DSIH n°29 – février 2020 par Pierre Derrouch

En février 2019, le groupement hospitalier de territoire Orne-Perche-Saosnois qui compte cinq établissements (1) retenait l’offre Sillage du SIB pour son dossier patient informatisé de territoire. Un an après ce choix, huit services du Centre hospitalier intercommunal Alençon-Mamers – établissement support du GHT – sont déjà équipés de la solution. Une avancée efficace soutenue par la volonté forte du Chicam de tenir le calendrier de la convergence de cette brique fonctionnelle essentielle.

Dès mars 2019, le Centre hospitalier intercommunal Alençon-Mamers, sous l’impulsion de la Direction des systèmes d’information et de l’organisation, s’est lancé dans les opérations préparatoires au déploiement de Sillage sur son site. Pendant neuf mois, le Chicam a réussi le tour de force de réaliser conjointement la formation des futurs utilisateurs, le paramétrage du DPI, la migration de sa base Sillage en hébergement au SIB, la mise en oeuvre des flux, le big bang bureautique et enfin, en novembre, la production de soins en gériatrie. Tous ces chantiers ont pu être menés à bien grâce aux moyens humains nécessaires que la direction n’a pas hésité à allouer pour tenir un planning aussi dense que serré.
Une organisation adaptée

Une organisation adaptée

Plusieurs groupes de référents, formés entre mars et avril 2019 par le SIB, ont été mis en place. Du côté de la DSIO, une cellule a ainsi réuni une infirmière, une secrétaire médicale et deux informaticiens. Un groupe de référents fort de deux cadres de santé et autant d’infirmières a été constitué pour le volet « Production de soins ». Pour le volet « Bureautique », ce sont deux représentantes du médecin DIM (une secrétaire médicale et une technicienne de l’information médicale) et trois secrétaires médicales (pour le paramétrage des matériels de bureautique) qui se sont investies dans le projet. S’y sont ajoutés les référents des prestataires : deux biologistes, un technicien et un cadre pour le laboratoire ; un préparateur et deux pharmaciens à la phar macie, pour le paramétrage du livret et des armoires de médicaments notamment. Sans oublier les référents transversaux qui ont participé plus ponctuellement aux réunions de travail.

Un fort investissement des référents

« La direction a vraiment pris la mesure de l’ampleur du projet. Nous partions de zéro pour le paramétrage de notre nouveau DPI et avions besoin de ressources pour nous aider », rapporte Élodie Rioult, chef de projet informatique en charge de l’organisation des séances de travail sur l’année. Les chiffres sont éloquents : pour le seul volet « Production de soins », chaque référent a pu consacrer deux jours de travail par semaine au projet durant dix mois. Les résultats sont au rendez-vous : de septembre à octobre 2019, 278 personnes associées aux soins et 70 secrétaires ont été formées.
Le chantier « Bureautique » a démarré mi-octobre en big bang. Début novembre, ce fut autour du chantier « Production de soins » en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes. À noter que le Chicam est le premier site à déployer Sillage Ehpad, le progiciel de spécialité Ehpad pour les établissements de médecine, chirurgie et obstétrique. Le lancement du projet s’est étalé sur tout le mois de novembre, à raison de deux services par semaine, en présence de l’équipe de référents DSIO. « Nous avions organisé une présence quasiment quotidienne de la cellule, de 7 heures à minuit, pour pouvoir assister l’ensemble des équipes de soins sur leur première journée d’utilisation, explique Élodie Rioult. C’était indispensable pour que les utilisateurs s’approprient le DPI dans de bonnes conditions, sans blocage et avec une bonne saisie des données. » Les équipes du SIB étaient régulièrement sur site pour épauler le Chicam dans son paramétrage. Une présence complétée par une assistance téléphonique ou par mail en cas de besoin. Des intervenants du SIB ont ensuite accompagné les utilisateurs sur place, pendant deux jours. Huit services ont été informatisés en 2019 avec le DPI Sillage (production de soins, circuit du médicament, dossier médical), soit 160 lits répartis sur deux sites (la résidence Les Pastels d’Alençon et le CH de Mamers) avec deux unités Alzheimer, une unité de soins de longue durée, un Ehpad et une unité de soins de suite et de réadaptation. La résidence La Dive (80 lits d’Ehpad) localisée à Mamers sera informatisée au cours du premier semestre 2020.

Un outil transversal

Dans un contexte multisite, il était important qu’un lien puisse être établi entre les équipes Ehpad et MCO pour le paramétrage de Sillage Ehpad. « Le dossier de soins en gériatrie est complexe, avec des spécificités tant médicales que sociales et de nombreux intervenants [personnels soignants et de rééducation, animatrices, etc.] », explique Magalie Legras, cadre de santé référente Ehpad/gériatrie au Chicam. Des échanges étroits ont eu lieu entre les équipes référentes et le terrain. « Ces phases concertées de paramétrage ont permis de nous enrichir mutuellement de nos retours et d’éclairer nos besoins, pour disposer au final d’un outil parfaitement adapté aux pratiques des personnels soignants », ajoute-t-elle.

