des responsabilités du « chef » de pôle, amené à signer, avec le directeur, un « contrat de pôle précisant les objectifs et les moyens du pôle »*, lui-même adossé au projet de pôle. Au centre hospitalier Bretagne-Atlantique, la démarche de contractualisation interne a été lancée fin 2009. Elle s’est traduite par la signature de contrats internes de première génération, signés avec chaque pôle à l’automne 2010 (échéance : 31 décembre 2011).

Ces contrats, courts et volontairement très opérationnels, s’articulent autour de la mise en oeuvre de deux à trois actions : pour l’une, choisie par le pôle en lien avec son projet et pour l’autre, contributive au bon fonctionnement de l’établissement. Les contrats internes prévoient également la mise en place de délégations de gestion en faveur des pôles, sur des domaines identifiés. Des objectifs, en partie chiffrés, sont fixés au pôle - exhaustivité du codage PMSI, délai de production des comptes-rendus, indice de consommation de solution hydro-alcoolique (ICSHA) - avec intéressement. Une évaluation à mi-parcours des contrats de pôle est intervenue en juin 2011. Leur bilan et la préparation des contrats de deuxième génération sont prévus en décembre 2011. Le CHBA est également engagé dans un chantier pilote portant sur la gestion des lits d’un pôle, avec l’aide de l’Agence nationale d’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (ANAP). Ces éléments ont naturellement concouru à créer un besoin, partagé par les chefs de pôle, de disposer d’outils de pilotage regroupant les informations utiles au suivi de leur pôle, de leurs projets et de leurs contrats.

Pilotage décisionnel

[...] le SIB a développé un nouveau portail décisionnel au printemps et à l’été 2010, en s’appuyant sur la technologie QlikView (technologie largement utilisée dans les systèmes décisionnels de nombreux secteurs d’activité). À l’automne
2010, le CHBA s’est porté volontaire pour devenir le premier site à diffuser ce nouveau portail décisionnel. Il est désormais intégré dans Magellan 4, la nouvelle suite d’outils décisionnels éditée et diffusée par le SIB, qui a remplacé Sextant en 2010.

Mise en place du portail décisionnel Magellan

Conditions de réussite

La mise en place d’un portail décisionnel au CHBA a été rendue possible et facilitée par plusieurs facteurs, qui peuvent être assimilés à des facteurs clés de succès :

  • le dialogue de gestion mûri depuis plusieurs années avec les pôles [...]
  • l’intérêt à utiliser l’outil : il s’agit ici de disposer d’un portail « utile », reposant sur un véritable intérêt à agir, grâce à l’introduction des suivis de délégations de gestion, des contrats et des projets de pôle ;
  • l’implication de la direction générale et des directions fonctionnelles (délégataires) : elles garantissent la pertinence des données mises à disposition et leur qualité (induite par rétroaction sur les équipes : à l’exemple de la direction des ressources humaines pour la saisie affinée de l’absentéisme, ou les corrections sur les affectations) ;
  • la fiabilité et la qualité des données mises à disposition, et leur cohérence par rapport aux nombreux autres rapports et documents déjà diffusés (état mensuel d’activité, PMSI, absentéisme, effectifs, etc.) : c’est bien sûr un élément essentiel pour gagner et préserver la confiance des utilisateurs dans l’outil, qui est garanti par des contrôles rigoureux, préalables à la diffusion du portail décisionnel. Une procédure d’alimentation mensuelle du portail a été élaborée. Elle assure une mise à disposition « au plus tôt » (au 20 du mois suivant) d’informations contrôlées auprès des pôles ;
  • l’informatisation avancée et la bonne connaissance du système d’information par le contrôle de gestion.

Fonctionnement

Une brève description du portail décisionnel peut s’articuler autour des points suivants :

  • une navigation sur plusieurs axes dont le temps (par mois, trimestre ou année), les nomenclatures (comptes, produits…), la structure de l’établissement (et ses différents niveaux) assortis de toutes les sélections intermédiaires et regroupements possibles ;
  • des onglets thématiques, portant notamment sur l’activité (en distinguant les indicateurs « administratifs » et les indicateurs PMSI), les ressources humaines, les charges directes, les charges induites, les indicateurs qualité et une vue générale de l’établissement. Les données de la comptabilité analytique, en cours d’intégration, prennent en compte la nouvelle comptabilité analytique hospitalière (CAH) ;
  • une alimentation du portail à partir d’indicateurs, complétés par quelques tableaux de détail (dépenses par produits pour les molécules et dispositifs médicaux en sus par exemple) et des représentations graphiques ;
  • une ergonomie intuitive qui offre à l’utilisateur final une navigation dynamique ;
  • une personnalisation des onglets et tableaux de bord : elle permet à la cellule d’analyse de gestion de les adapter aux spécificités de chaque pôle - facilement et sans connaissances techniques - et de les faire évoluer selon les objectifs contractualisés.

Apports pressentis et effectifs

[...] L’outil, par son ergonomie intuitive, proche des applications utilisées par tous sur Internet, permet, après une prise en main accompagnée (deux séances de deux heures environ) de faciliter le suivi et l’analyse des informations de l’établissement
(pour le directeur et les délégataires) et du pôle (pour son trio). Il a vocation à permettre un suivi dynamique de l’activité et, outil d’aide à la décision, de contribuer à la performance des organisations de l’établissement.

Le portail décisionnel Magellan a été diffusé auprès des trios de chacun des sept pôles cliniques et médico-techniques en 2011. [...]

Perspectives

Plusieurs évolutions sont prévues. Elles feront l’objet des prochaines réunions du groupe de travail, avec notamment l’intégration des indicateurs de l’ANAP. [...]

Le centre hospitalier Bretagne-Atlantique a créé un profil par pôle afin de permettre à chaque trio de disposer d’un environnement adapté à son activité, au suivi de son contrat et de ses projets. Il essaie également de répondre aux questions introduites par la mise en oeuvre du portail décisionnel à travers le dialogue permanent institué en interne, avec les pôles, les délégataires et la direction générale et en externe, avec le SIB, éditeur et diffuseur de l’outil Magellan, et les autres établissements utilisateurs dans le cadre de groupe de travail. L’objectif de la démarche est bien d’être au service des pôles et de la direction, pour accompagner les mouvements en cours : la contractualisation.

* : Art. L. 6146-1, code de la santé publique

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