Dans le cadre de son dernier numéro (n°26 – février 2019) le magazine DSIH a interviewé Elodie RIOULT, chef de projet informatique  et Antoine CHATEL,  directeur du SI et de l’organisation du centre hospitalier intercommunal d’Alençon-Mamers (Chicam).

C’est au terme d’une consultation cadrée par un cahier des charges précis et conclue par une présentation scénarisée que le GHT Orne-Perche-Saosnois a choisi l’offre du SIB pour son DPI de territoire. Décryptage d’une démarche ayant étroitement associé tous les établissements du GHT avec Antoine Chatel et Élodie Rioult, respectivement directeur du système d’information et de l’organisation et chef de projet informatique du centre hospitalier intercommunal d’Alençon-Mamers (Chicam). 

Quels ont été les points de départ de cette démarche ? 

Antoine Chatel :  Le Chicam, établissement support du groupement hospitalier de territoire regroupant cinq établissements, disposait déjà de solutions du SIB, mais pas pour le dossier patient, dont le contrat de maintenance arrive à son terme à la fin 2020. Les autres établissements sont dotés de dossiers patients différents. Cette hétérogénéité ne permettait pas d’atteindre la convergence de nos systèmes d’information imposée par le décret GHT, notamment sur le volet du dossier patient informatisé, et nous a conduits à inscrire le projet de DPI commun dans le schéma directeur du SI du GHT. Intéressés par cette démarche, les établissements parties y ont volontiers adhéré. Seul le Centre psychothérapique de l’Orne (CPO) a souhaité. à ce stade, conserver la spécificité de son dossier.

Quels ont été les ingrédients permettant de fédérer l’ensemble des établissements du GHT autour de ce projet ? 

Antoine Chatel :  Lors de l’élaboration du SDSI, sept ateliers thématiques ont été menés dont celui portant sur le « dossier patient numérique et la coordination ville-­hôpital ». Tous les établissements y ont très largement participé avec un fort intérêt pour l’ensemble des sujets traités. Cette démarche participative a catalysé la cohésion de nos établissements et facilité la constitution d’un groupe de travail pour le projet de DPI de GHT, piloté par le Chicam et le CH de Mortagne-au-Perche.

Quels usages aviez-vous besoin de couvrir ? 

Élodie Rioult : Les établissements ont manifesté le besoin d’un DPI multi-entités juridiques commun à l’ensemble des unités du GHT, qui comprennent la sphère médico-sociale, les soins de longue durée ou de suite et de réadaptation ainsi que la médecine, la chirurgie et l’obstétrique. A également été émis le souhait d’intégrer une plateforme d’identités communes et de partage d’informations dès le début du projet, pour pouvoir a minima échanger les documents médicaux avant la mise en œuvre complète du DPI. Pour ce qui est du périmètre fonctionnel. nous attendions un outil disposant des modules de gestion des rendez-vous, de recueil de l’activité, du dossier médical et de soins, sans oublier le circuit du médicament – de la prescription à la gestion de la pharmacie. Nous avions également besoin de modules de spécialité pour l’informatisation des urgences. de l’obstétrique et la gériatrie, soit une couverture globale de l’offre de soins proposée par les acteurs du GHT.

Antoine Chatel :  II s’agissait de répondre à la stratégie définie dans le projet médical partagé de territoire, avec la nécessité de prendre en compte la forte dimension médico­sociale de notre GHT.

Comment avez-vous organisé la consultation ?

Antoine Chatel :  Sur la stratégie Achat, nous avons souhaité solliciter des éditeurs référencés par des centrales d’achat et avec le statut de groupement d’intérêt public. D’un point de vue méthodologique, nous avons repris et mis en œuvre les principes appliqués aux marchés publics, avec un cahier des charges fonctionnel et technique préparé par le comité de pilotage.

Élodie Rioult :  Ce Copil a été constitué à partir du groupe de travail SDSI sur la thématique « DPI ». Des ateliers par filière de soins ont contribué à la rédaction du cahier des charges complet en intégrant des critères discriminants et/ou de pondération. Celui-ci a ensuite été transmis à des éditeurs, invités à répondre et à présenter au GHT leur solution en suivant un scénario imposé, à savoir un parcours de soins type avec un passage de patients sur l’ensemble des établissements du GHT. Ils devaient également remplir des grilles d’évaluation comprenant une cinquantaine de critères sur les différentes fonctions du DPI. Trois éditeurs ont répondu à la consultation.

Quelle place ont occupée les futurs utilisateurs dans cette consultation ?

Élodie Rioult : Ils ont été associés dès l’étape de rédaction du cahier des charges par la création d’ateliers thématiques. Une dizaine de groupes de travail ont réuni de 10 à 15 personnes en moyenne. Par la suite, des référents de chaque service ont été invités aux démonstrations. 75 personnes environ ont ainsi assisté aux démonstrations, et chacune d’elles a rempli un questionnaire pour évaluer la qualité des logiciels présentés.

Comment le choix de l’éditeur a-t-il été finalisé ? 

Antoine Chatel :  Après une analyse très fine des différents résultats, dont les questionnaires des utilisateurs, une restitution a été donnée en Copil, puis présentée au comité stratégique du GHT. Celui-ci a bénéficié d’une reconstitution des démonstrations reprenant tous les critères de façon objective pour chaque thématique : ergonomie, plan de soins, circuit du médicament, etc.

En quoi le SIB a-t-il répondu à vos attentes ?

Élodie Rioult :  Avec son DPI Sillage, le SIB a proposé l’offre la plus intéressante avec un périmètre global couvert, une intégration et une interopérabilité avec les autres briques du SI satisfaisantes, une offre d’hébergement, une ergonomie homogène, fluide et attrayante ainsi que des modules de spécialité fonctionnellement adaptés aux spécificités des services concernés, comme les urgences. l’obstétrique ou les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes.

Antoine Chatel : L’intégration de la plateforme d’intermédiation du SIB pour répondre à notre besoin d’échanges tant à l’échelle du GHT qu’entre la ville et l’hôpital a également été fortement appréciée. Enfin. le professionnalisme dont a fait preuve le SIB pour présenter sa solution, avec des interlocuteurs pour chaque thématique capables de répondre précisément aux interrogations des futurs utilisateurs, a été favorablement perçu par ces derniers.

Quels sont les prochaines étapes et le calendrier de déploiement ?

Élodie Rioult :  Une première réunion de projet a eu lieu mi-janvier pour définir le planning. li a été convenu de démarrer les phases de formation avant l’été 2019, puis de déployer le DPI Sillage sur le Chicam en 2019-2020, en commençant en septembre 2019 par les Ehpad. La plateforme d’échanges eDen sera mise en place dès 2019 pour faire communiquer les établissements au sein du GHT, avec la gestion des identités et le partage des comptes rendus d’hospitalisation.

Antoine Chatel :  L’installation du DPI sur les établissements parties se fera sur la base du volontariat à partir de 2021. Compte tenu des probables évolutions du marché des éditeurs d’ici là, certains établissements parties seront certainement demandeurs d’un déploiement en priorité.