Des premiers retours très positifs

Suite aux formations, deux sentiments sont remontés. « Certains ont fait part de leur satisfaction de disposer d’un outil simple et ergonomique permettant de réunir les données sur un seul écran », indique Élodie Rioult. D’autres, particulièrement les infirmières d’Ehpad, se sont inquiétées de la somme d’informations à saisir dans le DPI. En réalité, ce n’est pas dû à l’outil lui-même, mais au passage à l’informatique pour les professionnels de soins qui jusqu’alors utilisaient le papier. « L’outil permet aux infirmières et aides-soignantes qui travaillaient avec plusieurs documents papier et agendas de centraliser les données, avec le plan de soins et une vision globale de la prise en charge », poursuit Magalie Legras. « Nou sommes plus exhaustifs que sur papier, ce qui contribue à augmenter la qualité de la prise en charge », souligne-t-elle. L’informatisation du circuit du médicament a également permis de renforcer la sécurisation et la gestion du circuit du médicament.
Dans le cadre de la continuité du projet, la DSIO du Chicam a réalisé dans la seconde quinzaine de janvier une présentation de Sillage aux personnels qui vont passer au nouveau DPI en 2020. « Le ressenti global de ces équipes qui utilisaient déjà un outil informatique est très positif », relève la responsable informatique du projet.

Les prochaines étapes du déploiement

La maintenance du DPI actuel s’achevant en fin d’année, le Chicam doit avoir déployé Sillage sur l’ensemble des services de soins avant le 31 décembre 2020. « C’était d’ailleurs l’une des conditions inscrites dans le cahier des charges », précise Élodie Rioult. L’équipement du service d’accueil des urgences et la formation des utilisateurs ont débuté en décembre 2019. Sillage Urgences devrait être opérationnel mi-mars, avec la mise à jour V19.
La migration pour les services MCO suivra d’avril à décembre 2020. L’informatisation de l’obstétrique est programmée pour la fin de l’année. À partir de 2021, le déploiement de Sillage démarrera dans les autres établissements du GHT.

Parallèlement va être lancé au premier trimestre le raccordement de Sillage à eDen. Cette plateforme territoriale du SIB qui assure l’intermédiation et les échanges au coeur du GHT « permettra aux établissements parties au GHT d’accéder aux informations du DPI installé au Chicam », explique Élodie Rioult. L’intégration de Sillage Data, outil de reporting alimenté par les données du DPI, est également en cours de planification.

1 : Le GHT Orne-Perche-Saosnois regroupe quatre établissements autour du Centre hospitalier intercommunal Alençon-Mamers (Chicam) : le CH Mortagne-au- Perche, le CH de Bellême, le CH de Sées et le Centre psychothérapique de l’Orne (CPO).

L’échéance de convergence des systèmes d’information dans les groupements hospitaliers de territoire est fixée à 2021 sur la majorité des briques fonctionnelles. « Pour le dossier patient informatisé, nous sommes plutôt confiants car nous avons démarré ce projet rapidement », indique Antoine Chatel, directeur du système d’information et de l’organisation du Centre hospitalier intercommunal Alençon-Mamers. Projet auquel ont rapidement adhéré et participé les établissements parties au GHT, grâce au travail de communication et à la volonté de concertation du Chicam. « L’intérêt d’une solution unique et la couverture fonctionnelle de Sillage ont rapidement pris le dessus sur les craintes qu’inspirent les risques liés à un changement de solution », poursuit-il. La conjoncture de l’établissement support qui impliquait un changement de DPI avant fin 2020 a constitué une opportunité de respecter le calendrier imposé. La confiance affichée pour la convergence du DPI tient également à un élément structurel. « Le contexte et la taille de notre GHT sont deux aspects essentiels qui vont nous permettre d’atteindre les objectifs fixés par la Direction générale de l’organisation des soins, analyse le DSIO du Chicam. Cette échéance me paraît difficilement réalisable pour des GHT plus importants ou dont les établissements sont très hétérogènes. » Tout concourt à ce que le GHT Orne-Perche-Saosnois soit au rendez-vous de la mutualisation du DPI, pierre angulaire du SIH. Restera ensuite à lancer les autres chantiers de la convergence du SI (SI Achat, Pacs de territoire, gestion administrative…). Le calendrier s’annonce serré, mais le GHT a déjà démontré ses capacités à se mobiliser pour des projets d’une telle envergure.

Antoine Chatel, directeur du système d’information et de l’organisation du Centre hospitalier intercommunal Alençon-Mamers.