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DSIH - septembre 2012 - Toutes les données SIH au service d'un management intelligent

Cet article paru en septembre 2012 dans le numéro 7 du magazine spécialisé DSIH  s'intéresse à l'un des grands enjeux de la "nouvelle gouvernance": la mise en place d'indicateurs pertinents pour piloter l'hôpital . Il donne la parole à Marianne PRADERE  qui pilote le déploiement de MAGELLAN au sein du CHU de Toulouse .

L'un des grands enjeux de la « nouvelle gouvernance » est de permettre aux directions et aux chefs de pôles médicaux de disposer d'indicateurs pertinents. L’une des problématiques actuelles des établissements de santé est de construire ces indices et de les utiliser à bon escient. Pour mieux cerner cette pratique, DSIH a souhaité avoir à la fois la vision du comptable et celle de l’informaticien. Marianne Pradère, contrôleur de gestion au CHU de Toulouse, et Hélène Sol, DSI au CH d’Avignon, nous ont confié, dans une interview croisée, leurs expériences respectives. Premier indicateur : ces outils de gestion sont devenus indispensables. 

DSIH - septembre 2012 - Toutes les données SIH au service d'un management intelligent

DSIH : Depuis quand et pour quelles raisons êtes-vous entrés dans une politique de gestion à travers la mise en place d’outils décisionnels ?

Marianne Pradère :  Le CHU de Toulouse (3 000 lits) a depuis toujours utilisé des dispositifs de reporting. La réforme de la T2A et, récemment, l’application de la loi HPST, impliquant une plus grande maturité dans le dialogue de gestion avec les pôles, nous ont obligés à donner une dimension nouvelle à nos outils de pilotage. L’acculturation du corps médical et soignant à la gestion doit passer par le partage d’un langage commun et par la mise à disposition rapide des données. Avec l’acquisition et le déploiement du portail Magellan, l’objectif est de centraliser l’information, d’abord techniquement dans un seul entrepôt de données, et ensuite de la regrouper fonctionnellement sous un seul point d’entrée, afin d’éviter que l’utilisateur aille chercher la même donnée dans plusieurs bases et qu’il relève des discordances ; en d’autres termes, n’avoir qu’une seule information fiable, robuste et partagée par tous. Les objectifs recherchés sont multiples. Il faut donner aux exécutifs de pôle les moyens de piloter leurs actions et d’en analyser plus profondément les rouages. La Direction Générale reçoit des tableaux de bord normés qui ne sont pas exclusivement le reflet d’une comptabilité analytique rétrospective. Enfin, notre 3ème objectif est de mettre à la disposition  des directions fonctionnelles les informations dont elles ont besoin pour tenir les objectifs de l’institution. 

Hélène Sol :  Un infocentre existe depuis 1998 au CH d’Avignon, mais son manque de souplesse et la lourdeur de rafraîchissement des données nous ont conduits à réfléchir à une autre voie, radicalement différente. Le CH d’Avignon (911 lits) a procédé fin 2006 au recrutement d’un ingénieur dédié à l’analyse de données. Depuis, la DSI est très active dans le pilotage stratégique et opérationnel de l’établissement : ce chef de projet informatique est affecté à la préparation de statistiques de tous types pour l’ensemble des services et des directions. Le cahier des charges du besoin de statistiques a été écrit en juin 2008, après un recensement des besoins. À l’époque, nous avions le choix entre 2 solutions « classiques » : soit poursuivre l’alimentation de notre infocentre dans la philosophie du Data Warehouse, avec une lourde charge au niveau informatique, soit poursuivre l’exploitation d’outil « à plat », comme SAS ou Business Objects, sur les bases « métiers », avec comme inconvénients de penser les besoins a priori (en particulier les croisements de données) et le manque de souplesse par rapport à une demande ponctuelle. Après une veille technologique poussée, la DSI a proposé une 3ème solution sur la base de prototypes élaborés par elle-même. Cette solution consiste à utiliser des outils statistiques de type vectoriel pour fournir des analyses capables de croiser toutes les données du SIH. 

