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DSIH - 29 septembre 2015 - Quelle solution pour optimiser et améliorer l'expédition du courrier de l’hôpital ?

29/09/2015
eCourrier, la solution pour solution pour optimiser et améliorer le traitement du courrier sortant de l’hôpital

Aujourd’hui, alors que la dématérialisation des échanges devient un enjeu incontournable, que cela soit en termes d’amélioration de la gestion et de maîtrise des dépenses de santé, les établissements de santé produisent encore tous les jours énormément de courriers administratifs (sécurité sociale, mutuelles, …) et médicaux (patients, professionnels de santé, …).

Ces courriers « égrenés » - courrier posté et traité individuellement - sont gérés de manière autonome. Alors que le timbre représente 80% du coût d’un pli postal et est en constante augmentation, ces courriers égrenés ne bénéficient d’aucune optimisation particulière au sein de l’hôpital. Au final, leur traitement est coûteux en temps et en argent pour les établissements de santé.

Pour accompagner les établissements de santé dans une 1ère étape vers la dématérialisation des échanges et industrialiser facilement le traitement de l’ensemble de ces courriers (simplifier l’impression et optimiser l’expédition), il existe désormais une solution simple à mettre en place : le service eCourrier proposé par le SIB.

Le service eCourrier, c’est la solution pour tous les établissements de santé qui souhaitent se libérer des différentes tâches de gestion des courriers administratifs et médicaux (impression, mise sous pli et affranchissement) tout en les expédiant au meilleur tarif.

Fonctionnalités et bénéfices

  • Service intuitif rapide à mettre en place dans un établissement et accessible quel que soit le poste de travail
  • Personnalisation et paramétrage des courriers (fond de page, couleur, recto-verso, …)
  • Reconnaissance automatique des documents par code barre 2D
  • Ajout de documents annexes
  • Mise en place de workflow : demande de validation et signature
  • Respect des règles postales
  • Plusieurs modalités d’intégration (imprimante virtuelle, webservices, messagerie sécurisée).
  • Supervision et traçabilité des envois dans une interface de suivi claire et ergonomique
  • Optimisation des coûts d’affranchissement au tarif industriel (économie jusqu’à 25% sur le coût d’affranchissement)
  • Sécurisation de la transmission des données avec un hébergeur agréé de données de santé à caractère personnel
  • Gain de productivité
  • Participation à la normalisation et la fiabilisation de la génération de courriers
  • Evolutivité vers le transfert de copies de courriers vers une solution d’archivage ou de gestion électronique documentaire (GED)

Le service eCourrier s’appuie sur plusieurs expertises et compétences du SIB : éditique (1,4 million documents) et dématique (dématérialisation de supports, d’échanges et de processus) - notamment en tant qu’un des principaux centres de production de paie hospitalière en France (1,2 million de bulletins de salaires par an) - et également hébergement de données de santé à caractère personnel.