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MySIH - février 2013 - Big Bang au CHIMM (Meulan-Les Mureaux) !

Cet article paru en février 2013 dans le magazine spécialisé MySIH s'intéresse à la refonte complète du Système d'Information du Centre Hospitalier Intercommunal de Meulan-Les Mureaux (CHIMM).

Le CHI de Meulan-Les Mureaux : Le challenge du changement de l’ensemble des modules du SI !

Une décision fin 2011 de changer intégralement les composantes du SI avec une certification en juin 2013 : Il n’en fallait pas plus pour que my SIH magazine s’intéresse au sujet et fasse le point sur l’avancée des travaux… 

MySIH - CHIMM - fevr 2013

my SIH magazine :: « Tout changer » ? Un exercice périlleux, non ?!

Constant Mbock (Directeur de la Qualité, de la Communication et des Systèmes d’Information)  : Rester sur notre ancienne filière pour déployer un dossier patient multi-sites nous paraissait tout aussi difficile qu’un changement radical qui s’inscrivait, en outre, dans un contexte de modernisation de notre SI. Notre choix s’est porté sur la solution du MIPIH en administratif (PASTEL) et sur celle du SIB côté médical (SILLAGE),  le tout en mode infogérance totale excepté pour l’imagerie et la partie laboratoire. L’intégration Administratif/Médical est assurée par l’EAI Cloverleaf (Enovation). Dans ce projet, nous avons certes opté pour un « big-bang » avec néanmoins des étapes fonctionnelles pour le déploiement : la gestion économique et financière au mois de juin 2012, la GAP en octobre, avec la déclinaison d’une partie du dossier patient (Bureautique, Gestion des mouvements, recueil des actes et des diagnostics et les archives médicales), puis en novembre de la prescription et enfin du dossier médical à proprement dit. 

Pascal LONCHAMBON (Responsable Étude et Projets)   : Il ne faut pas oublier par ailleurs le changement de SIR (dossier d'imagerie) en juin ! En novembre, le service pilote que nous avons commencé à déployer (en médecine) avec la prescription des médicaments, les soins des surveillances et le dossier médical a été opérationnel en quelques jours.

my SIH magazine :: Le challenge est tout de même énorme !?

CM  : La bascule de la gestion économique et financière en milieu d’année nécessite sans cesse des allers retours entre les deux systèmes mais la contrainte de la certification et l’ampleur des chantiers ne permettaient pas de faire autrement. De même, la reprise des identités Patient et séjour afin d'assurer traçabilité du dossier Patient nous a occupés tout au long de l’année 2012. 

PL  : Le leimotiv était simple : rester dans les délais ! Nous connaissons beaucoup d'établissements dans lesquels les projets commencent sans vraiment arriver à terme si ce n'est le déploiement sur un site Pilote. Pour nous il y avait un vrai challenge à réussir le basculement effectif de tout l’établissement qui plus est, sans phase intermédiaire « informatique et papier » dans les services. 

Antonio GARCIA (Cadre Supérieur de Santé)  : Il ne faut pas oublier que notre établissement est composé de différents sites géographiques répartis sur plusieurs communes dont les deux sites principaux sont l'un sur les Mureaux (Campus de formation des métiers de la santé, soins de suite, rééducation, psy) et l'autre sur Meulan (service des urgences, court séjour, plateau technique et soins de longue durée). Il nous fallait donc disposer d’une solution permettant de suivre – par exemple - le parcours d’un patient qui passe de l'orthopédie (à Meulan) vers la rééducation (aux Mureaux). Jusqu’alors, la gestion du dossier « papier » s’avérait très complexe. Aujourd’hui, l'orthopédiste et le rééducateur situés physiquement sur des sites éloignés partagent les mêmes informations de prescription, les radios, etc., en temps réel.

CM : Effectivement, aujourd'hui, grâce au PACS, il n'y a plus de clichés qui transitent d'un site à l’autre. Le PACS en question est celui de GE (General Electric) couplé au RIS XPLORE. Le choix de GE a été fait via le SIB pour des raisons d'intégration au dossier patient mais aussi dans un souci de cohérence avec les projets des tutelles de la Région Ile de France qui ont choisi pour le « Projet région sans film » le PACS de GE. 

my SIH magazine :: Quelle organisation pour de tels projets ?

CM : à la base de notre démarche on retrouve le projet de la Direction Générale et celui de la Direction des Soins sachant que Mr GARCIA a été initialement intégré au projet pour la moitié de son temps de travail avec une charge nettement plus importante depuis janvier 2012. Dès 2011, une première décision a été de recruter une personne chargée de la coordination de l'ensemble des projets, en l'occurrence Mr Pascal LONCHAMBON.

