Depuis le printemps, les 2400 professionnels de santé du Centre hospitalier Guillaume Régnier (CHGR) ont un nouvel outil de travail au quotidien : le dossier patient informatisé (DPI) Sillage. Édité par le groupement d’intérêt public rennais SIB, ce DPI a pour objectif d’accélérer la transition numérique de l’établissement, de favoriser le développement de « l’aller vers » et le maillage territorial en facilitant les échanges avec l’ensemble des partenaires (ville, hôpital, dispositifs sociaux et médico-sociaux) tout en renforçant la sécurité des données patients. S’appuyant notamment sur un dispositif d’accompagnement au changement innovant, d’un calendrier projet co-construit et respecté, l’adoption de Sillage au sein du 3^ème plus important établissement public de santé mentale en France s’est faite facilement.

Initié en 2019, le projet de modernisation du système d’information du CHGR a franchi une grande étape en avril 2023 avec le déploiement en « big-bang »[1] du dossier patient informatisé Sillage. Après l’étude de plusieurs solutions du marché, le DPI Sillage avait été choisi par un panel de 90 professionnels de santé pour son ergonomie et sa richesse fonctionnelle. Démarré en 2021, après les premières vagues de la crise sanitaire de la COVID, le projet s’est appuyé sur une organisation robuste : des équipes projet et métiers dédiées, un large réseau de « correspondants » fonctionnels au sein de l’établissement et des sites distants, une implication de l’institution et de l’encadrement, un fort accompagnement au changement.

De la co-construction au déploiement en « big-bang » réussi

Rapidement adopté et apprécié par ses utilisateurs au CHGR depuis le 4 avril 2023, le DPI Sillage facilite la prise en charge des patients et offre une meilleure visibilité du parcours patient. Doté d’une ergonomie intuitive, Sillage sécurise les soins en rassemblant toutes les informations du patient. De plus, Sillage réunit toutes les prescriptions au même endroit, les utilisateurs peuvent numériser des documents directement dans le dossier ou encore la cotation EDGAR automatique lors de la validation d’un rendez-vous permet un réel gain de temps au quotidien pour les professionnels de santé.

La préparation, les échanges et le travail des différentes équipes ont permis de répondre à temps aux enjeux d’un établissement comme le CHGR. Grâce à l’implication des équipes de l’établissement et du SIB , il a été possible d’identifier les fonctionnalités essentielles, d’anticiper les paramétrages en étant au plus près des usages réels des utilisateurs finaux, que la date de déploiement en « big-bang » a pu être tenue.

Ainsi, au regard des équipes projet et métiers, réunissant une quinzaine de personnes dédiées à temps plein, ce sont également 51 correspondants référents fonctionnels (médecin, psychologue, ergothérapeute, assistante sociale…) couvrant l’ensemble des services et des sites distants du CHGR qui ont été déployé en proximité de leurs collègues pour les conseiller lors du déploiement ».

Un dispositif d’accompagnement au changement ambitieux

En complément des modalités techniques majeures opérées par les équipes techniques du SIB et du CHGR pour réussir ce déploiement en « big-bang », l’adoption réelle du DPI et l’intégration dans les usages professionnels par ses utilisateurs demeure un enjeu clé.

Compte tenu de son envergure, l’accompagnement au changement des 2400 professionnels de santé s’est appuyé sur un dispositif de formation e-learning construit spécifiquement par le CHGR : parcours de formations en ligne et en présentiel, modules métiers, vidéos. Le dispositif e-learning imaginé, calé sur les usages et les pratiques professionnelles s’est voulu actif, c’est-à-dire avec des exercices permettant de mettre les professionnels de santé en situation réelle pour découvrir et pratiquer leur DPI. A cela s’ajoute les conseils de proximité opérés par les correspondants référents fonctionnels, qui ont été formés en présentiel par le SIB. Et enfin la mise en place d’une équipe d’experts DPI joignable 24h/24 pendant les dix premiers jours suivant le « big-bang ». Une campagne interne de communication a également permis de préparer et d’accompagner sereinement la bascule vers Sillage.

En cohérence avec les orientations du projet d’établissement 2021-2025, le déploiement du DPI Sillage favorise la poursuite du renforcement de l’offre ambulatoire et du développement du principe de l’« aller vers » des personnes en soins au plus proche de leur environnement habituel. La création d’équipes mobiles (Unité Mobile de Soins Intensifs et d’Intervention Précoce, Équipe Mobile Psychiatrie Précarité …) sont des exemples concrets. Ces nouveaux dispositifs mobiles innovants peuvent intervenir dans le parcours de soins psychiatrique au domicile de la personne de manière préventive, en préparation d’une hospitalisation, en complément d’un suivi ambulatoire voire accompagner la sortie d’hospitalisation.

« Le déploiement du DPI Sillage au CHGR a été une réussite grâce à l’implication des équipes, des professionnels utilisateurs et par une gestion de projet à la hauteur de l’enjeu. L’établissement bénéficie désormais d’un DPI unique et complet permettant de faciliter les échanges avec les partenaires, tout en renforçant la coordination interne autour de la qualité et de la sécurité de la prise en charge, conformément aux attendus de la feuille de route du numérique en santé. Ce 4 avril, date du déploiement, n’est toutefois pas une fin et de nombreux chantiers et projets restent à mener. L’amélioration continue du paramétrage et des fonctionnalités du DPI en réponse aux besoins des utilisateurs reste une priorité. Nous travaillons encore très étroitement avec le SIB pour poursuivre les évolutions souhaitées notamment au regard des spécificités de la psychiatrie.