DSIH : Vous avez choisi 2 outils différents, pouvez-nous les présenter et nous dire en quoi ils aident à la gestion ? 

M. P. : Tout d’abord, pour réussir ce pari, une organisation en mode projet a été mise en place dès le début, avec comme sponsor fort la Direction Générale, permettant de donner toute la portée institutionnelle nécessaire. Il a donc été mis en place un système de gouvernance s’appuyant sur un comité de pilotage fort et représentatif et une équipe projet décisionnelle dédiée. Ensuite, nous avons choisi Magellan, un progiciel de gestion, qui a tous les avantages offerts par les packages analytiques, grâce à un modèle d’organisation des données a priori, des traitements d’alimentation, une documentation technique et fonctionnelle, ainsi qu’une approche modulable et intégrée. L’avantage qui nous a paru essentiel est le recueil de la donnée élémentaire, qui est le socle de tous les calculs, aussi bien pour la comptabilité analytique dans sa version ultime du coût par séjour que pour le portail décisionnel dans une version plus macro. Les informations nécessaires sont récupérées par Magellan, soit au moyen de connecteurs, soit par l’intégration de fichiers plats, souplesse fortement appréciée. Le mode de diffusion de l’information est toujours lié à son destinataire. En fonction de l’interlocuteur, nous pouvons choisir d’exploiter l’information sous tableur Excel, sous Business Objects ou sous QlikView au travers du portail décisionnel et des futurs datamarts métiers, eux aussi accessibles sous QlikView, via une interfaceweb.

H. S. :  L’outil utilisé est QlikView, outil statistique de type vectoriel (même principe que Google). Le choix de cet outil a été motivé par la puissance et la réactivité qu’il offre, critères devenus incontournables dans le pilotage des centres hospitaliers : pourvoir croiser toutes les données disponibles dans le SIH, avec souplesse, sans contrainte et quasiment sans limite. L’outil QlikView permet de construire des projets par extraction et filtrage de millions de données des bases de production en quelques minutes seulement. Ces projets, mis à la disposition d’utilisateurs experts, permettent de réaliser des statistiques à la volée et de creuser les différentes dimensions d’une analyse selon le cheminement de pensée souhaité par l’utilisateur expert. Dans tous ces cas, l’information est « fraîche » car disponible en temps réel, issue directement des bases de production des logiciels. L’établissement utilise cet outil à la fois pour réaliser du pilotage stratégiquepour la Direction Générale et le Directoire (par exemple, prendre des décisions sur les filières de soins à développer, visualiser les ratios coûts/activité par pôle, étudier l’activité du bloc opératoire), mais aussi pour élaborer des statistiques opérationnelles. Prenons un exemple : le tableau de bord « Urgences » a été élaboré pour le Directeur Général et le Chef de service et fournit des informations comme le taux de remplissage des urgences, le nombre de patients en attente… Pour ce service, une statistique donne la disponibilité en lits et des tableaux de bord permettent de piloter l’activité du service en temps réel. Nous avons même placé un écran en salle d’attente des urgences à destination des patients et des familles, qui affiche, en fonction des moyennes d’activité annuelles et des entrées, le temps moyen d’attente et le nombre de passages. Au niveau de la productivité, l’outil QlikView offre des gains très importants : le temps de développement est 10 fois moindre par rapport aux méthodes « classiques » de Business Intelligence. Les délais de rafraîchissement de données sont quasi nuls, même sur de très gros volumes de données ; la réactivité en production de statistiques est grandement améliorée. Enfin, un des objectifs recherchés était d’apporter plus d’autonomie aux utilisateurs dans leur volonté d’analyse des données et de construction de rapports. Il est complètement atteint. Le rendu à l’utilisateur  est très ergonomique, interactif et visuel, l’outil présentant ses résultats sous forme de graphes, dans lesquels il est possible de cliquer pour affiner une analyse ou partir dans une autre dimension.

Propos recueillis par Guillaume Leduc

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Consulter l'article original sur dsih.fr  (page 57)