PL  : Je suis arrivé en avril 2012 pour coordonner une équipe de chefs de projet de quatre personnes à répartir par projet (PMSI, Bureautique, Mouvements, Soins, Archives, etc.). Chaque chef de projet a entre deux et cinq dossiers sous sa responsabilité ; mon rôle étant d’assurer la mise en musique de tous ces projets ! Au départ une planification GANTT (MS Project) a permis de fédérer les équipes et d’insuffler une vraie démarche « projet ». Ensuite, les éléments de reporting ont été gérés, pour chaque projet, de manière classique sur la base d’outils bureautique sachant par ailleurs que nous disposons d’une assistante de projet qui joue un rôle essentiel dans le support de coordination. 

my SIH magazine :: Quelles ont été les étapes clés au niveau médical ?

AG  : Service par service, on peut distinguer trois étapes essentielles dans le déploiement de SILLAGE : la prescription médicamenteuse, la programmation des soins et des surveillances et l'intégration complète du dossier médical. Après déploiement du site Pilote (Novembre 2012) et sa qualification en un mois après, nous avons commencé à déployer d'autres services dès la mi Janvier impactant ainsi la plupart des modes de prise en charge : deux services de psychiatrie, deux unités de long séjour et un second service de médecine. Le déploiement aux Urgences et lits Portes (UHCD) du progiciel SILLAGE Urgences est en cours. Nous commençons l'oncologie la semaine prochaine pour finir par la chirurgie fin mars. L'objectif affiché est un basculement complet de l'ensemble du périmètre du projet d'ici fin avril.

my SIH magazine :: Quelles ont été les attentes du personnel tant côté administratif que médical ? 

CM  : En ce qui concerne le personnel administratif c'était de disposer d'un système d'information cohérent avec diverses possibilités de reporting. 

AG  : Côté soignant, un énorme travail avait été fait en amont sur l'harmonisation du Dossier Patient version papier. L’attente était de pouvoir transposer ce travail dans un outil informatique. Le choix du SIB a été en grande partie porté par cette réflexion sachant que SILLAGE nous permet de paramétrer de façon assez ouverte nos éléments - avec néanmoins toutes les limites inhérentes au format de l'écran. Finalement, qualitativement parlant, le dossier est plus riche et les équipes s’y retrouvent. Du côté des craintes, il fallait surtout éviter de se retrouver dans des situations où il ne serait pas possible d’accéder aux données (qui sont hébergées à l’extérieur) ; Le SIB nous a donc proposé un système de sauvegarde locale disponible sur l’ensemble des postes des soignants. Ainsi, même si la liaison est coupée entre le site et le lieu d'infogérance, nous disposons des derniers éléments des dossiers en cours. Ce mode dégradé ne concerne que la visualisation des informations. Toute saisie devra se faire en manuel pour être reprise informatiquement par la suite lors du rétablissement de la liaison informatique. 

my SIH magazine :: le rôle des éditeurs dans ce projet ?

PL : Pour ma part, nous avons la chance d'avoir coté SIB un interlocuteur projet rompu à la gestion de projets et aux déploiements. Ses tableaux de bord sont bien suivis et régulièrement communiqués, qu’il s'agisse de tableaux de bord de gestion du temps ou d'avancement par projet (VA, VSR, etc.). Cette personne dispose de son côté de toute une équipe de leaders par projet sachant qu'aujourd'hui dans la phase charnières actuelle, nous sommes dans un mode de communication pratiquement journalier. Pour nous, c'est un critère primordial pour pouvoir faire avancer des projets aussi ambitieux que les nôtres. 

CM  : Au niveau de notre établissement, certains chefs de projet impliqués dans la partie MIPIH (Projet administratif) au départ ont ensuite basculé vers des projets SIB (Projet Médical). Il est important de souligner que la coopération MIPIH-SIB apparaît tout à fait efficace… tant on sait que dans certains établissements la cohérence du SIH entre la partie administrative la partie médicale n'est pas toujours acquise ! 

my SIH magazine :: La clé du succès ?

AG  : Au niveau des soins, commencer par établir un dossier papier cohérent entre l’ensemble des services et dégager réellement du temps soignant lors des paramétrages informatiques, la symbiose entre utilisateurs et paramétreurs semble incontournable. 

PL  : Être soutenu par la Direction Générale avec une forte volonté de s’inscrire dans une véritable dynamique de changement. 

CM  : Finalement, il n’y a pas de secret : Après le choix du produit adéquat, il suffit d’un fort engagement de la Direction de l’établissement, d’une volonté de travail en commun entre une DSI et une DSSI, le tout coordonné par une chefferie de projet dédiée ! Nous sommes là tous les trois pour vous le prouver !

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Consultez l'article original en ligne sur MySIH.fr  (page 22)