Marion BAZIN-LABBÉ, Directrice adjointe en charge des affaires générales, des finances, du système d’information au Centre Hospitalier Guillaume Régnier.

Grâce à une équipe socle de professionnels de santé dédiés et investis dans leurs missions, ainsi qu’aux approches de l’anthropologie des usages des technologies numériques de Pascal PLANTARD. Nous avons pu créer un dispositif complet, innovant par sa forme et par son approche pédagogique. Une communication la plus large possible, l’intégration de l’encadrement des agents, la création de modules e-learning actifs recréant des situations rencontrées par des professionnels de santé dans l’environnement Sillage, un accompagnement par des pairs formés lors du déploiement et une équipe d’expert DPI dédié ont été notre recette pour réaliser cet exploit qui marquera pour longtemps, les esprits des professionnels qui ont eu à le réaliser. 

Donatien FORET, Ingénieur pédagogique, Centre Hospitalier Guillaume Régnier

Le projet DPI du CHGR représentait un enjeu stratégique pour le SIB en 2020. Nous devions relever ensemble l’enrichissement fonctionnel du DPI Sillage dans le domaine de la santé mentale et travailler main dans la main à une conduite du changement innovante et immersive pour délivrer le projet dans son calendrier. Évidemment, sur un projet de cette envergure, nos équipes projets CHGR et SIB ont été confrontées à des aléas et des challenges à relever. Néanmoins, l’esprit de co-construction, de transparence et de compréhension mutuelle des enjeux et difficultés nous a permis de franchir chacune des étapes pour apporter un accompagnement des équipes métiers à la hauteur des attendus et déployer en big-bang en avril 2023 le nouveau DPI du CHGR avec succès 

Vincent JAMET, Directeur des opérations, SIB.

Ce projet de déploiement du DPI Sillage au CHGR a démarré par une phase de co-construction des équipes projet SIB et CHGR et l’établissement d’un pilotage fort. La motivation de cette période : anticiper les besoins de paramétrage, gérer les risques et assurer leurs pilotages tout au long du projet, établir les fonctionnalités essentielles et celles que nous pouvions reporter après le démarrage, recenser les fonctionnalités à démarrer en amont du « big bang » pour permettre aux futurs utilisateurs de s’approprier peu à peu Sillage et réduire le périmètre fonctionnel le jour J. Proposer un DPI à la hauteur des spécificités de la psychiatrie a été aussi un objectif constant de ce projet. Nous avons donc travaillé étroitement avec notre Direction de l’Offre et le CHGR sur ce sujet, ce qui nous a amené à faire évoluer de façon significative notre DPI pour répondre à ces exigences. La réussite de ce démarrage en « big bang » tient au pilotage étroit de ce projet avec un investissement fort de l’ensemble des acteurs CHGR et SIB et une conduite du changement, assurée par le CHGR, à la hauteur des futurs 2400 utilisateurs. Et surtout une envie commune et constante de réussir mutuellement ! 

Coralie GRULET, Directeur de projet, SIB.

Les informations clés du déploiement du dossier patient Sillage au CHGR

Le Centre Hospitalier Guillaume Régnier (CHGR) :

• Établissement de référence en santé mentale en Bretagne figurant parmi les plus importantes structures françaises de psychiatrie, le CHGR est le 3^ème plus important établissement public de santé mentale en France
• 2400 professionnels de santé utilisateurs du Dossier Patient Informatisé Sillage
• 1625 lits et places
• 9 secteurs psychiatrie adulte et 3 secteurs psychiatrie enfant et adolescent et 1’intersecteur
• File active de plus de 26850 patients et 4274 résidents (au 31/12/2022)

Le Dossier patient informatisé (DPI) Sillage :

• Dossier patient informatisé Sillage développé par le groupement d’intérêt public SIB
• Sillage : 130 établissements de santé dont 23 sites supports de groupements hospitaliers de territoire (GHT)
• SIB est une structure publique de coopération et de mutualisation, spécialisée en services numériques à destination des établissements de santé, des collectivités et des administrations publiques
• Localisé à Rennes et à Lille, le SIB emploie plus de 450 collaborateurs et prestataires
• En forte croissance, le SIB propose plus de 100 nouvelles offres d’emploi en 2023. 

Un nouvel outil numérique au bénéfice des patients et des soignants

• Le 4 avril 2023, le CHGR a déployé en « big-bang » le DPI Sillage auprès de 2400 utilisateurs sur 50 sites, qui ont pris en main simultanément leur nouveau DPI.
• Les avantages principaux : pas de travail en parallèle sur 2 dossiers patient à la fois (le nouveau et l’ancien), pas de double saisie, réduction des risques d’erreurs humaines.
• Préparation entre les équipes du CHGR et du SIB : co-construction, anticipation, pro-activité
• Un dispositif d’accompagnement au changement ambitieux :
  • Formations e-learning construit par le CHGR : parcours de formations, modules métiers, vidéos
  • e-learning « actif » calé sur les usages pour mettre les professionnels de santé en situation réelle de pratiques professionnelles dans leur nouveau DPI
  • 51 correspondants pour assurer les conseils de proximité dans les différents services et sites distants
  • Une équipe d’experts DPI joignable 24h/24 pendant les 10 premiers jours suivant le déploiement
  • Une campagne interne de communication a également permis de préparer et d’accompagner sereinement la bascule vers Sillage.

[1] Déploiement de la solution auprès de l’ensemble des utilisateurs en une seule fois